Tutorial: Rellenar formularios PDF en Acrobat Reader con datos de Excel

En este tutorial, haremos una automatización que creará un formulario PDF de acuerdo de uso de equipos para cada nuevo empleado de una empresa. Partiendo de una plantilla de formulario, la automatización crea un formulario para cada empleado y lo rellena con los datos de un archivo Excel con información sobre los materiales recibidos por cada empleado.

Comenzaremos añadiendo una actividad Crear carpeta para crear una carpeta donde guardar los archivos PDF. A continuación, añadiremos una actividad Usar aplicación/navegador con una actividad Usar archivo de Excel dentro de ella. Estos añaden el archivo de plantilla abierto en Acrobat Reader y el archivo de Excel con los datos del equipo a la automatización. En Usar archivo de Excel, añadiremos una actividad Para cada fila de Excel para procesar el archivo fila por fila. En Para cada fila de Excel, una serie de actividades Escribir en copian los datos de las celdas de cada fila en el formulario PDF y, a continuación, las actividades Atajos de teclado, Hacer clic y Escribir en realizan las tareas necesarias para crear un PDF independiente en Acrobat Reader para cada empleado.

1. Paso 1: configurar el proyecto y descarga los archivos necesarios.

   1. Create a new blank project using the default settings.

   2. Descarga y extrae el archivo con el proyecto de automatización en este tutorial utilizando el botón en la parte inferior de esta página. Copia el archivo EquipmentAgreement.pdf y Employees.xlsx a tu carpeta del proyecto y haz doble clic en el archivo PDF para abrirlo en Acrobat Reader.

   3. En Acrobat Reader, establece Diseño de página a Página única y el Zoom a Predeterminado. Haz esto para asegurarte de que cuando ejecutas la automatización, el formulario sea visible en la pantalla para que el Robot pueda rellenarlo. En Acrobat Reader DC, puedes cambiar esta configuración seleccionando Editar > Preferencias > Visualización de la página.

      Nota:

      Note: If you encounter problems indicating elements in Acrobat Reader, update accessibility options for the document as described in Identifying UI Elements in PDF With Accessibility Options in the Studio Guide.

2. Paso 2: crea una carpeta y agrega los archivos al proyecto.

   1. Click Add activity in the Designer panel, and then find the Create Folder activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. En la actividad Crear carpeta, haz clic en Más a la derecha del campo Nombre de la carpeta y luego selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce EquipmentAgreements.

      Has indicado que quieres crear una carpeta llamada EquipmentAgreements en la carpeta del proyecto.

   3. Click Add activity below Create Folder, and then find the Use Application/Browser activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   4. En la actividad Usar Aplicación/Navegador:

      • Haz clic en Indicar aplicación, y luego mueve el puntero del ratón hacia la ventana de Acrobat en la que se abre el PDF. Cuando la ventana aparezca en azul, haz clic en ella.

        La actividad Usar Aplicación/Navegador se actualiza, aparece una captura de pantalla de la ventana dentro de la actividad y la ruta del archivo ejecutable aparece en el campo Ruta de la aplicación.

      • Hacer clic en Más a la derecha del campo Argumentos de la aplicación y luego selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce EquipmentAgreement.pdf.

        Ha indicado que desea que la automatización abra el archivo EquipmentAgreement.pdf en Adobe Acrobat.

   5. Click Add activity inside Use Application/Browser, and then find the Use Excel File activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   6. En la la actividad Utilizar archivo de Excel:

      • Click Browse next to the Excel file field, and then browse to and select the file Employees.xlsx.

      • En el campo Referencia como, introduce EmployeeData.

        Indicaste que trabajarás en el archivo Employees.xlsx que se conoce en tu automatización como EmployeeData.

        

3. Paso 3: añade actividades que se repitan para cada fila en el archivo de Excel.

   Los valores se copian del archivo Excel al formulario PDF para cada empleado y cada PDF se guardan con el nombre del empleado en la carpeta recién creada.

