Gobernanza y auditoría

Para que las organizaciones puedan ofrecer StudioX a un amplio grupo de usuarios de forma segura, StudioX cuenta con registros y controles automáticos incorporados que pueden hacer cumplir las políticas de la organización.

Watch the following video for an overview of the governance capabilities available in Studio and a demo of how to use them in StudioX. The video showcases the file-based governance model. For an even easier way to manage governance policies, use Automation Ops.

Informes y auditoría

Una de las principales preocupaciones de las organizaciones con respecto a los despliegues amplios de Citizen Developer es cómo hacer un seguimiento del uso, saber qué automatizaciones existen y qué hacen esas automatizaciones.

Si su organización otorga licencias de Robots y StudioX a través de Orchestrator, los Robots y las instancias de StudioX asociadas se conectan a Orchestrator. Esto significa que muchas acciones comunes se registran por defecto en los registros de ejecución incluyendo cada vez que se ejecuta una automatización. Los eventos registrados son:

• Identidad Windows del usuario
• Nombre de la máquina
• Nombre del proceso
• Versión, y más

Esto permite a su organización tener una profunda visibilidad del uso de la automatización en la organización.

Preguntas frecuentes

¿Cómo podemos saber quién utiliza las automatizaciones en la organización?

Events in the execution logs include user and machine information. This enables you to build reports from the execution logs showing all the users who ran automations in your organization using supported reporting technologies (direct queries against the logs, UiPath Insights, etc.).

¿Cómo podemos saber qué automatizaciones se utilizan en la organización?

Al registrar toda la información del usuario y del proceso en los registros de ejecución puede crear informes y saber quién está ejecutando qué automatizaciones.Esto le permite promulgar políticas organizativas que garanticen que todas las automatizaciones se comparten con el departamento de TI y se documentan y comprenden adecuadamente si es necesario, evitando situaciones en las que los empleados crean automatizaciones que nadie más en la organización conoce.

¿Cómo podemos saber qué hacen los usuarios en sus automatizaciones?

By default, the activities used by StudioX projects record important information in the execution logs with no action required from the user. This gives you a high-level picture into important actions performed by the Robot. For more details on what is logged, see Audit Logging.

¿Cómo podemos saber qué usuarios utilizan StudioX, Assistant, etc.?

Cada evento de ejecución iniciada en los registros de ejecución incluye una propiedad initiatedBy que registra qué producto inició la automatización (Assistant, StudioX, Studio u Orchestrator). Esto significa que puedes crear un informe a partir de los registros que muestre quién está utilizando qué producto y detectar patrones como los usuarios que se ejecutan solo desde StudioX, en lugar de publicar los procesos completados y ejecutarlos desde el Assistant.

Controles de gobernanza

Muchas organizaciones quieren tener la capacidad de poner barreras para asegurar que los Desarrolladores Ciudadanos sigan las políticas y directrices de la organización. Para que esto sea posible, StudioX ofrece la posibilidad de especificar políticas que controlen áreas como:

• Configuraciones (por ejemplo, Analizador de flujo de trabajo)
• Paquete de actividades permitidas para la alimentación
• Actividades y paquetes permitidos
• Aplicaciones y URLs que pueden ser automatizadas
• Cómo evitar la producción de StudioX
• Configuración del control de fuentes en StudioX
• Ajustes de filtrado en el Panel de actividades

Preguntas frecuentes

¿Cómo configuramos y desplegamos una política de gobierno para nuestros usuarios?

Puede aplicar las políticas de gobernanza utilizando cualquiera de los dos métodos:

• Automation Ops, a web application available in Automation Cloud that enables administrators to quickly set up and deploy policies in the organization. For more information, see the Automation Ops Guide.
• Un modelo de gobierno basado en archivos que consiste en crear un archivo de políticas JSON y desplegar el archivo a través de una clave de registro o a través de Orchestrator.Este archivo se coloca en una ubicación de sólo lectura accesible desde los equipos de los usuarios, como un recurso compartido de red o un almacenamiento blob, y luego se establece una clave de registro a través del script de instalación o de la política de grupo de Windows. También puede pegar el contenido del archivo o añadir la ruta del archivo en activos específicos en Orchestrator.StudioX carga la política cuando se inicia y se comporta como se define por la política. Para más información, consulta la Gobernanza en la Guía de Studio.

¿Cómo podemos limitar las aplicaciones o sitios web que se pueden automatizar?

