Tutorial: Trabajar con archivos y carpetas

En este tutorial, crearemos una automatización que guarde los archivos adjuntos de todos los correos electrónicos de una carpeta de búsqueda en Outlook en una carpeta que contenga la fecha del día en el nombre y que cree un archivo de texto en el que se copien todos los nombres de los archivos. En primer lugar, la automatización comprobará si la carpeta en que se guardan los archivos ya existe y, en ese caso, le preguntará al usuario si debe eliminar y volver a crear la carpeta o si debe mover el contenido a una carpeta diferente antes de que se descarguen los archivos adjuntos.

Empezaremos por añadir una actividad Archivo existe para comprobar si la carpeta donde queremos descargar los archivos adjuntos ya existe. Después, añadiremos una actividad Si y dentro de ella añadiremos una actividad Crear Carpeta para crear la carpeta si no existe. Si la carpeta existe, añadiremos una actividad de Cuadro de Mensajes para pedir al usuario que selecciona cómo proceder. Otra actividad If seguirá con dos conjuntos separados de actividades a ejecutar dependiendo de la elección del usuario - eliminar la carpeta y volver a crearla o mover la carpeta existente a otra ubicación. Después, añadiremos las actividades para guardar los archivos adjuntos desde Outlook, y luego crearemos dos carpetas dentro de la carpeta de destino, una en la que crearemos el archivo de texto con la información de los archivos guardados y otra en la que moveremos los archivos después de añadir la información del archivo al archivo de texto. Para agregar la fecha de hoy al nombre de la carpeta, utilizaremos una fórmula incorporada en el Cuaderno del proyecto.

Paso 1: crea una carpeta de búsqueda en Outlook.
1. Abra Outlook, y luego haz clic con el botón derecho en Carpetas de búsqueda en el panel de carpetas y selecciona Nueva carpeta de búsqueda.
2. En la ventana de Nueva carpeta de búsqueda, selecciona Crear una carpeta de búsqueda personalizada > Elegir.
3. En la ventana de Carpeta de Búsqueda Personalizada, introduzca "Archivos adjuntos de la semana pasada" en el cuadro Nombre y luego elija Criterios.
4. En la pestaña Mensajes de la ventana Criterios de búsqueda de carpetas, en los menús desplegables que se encuentran junto a la Hora, selecciona Recibidos y Última semana.
5. En la pestaña Más opciones, selecciona Solo artículos con y luego uno o más archivos adjuntos en el menú desplegable adyacente.
6. Haz clic en Aceptar tres veces para cerrar las ventanas y guardar la carpeta de búsqueda.
Paso 2: configura el proyecto.
Crea un nuevo proyecto con la configuración predeterminada
Paso 3: comprobar si existe la carpeta donde se guardan los archivos adjuntos.
1. En el panel Actividades, selecciona la pestaña Archivo y, a continuación, haz doble clic en Carpeta existente. Se agrega una actividad de Carpeta Existente al panel Diseñador.
2. En la actividad La carpeta existe:
  - Haz clic en Más en la parte derecha del campo Ruta de la carpeta y después selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce C:\MailAttachments_y, a continuación, en el signo más en la parte derecha del Generador de texto, selecciona Cuaderno de proyecto (Notas) > Fecha [Hoja] > AAAAMMDD [Celda]. El texto debería ser así: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Haz clic en Guardar en el Generador de texto
  - Haz clic en Más en la parte derecha del campo de Salida y después selecciona Guardar para uso posterior. Dale al valor el nombre Folder 'MailAttachments' Exists y haz clic en Aceptar
    
    Indicaste que quieres comprobar si existe una carpeta MailAttachments con la fecha de hoy y que quieres que el resultado de esta salida que se guarda para su comprobación para su uso posterior en su automatización.
Paso 4: agregar actividades para que se ejecuten cuando la carpeta existe y cuando no existe.
1. En el panel Actividades, selecciona la pestaña Común y luego arrastra una actividad Si y suéltala debajo de la actividad La carpeta existe. Se añade una actividad Si al panel Diseñador.
2. En la actividad Si:
  - Haz clic en Mostrar Else para agregar la rama Else.
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Condición y luego selecciona Generador de condición.
3. En el Creador de condición, agrega la condición "si la carpeta existe":
  - Haz clic en el signo más a la derecha de este campo de la izquierda y luego selecciona Usar valor guardado > Carpeta 'MailAttachments' Existe para seleccionar el resultado de la actividad Carpeta Existe como valor a evaluar en la condición.
  - En el menú desplegable del centro, selecciona es verdadero y, a continuación, haz clic en Guardar.
    