   Descargar ejemplo

   1. Click Add activity inside Use Excel File, and then find the For Each Excel Row activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. En la actividad Para cada fila de Excel:

      • Click Plus on the right side of the In range field, and then select EmployeeData > Sheet1 [Sheet]

      • En el campo Para cada uno, introduce Employee.

        Has indicado que quieres repetir las actividades para cada fila de la Hoja1 del archivo EmployeeData. Dado que cada fila contiene datos sobre un empleado, en la automatización se conocerá el nombre de Empleado para facilitar la selección de datos más adelante en la automatización.

   3. Click Add activity inside For Each Excel Row, and then find the Type Into activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   4. En la actividad Escribir en:

      • Haz clic en Indicar destino en la pantalla, luego mueve el puntero del ratón sobre el campo Nombre en el archivo EquipmentAgreement.pdf y, cuando esté resaltado, Guardar como y, cuando esté resaltado, haz clic en el campo. El campo de texto se identifica como el destino y la etiqueta Nombre junto a él se identifica como un anclaje. Haz clic en Confirmar en la ventana de Opciones de selección para guardar la selección. En la actividad Escribir en, se muestra una imagen del objetivo y del ancla.

      • Hacer clic en Más a la derecha del campo Escribir esto y luego selecciona Empleado > Nombre.

        Has indicado que para cada empleado quieres copiar el valor de la columna Nombre y pegarlo en el campo Nombre del formulario PDF.

   5. Añade cuatro actividades más de Escribir en debajo de la actividad Escribir en. Siguiendo las instrucciones de los pasos 3-4, configura las actividades para copiar el Apellido, Papel en la empresa, Modelo de equipo, y el Número de serie del equipo de cada empleado, y pégalos en los campos correspondientes del formulario PDF.

   6. Añada una sexta actividad Escribir en dentro de Para cada fila de Excel después de la última actividad Escribir en.

   7. En la actividad Escribir en:

      • Haz clic en Indicar destino en la pantalla, luego mueve el puntero del ratón sobre el campo Nombre completo en EquipmentAgreement.pdf y, cuando esté resaltado, haz clic en el campo. El campo de texto se identifica como el destino y la etiqueta Nombre completo junto a él se identifica como un anclaje. Haz clic en Confirmar en la ventana de Opciones de selección para guardar la selección. En la actividad Escribir en, se muestra una imagen del objetivo y del ancla.

      • Haz clic en Más, a la derecha del campo Escribir, y luego selecciona Texto.

        En el Generador de texto, crea un texto que contenga el nombre y el apellido de cada uno de los empleados del archivo Excel separados por un espacio:

        1. Click Plus on the right side, and then select Employee > First Name.
        2. Añade un espacio.
        3. Click Plus on the right side, and then select Employee > Last Name.
        4. Haz clic en Guardar.

      Has indicado que para cada empleado quieres copiar los valores de las columnas de Nombre y Apellido y pegarlos en el campo Nombre completo del formulario PDF.

      8. Añade una séptima actividad Escribir en dentro de Para cada fila de Excel después de la última actividad Escribir en.

   8. Añade una séptima actividad Escribir en dentro de Para cada fila de Excel después de la última actividad Escribir en.

   9. En la actividad Escribir en:

      • Haz clic en Indicar destino en la pantalla, y luego desplaza el puntero en el valor de Fecha en el archivo EquipmentAgreement.pdf y, cuando se resalte, haz clic en el valor. El campo de texto se identifica como el destino y la etiqueta Fecha junto a él se identifica como un anclaje. Haz clic en Confirmar en la ventana de Opciones de selección para guardar la selección. En la actividad Escribir en, se muestra una imagen del objetivo y del ancla.
      • Click Plus on the right side of the Type this field, and then select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > Today [Cell].

      Has indicado que para cada empleado quieres copiar la fecha de hoy de una celda del Cuaderno del proyecto y pegarla en el campo Fecha del formulario PDF.