StudioX incluye una regla de analizador de flujo de trabajo de App/restricciones de URL. Para limitar las aplicaciones y/o URLs que los usuarios pueden automatizar, puedes elegir entre prohibir aplicaciones/URLs específicas o permitir sólo las de una lista específica (ambas opciones son compatibles). Para bloquear los flujos de trabajo no conformes y evitar que se ejecuten o publiquen:

• En la política, active la opción Aplicar analizador antes de ejecutaryAplicar el analizador antes de publicar (para el modelo basado en archivos, establezca la opción AnalyzeOnRun y AnalyzeOnPublish atrue).Esto requerirá que las automatizaciones pasen una comprobación de los analizadores de flujo de trabajo antes de ser ejecutadas o publicadas.
• Configure las Restricciones de aplicaciones/URL utilizando las listas prohibidas o permitidas según los requisitos de su organización, y establezca la la regla Acción predeterminada a Error.

¿Cómo podemos asegurarnos de que los usuarios realicen las ejecuciones de producción desde Assistant y no desde StudioX?

Puedes limitar el número de ejecuciones permitidas desde StudioX para los proyectos que no tienen cambios. Una vez que se alcanza el límite para un proyecto, ya no se permite ejecutarlo desde StudioX. Se solicita al usuario que publique el proyecto, y, de manera opcional, se registra un evento en la cola de Orchestrator de su elección. Para configurar esto, en el caso del modelo basado en archivos, configura los parámetros en la sección RequireUserPublish del archivo de gobernanza.

¿Qué reglas de Analizador de Flujo de Trabajo se incluyen en StudioX?

See About Workflow Analyzer for a full list of rules.

¿Podemos crear reglas personalizadas de Analizador de Flujo de Trabajo para StudioX?

Puede crear reglas personalizadas de Analizador de Flujo de Trabajo para StudioX de la misma manera que lo hace para Studio.Para que una regla esté disponible en el perfil de StudioX, hay que definir una propiedad adicional. Para más información, consulte la version personalizada en la Guía de Studio.

Registro de auditoría

La información de auditoría sobre los datos utilizados por las actividades en los proyectos de automatización se registra en los registros de ejecución en el nivel de Información en los mensajes que comienzan con Audit: (a excepción de la actividad Usar aplicación/navegador , que tiene información registrada en el nivel de Seguimiento ).

Además, los registros también contienen una initiatedBypropiedad que registra dónde se inició la ejecución de cada proyecto: Assistant, StudioX, Studio o Orchestrator. Esto permite a las organizaciones hacer un seguimiento de cómo se utilizan las herramientas.

Consulta el siguiente vídeo para ver una descripción general de las capacidades de control disponibles en Studio y una demostración de cómo utilizarlas en StudioX.

La siguiente tabla muestra la información de auditoría registrada para las actividades de StudioX. Para más información sobre el registro, consulta la guía de Studio.

Actividades	Información de auditoría registrada
Utilizar Aplicación/Navegador	Para aplicaciones de escritorio: El nombre del archivo ejecutable de la aplicación de destino. Cualquier argumento pasado a la aplicación en el inicio. Para los navegadores web: El nombre del navegador web (IE, Firefox, Chrome o Edge). La URL de la página web de destino.
Utilice el archivo de Excel	El nombre del archivo de Excel utilizado por la actividad.
Utilizar archivo de Word	El nombre del documento de Word utilizado por la actividad.
Utiliza Outlook 365/Utiliza Gmail/Utiliza la aplicación Outlook de escritorio	La cuenta de correo electrónico utilizada por la actividad.
Extraer datos de tabla	URL de la página web de la que se extraen los datos.
Enviar correo electrónico	Destinatarios añadidos al campo Para. Destinatarios añadidos al campo Cc. Si el correo electrónico se envía o se guarda como borrador.
Responder al correo electrónico	Destinatarios añadidos al campo Para. Destinatarios añadidos al campo Cc.
Reenviar correo electrónico	Destinatarios añadidos al campo Para. Destinatarios añadidos al campo Cc.
Usar presentación de PowerPoint	El nombre del archivo PowerPoint utilizado por la actividad.
Utiliza Documentos de Google/Utiliza Google Spreadsheets/Utiliza Google Drive	La cuenta de Google utilizada por la actividad.
Utilizar OneDrive y SharePoint	La cuenta de Microsoft 365 utilizada por la actividad.