    Las actividades que agregues en la rama Then de la actividad Si se ejecutarán si la carpeta existe y las agregadas en la rama Else se ejecutarán si la carpeta no existe.
4. En el panel de Actividades, selecciona la pestaña Archivo, y luego arrastra una actividad Crear carpeta y suéltala dentro de la rama Else de la segunda actividad Si. Se añade una actividad de Creación de Carpeta al panel Diseñador.
5. En la actividad Crear carpeta, haz clic en Más a la derecha del campo Nombre de la carpeta y selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce C:\MailAttachments_y, a continuación, en el signo más en la parte derecha del Generador de texto, selecciona Cuaderno de proyecto (Notas) > Fecha [Hoja] > AAAAMMDD [Celda]. El texto debería ser así: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Haz clic en Guardar en el Generador de texto
  
  Has indicado que deseas crear una carpeta MailAttachments con la fecha de hoy en el nombre si la carpeta no existe ya.
6. En el panel Actividades, selecciona la pestaña Común y luego arrastra la actividad Cuadro de mensaje y suéltala en la rama Then de la actividad Si. Se agrega un Cuadro de mensajes al panel del Diseñador.
7. Haz clic en Más en la parte derecha de la actividad Bandeja de mensajes y selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce un mensaje para mostrar al usuario, por ejemplo:
  
  An older MailAttachments_ folder already exists. Do you want to delete the old one and create a new one? If you choose "No", the old one will be moved to a backup folder and a new one will be created.. Para agregar la fecha actual al nombre de la carpeta, coloca el cursor del ratón después de , y después, desde el Más en el lado derecho del Generador de MailAttachments_Texto, selecciona Bloc de notas del Proyecto (Notas) > Fecha [Hoja] > AAAAMMDD [Celda]. Haz clic en Guardar en el Generador de texto
8. Selecciona la actividad Cuadro de mensajes agregada al panel Diseñador y abre su panel de Propiedades:
  - De los Botones del menú desplegable, selecciona SíNo.
  - Haz clic en Más en la parte derecha del campo BotónElegido, después selecciona Guardar para uso posterior y dale un nombre al valor; por ejemplo ChosenButton from Message Box FolderAlreadyExists.
    
    Se ha indicado que se quiere pedir al usuario que elija si la carpeta debe ser eliminada si ya existe, mostrando un cuadro de mensaje con dos opciones de botón, Sí y No. La opción elegida por los usuarios se guarda para su posterior uso en la automatización.
Paso 5: Agregar actividades que se ejecuten cuando el usuario selecciona eliminar cualquier carpeta existente con el mismo nombre o moverla.
1. En el panel de Actividades, selecciona la pestaña Común, y a continuación arrastra otra actividad Si y suéltala dentro de la rama Then de la primera actividad Si en la Bandeja de mensajes. Se añade una actividad Si al panel Diseñador.
2. En la actividad Si:
  - Haz clic en Mostrar Else para agregar la rama Else.
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Condición y luego selecciona Generador de condición.
3. En el Generador de condiciones, agrega la condición "si el usuario hizo clic en Sí":
  - Haz clic en Más en el lado derecho del campo de la izquierda, y después selecciona Usar valor guardado > Botón elegido del cuadro de mensajes CarpetaYaExiste. Esto selecciona la elección de los usuarios (el botón presionado en la actividad de la Bandeja de Mensajes) como el valor a evaluar en la condición.
  - Desde el menú desplegable del centro, selecciona igual a.
  - Haz clic en Más en el lado derecho del campo de la derecha y luego selecciona Texto. En el Creador de textos, introduce Yes y, después, haz clic en Guardar dos veces.
    