   10. Click Add activity below the last Type Into activity inside For Each Excel Row and then find the Keyboard Shortcuts activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   11. En la actividad Atajos de teclado, haz clic en Grabar acceso directo, y luego, pulsa la siguiente combinación de teclas: CTRL SHIFT S.

       Has indicado que quieres guardar el archivo PDF pulsando CTRL+SHIFT+S.Cuando se ejecuta la automatización, esta combinación abre la ventana Guardar como en Acrobat Reader.

   12. En la ventana de Acrobat Reader donde se abre el archivo, pulsa CTRL SHIFT S en tu teclado para abrir el diálogo Guardar como.

   13. In StudioX, click Add activity below the Keyboard Shortcuts activity inside For Each Excel Row, and then find the Click activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   14. En la actividad Clic, pincha en Indicar objetivo en pantalla, y, a continuación, mueve el puntero del ratón sobre el icono Elegir una carpeta diferente en el cuadro de diálogo Guardar como y, cuando esté resaltado, haz clic en el botón. El botón se identifica como el objetivo y el botón Cancelar junto a él se identifica como un ancla. Haz clic en Confirmar en la ventana de Opciones de selección para guardar la selección. Una imagen del destino y del anclaje se muestra en la actividad Clic.

       You have indicated that you want to click Choose a different folder to open the Save as dialog in the file explorer. 15. In the Acrobat Reader window where the file is opened, click Choose a different folder in the Save as dialog.

   15. En la cinta de StudioX, selecciona Proyecto>Abrir carpeta del proyecto para abrir la carpeta del proyecto en el explorador de archivos y, a continuación, copie la ruta completa a la carpeta desde la barra de direcciones (ubicación).

   16. In StudioX, click Add activity below the Click activity inside For Each Excel Row, and then find the Use Application/Browser activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   17. En la actividad Utilizar aplicación/navegador, haz clic en Indicar aplicación y luego mueve el puntero del ratón al cuadro de diálogo Guardar como en Acrobat. Cuando el cuadro de diálogo aparezca en azul, haz clic en cualquier parte de este.

       La actividad Usar Aplicación/Navegador se actualiza, aparece una captura de pantalla de la ventana dentro de la actividad y la ruta del archivo ejecutable aparece en el campo Ruta de la aplicación.

   18. Click Add activity inside the newly added Use Application/Browser, and then find the Type Into activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

       En la actividad Escribir en:

       • Haz clic en Indicar destino en la pantalla, luego mueve el puntero del ratón sobre el campo Nombre de archivo en el cuadro de diálogo Guardar como y, cuando esté resaltado, haz clic en el campo. El campo se identifica como el destino y la etiqueta Nombre de archivo junto a él se identifica como un anclaje. Haz clic en Confirmar en la ventana de Opciones de selección para guardar la selección. En la actividad Escribir en, se muestra una imagen del objetivo y del ancla.

       • Haz clic en Más, a la derecha del campo Escribir, y luego selecciona Texto.

         En el Creador de texto:

         El texto debe verse como en la siguiente imagen:

         

         1. Pega la ruta copiada en el paso 16.
         2. Introducir \EquipmentAgreements\EquipmentAgreement_.
         3. Click Plus on the right side, and then select Employee > First Name.
         4. Click Plus on the right side, and then select Employee > Last Name.
         5. Click Plus on the right side, and then select Special Keys > Enter.
         6. Haz clic en Guardar.

       Has indicado que quieres guardar cada archivo PDF en la carpeta EquipmentAgreements con un nombre de archivo que incluya el nombre del empleado.

       La actividad de Para cada fila de Excel debe verse como en la siguiente imagen (para ampliarla, haz clic con el botón derecho del ratón en la imagen y guárdala):

       

   19. Haz clic en Guardar en la cinta de opciones de StudioX para guardar la automatización.

   20. Para evitar cualquier problema durante la ejecución, asegúrate de que no hay archivos PDF abiertos en Adobe Acrobat. y luego haz clic en Ejecutar para ejecutar la automatización.