    Las actividades que agregas en la rama Then de la actividad Si se ejecutarán si el usuario hizo clic en Yes y las de la rama Else se ejecutarán si el usuario hizo clic en No.
4. En el panel de Actividades, selecciona la pestaña Archivo, y luego arrastra una actividad Eliminar carpeta y suéltala dentro de la rama Then de la segunda actividad Si. Se añade una actividad de Eliminar Carpeta al panel Diseñador.
5. En la actividad Eliminar carpeta, haz clic en el signo Más a la derecha del campo Nombre de la carpeta y selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce C:\MailAttachments_y, a continuación, en el signo más en la parte derecha del Generador de texto, selecciona Cuaderno de proyecto (Notas) > Fecha [Hoja] > AAAAMMDD [Celda]. El texto debería ser así: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Haz clic en Guardar en el Generador de texto
  
  Has indicado que deseas crear una nueva carpeta MailAttachments con la fecha de hoy en el nombre.
6. En el Panel de Actividades, arrastra una actividad Crear carpeta y suéltala en la rama True de la segunda actividad Si debajo de Eliminar carpeta. Se añade una actividad de Creación de Carpeta al panel Diseñador.
7. En la actividad Crear carpeta, haz clic en Más a la derecha del campo Nombre de la carpeta y selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce C:\MailAttachments_y, a continuación, en el signo más en la parte derecha del Generador de texto, selecciona Cuaderno de proyecto (Notas) > Fecha [Hoja] > AAAAMMDD [Celda]. El texto debería ser así: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Haz clic en Guardar en el Generador de texto
  
  Ha indicado que desea crear una nueva carpeta Adjuntosdecorreo con la fecha de hoy en el nombre.
8. En el Panel de actividades, arrastra una actividad Crear Carpeta y suéltala en la rama Else de la segunda actividad Si. Se añade una actividad de Creación de Carpeta al panel Diseñador.
9. En la actividad Crear carpeta, haz clic en Más a la derecha del campo Nombre de la carpeta y selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce C:\old_MailAttachments y, después, haz clic en Guardar.
  
  Has indicado que quieres crear una nueva carpeta llamada old_MailAttachments.
10. En el Panel deactividades, arrastre unaMover Carpeta y suéltala en la rama Else de la segunda actividad If debajo de Crear Carpeta. Se añade una actividad de Mover Carpeta al panel del Diseñador.
11. En la actividad Mover carpeta:
  - Haz clic en Más en la parte derecha de la ventana Desde y, a continuación, selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce C:\MailAttachments_y, a continuación, en el signo más en la parte derecha del Generador de texto, selecciona Cuaderno de proyecto (Notas) > Fecha [Hoja] > AAAAMMDD [Celda]. El texto debería ser así: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Haz clic en Guardar en el Generador de texto
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Para y luego selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce C:\old_MailAttachments y, después, haz clic en Guardar.
    
    Usted ha indicado que quiere mover la carpeta existente MailAttachments con la fecha de hoy en el nombre a la carpeta old_MailAttachments.
Paso 6: guarda los archivos adjuntos en la Carpeta de búsqueda de Outlook.
1. En el panel de actividades, selecciona la pestaña Correo y, a continuación, arrastra Utilizar aplicación Outlook de escritorio y suéltala debajo de la primera actividad Si como última actividad del proyecto. La actividad se añade al panel Diseñador.
2. En la actividad, la cuenta de correo electrónico predeterminada ya está seleccionada en el campo selecciona cuenta de correo electrónico.Si quieres utilizar una cuenta diferente, selecciónalo en el menú desplegable.
  
  En el campo Referencia como, deja el valor por defecto Outlookcomo nombre para referirse a la cuenta en la automatización.
3. En el panel de actividades, arrastre la actividad Para cada correo electrónico y suéltala dentro de la actividad Utilice la actividad de la aplicación Outlook del escritorio.
4. En la actividad Para cada correo electrónico, haz clic en el signo Más a la derecha del campo En correos electrónicos de y, a continuación, selecciona Outlook > [Buscar carpetas] > [Adjuntos de la última semana] para seleccionar la carpeta de búsqueda creada en la cuenta Outlook. Tu selección se muestra en la sección Correos electrónicos de como "Archivos adjuntos de la semana pasada".
  
  Has indicado que deseas iterar por los correos electrónicos en la carpeta de búsqueda de Outlook Los archivos adjuntos de la semana pasada.
5. En el panel de actividades, arrastra la actividad Guardar adjuntos de correo electrónico y suéltala dentro de la actividad Para cada correo electrónico.
6. En la actividad Guardar archivos adjuntos de correo electrónico:
  - Haz clic en el signo más a la derecha del campo del mensaje De y, a continuación, selecciona Correo actual para indicar que el correo electrónico cuyos archivos adjuntos deseas guardar es el actual correo electrónico por el que iteras.
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Guardar en carpeta en la carpeta y selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce C:\MailAttachments_y, a continuación, en el signo más en la parte derecha del Generador de texto, selecciona Cuaderno de proyecto (Notas) > Fecha [Hoja] > AAAAMMDD [Celda]. El texto debería ser así: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Haz clic en Guardar en el Generador de texto
    
    Has indicado que deseas Guardar un nuevo adjunto en la carpeta Adjuntosdecorreo con la fecha de hoy en el nombre.
Paso 7: crea el archivo de texto donde añadir información sobre los archivos, crea subcarpetas donde guardar el archivo de texto y mueve los archivos adjuntos.
1. En el panel de Actividades, selecciona la pestaña Archivo, arrastra una actividad Crear carpeta y suéltela debajo de la aplicación de Outlook de escritorio como la última actividad del proyecto. Se añade una actividad de Creación de Carpeta al panel Diseñador.
2. En la actividad Crear carpeta, haz clic en Más a la derecha del campo Nombre de la carpeta y selecciona Texto. En el Generador de Texto, introduce C:\MailAttachments_, luego, desde el Más en el lado derecho del Generador de Texto, selecciona Bloc de notas del proyecto (Notas) > Fecha [Hoja] > AAAAMMDD [Cell], y luego introduce \Output. El texto debería ser así: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output. Haz clic en Guardar en el Generador de texto
  
  Ha indicado que quiere crear una subcarpeta llamada Output en la carpeta MailAttachments.
3. En el panel de Actividades, arrastra una actividad Crear archivo y suéltala debajo de la última actividad Crear Carpeta.
4. En la actividad Crear archivo, haz clic en Más a la derecha del campo Ubicación del archivo y selecciona Texto. En el Generador de Texto, introduce C:\MailAttachments_, luego, desde el menú Más en el lado derecho del Generador de Texto, selecciona Bloc de notas del proyecto (Notas) > Fecha [Hoja] > AAAAMMDD [Cell], y luego introduce \Output\AttachmentsDetails.txt. El texto debería ser así: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output\AttachmentsDetails.txt. Haz clic en Guardar en el Generador de texto
  
  Ha indicado que quiere crear un archivo llamado AttachmentsDetails.txt en la subcarpeta.
5. En el panel de actividades, arrastre Escribir Archivo de Texto y suéltela debajo de Crear Archivo.Se añade una actividad de escritura de archivos de texto al panel del diseñador.
6. En la actividad Escribir archivo de texto:
  - Haz clic en Más, a la derecha del campo Texto, y luego selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce Files received in the last week:.Haz clic en Guardar en el Generador de texto
  - Haz clic en el signo Más a la derecha del campo Escribir en nombre de archivo y, después, selecciona Texto. En el Generador de Texto, introduce C:\MailAttachments_, luego, desde el Más en el lado derecho del Generador de Texto, selecciona Bloc de notas del proyecto (Notas) > Fecha [Hoja] > AAAAMMDD [Cell], y luego introduce \Output\AttachmentsDetails.txt. El texto debería ser así: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output\AttachmentsDetails.txt. Haz clic en Guardar en el Generador de texto
    
    Ha indicado que desea introducir el texto "Archivos recibidos en la última semana:" en el archivo AttachmentsDetails.txt.
7. En el panel Actividades, arrastra una actividad Crear carpeta y suéltala debajo de la actividad Escribir archivo de texto. Se añade una actividad de Creación de Carpeta al panel Diseñador.
8. En la actividad Crear carpeta, haz clic en Más a la derecha del campo Nombre de la carpeta y selecciona Texto. En el Generador de Texto, introduce C:\MailAttachments_, luego, desde el Más en el lado derecho del Generador de Texto, selecciona Bloc de notas del proyecto (Notas) > Fecha [Hoja] > AAAAMMDD [Cell], y luego introduce \Processed. El texto debería ser así: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Processed. Haz clic en Guardar en el Generador de texto
  
  Indicaste que querías crear una subcarpeta llamada Procesada en la carpeta MailAttachments.
Paso 8: iterar a través de los archivos, añadir información sobre cada archivo en el archivo de texto, y mueve cada archivo a la subcarpeta Procesado.
1. En el panel Actividades, arrastra una actividad Para cada archivo en la carpeta y suéltala debajo de la última actividad Crear carpeta. Se agrega una actividad Para cada archivo en la carpeta del panel Diseñador.
2. En la actividad Para cada archivo en carpeta, haz clic en Más a la derecha del campo Carpeta y selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce C:\MailAttachments_y, a continuación, en el signo más en la parte derecha del Generador de texto, selecciona Cuaderno de proyecto (Notas) > Fecha [Hoja] > AAAAMMDD [Celda]. El texto debería ser así: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output. Haz clic en Guardar en el Generador de texto
  
  Ha indicado que desea iterar por los archivos de la carpeta AdjuntosdeCorreo.
3. En el panel de Actividades, arrastra una actividad Anexar Línea y suéltela en la actividad Para cada archivo en la carpeta. Se añade una actividad de Anexar línea al panel del Diseñador.
4. En la actividad Anexar rango:
  - Haz clic en Más, a la derecha del campo Texto, y luego selecciona Texto. En el Generador de Texto, escribe FileName:, luego, desde el signo más en el lado derecho del Generador de Texto, selecciona Archivo Actual > Nombre, luego escribe , | LastModifiedDate: luego, desde el signo más en el lado derecho del Generador de Texto, selecciona CurrentFile > Fecha de Última Modificación .El texto debería ser así: FileName: [CurrentFile] Name | LastModifiedDate: [CurrentFile] LastModifiedDate. Haz clic en Guardar en el Generador de texto
  - Haz clic en el signo Más a la derecha del campo Escribir en nombre de archivo y, después, selecciona Texto. En el Generador de Texto, introduce C:\MailAttachments_, luego, desde el Más en el lado derecho del Generador de Texto, selecciona Bloc de notas del proyecto (Notas) > Fecha [Hoja] > AAAAMMDD [Cell], y luego introduce \Output\AttachmentsDetails.txt. El texto debería ser así: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output\AttachmentsDetails.txt. Haz clic en Guardar en el Generador de texto
    
    Indicaste que quieres introducir el nombre del archivo y la hora en que se modificó el archivo en el archivo AttachmentsDetails.txt para el archivo actual por el que está iterando.
5. En el panel Actividades, arrastra una actividad Mover Archivo y suéltala dentro de la actividad Para Cada Archivo en Carpeta debajo de Anexar Línea. Se añade una actividad de Mover Archivo al panel Diseñador.
6. En la actividad Mover archivo:
  - Haz clic en Más, a la derecha del campo Desde, y selecciona CurrentFile > Ruta completa.
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Para, y luego selecciona Texto, En el Generador de Texto, escribe , luego, en el signo más C:\MailAttachments_a la derecha del Generador de Texto, selecciona Bloc de notas del Proyecto (Notas) > Fecha [Hoja] > AAAAMMDD [Cell], y luego escribe \Processed. El texto debería ser así: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Processed. Haz clic en Guardar en el Generador de texto
    
    Indicaste que quieres mover el archivo actual que está iterando a la subcarpeta Procesado.
7. Haz clic en Guardar en la cinta de opciones de StudioX para guardar la automatización y, después, haz clic en Ejecutar la automatización.
Los archivos adjuntos de la carpeta de búsqueda de Outlook se guardan en la carpeta MailAttachments, se crea un archivo de texto con información de los archivos en la subcarpeta Output, y luego los archivos se mueven a la subcarpeta Procesado. Si ejecutas el proyecto de nuevo, porque la carpeta ya se creó durante la primera ejecución, se te pedirá que seleccionas qué hacer con la carpeta existente antes de que se ejecuten las demás actividades.

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