Tutorial: Trabajar con archivos y carpetas

En este tutorial, crearemos una automatización que guarde los archivos adjuntos de todos los correos electrónicos de una carpeta de búsqueda en Outlook en una carpeta que contenga la fecha del día en el nombre y que cree un archivo de texto en el que se copien todos los nombres de los archivos. En primer lugar, la automatización comprobará si la carpeta en que se guardan los archivos ya existe y, en ese caso, le preguntará al usuario si debe eliminar y volver a crear la carpeta o si debe mover el contenido a una carpeta diferente antes de que se descarguen los archivos adjuntos.

Comenzaremos añadiendo una actividad Archivo existente para comprobar si la carpeta donde queremos descargar los archivos adjuntos ya existe. A continuación, añadiremos una actividad Si y dentro de ella añadiremos una actividad Crear carpeta para crear la carpeta si no existe. Si la carpeta existe, añadiremos una actividad Cuadro de mensaje para pedir al usuario que seleccione cómo proceder. Otra actividad Si seguirá con dos conjuntos separados de actividades para ejecutar dependiendo de la elección del usuario: eliminar la carpeta y volver a crearla o mover la carpeta existente a otra ubicación. A continuación, añadiremos las actividades para guardar los archivos adjuntos desde Outlook, y luego crearemos dos carpetas dentro de la carpeta de destino, una en la que crear el archivo de texto con información sobre los archivos guardados y otra en la que mover los archivos después de añadir la información del archivo al archivo de texto. Para añadir la fecha de hoy al nombre de la carpeta, utilizaremos una fórmula integrada en el Cuaderno del proyecto.

1. Paso 1: crea una carpeta de búsqueda en Outlook.

   1. Abra Outlook, y luego haz clic con el botón derecho en Carpetas de búsqueda en el panel de carpetas y selecciona Nueva carpeta de búsqueda.
   2. In the New Search folder window, select Create a custom Search Folder > Choose.
   3. En la ventana de Carpeta de Búsqueda Personalizada, introduzca "Archivos adjuntos de la semana pasada" en el cuadro Nombre y luego elija Criterios.
   4. En la pestaña Mensajes de la ventana Criterios de búsqueda de carpetas, en los menús desplegables que se encuentran junto a la Hora, selecciona Recibidos y Última semana.
   5. From the More Choices tab, select Only items with, and then one or more attachments from the adjacent drop-down menu.
   6. Haz clic en Aceptar tres veces para cerrar las ventanas y guardar la carpeta de búsqueda.

2. Paso 2: configura el proyecto.

   Crea un nuevo proyecto con la configuración predeterminada

3. Paso 3: comprobar si existe la carpeta donde se guardan los archivos adjuntos.

   1. En el panel Actividades, selecciona la pestaña Archivo y, a continuación, haz doble clic en Carpeta existente. Se agrega una actividad de Carpeta Existente al panel Diseñador.

   2. En la actividad La carpeta existe:

      • Click Plus on the right side of the Folder path field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, and then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Click Save in the Text Builder.

      • Click Plus on the right side of the Output field, and then select Save for Later Use. Give the value the name Folder 'MailAttachments' Exists and click OK

        Indicaste que quieres comprobar si existe una carpeta MailAttachments con la fecha de hoy y que quieres que el resultado de esta salida que se guarda para su comprobación para su uso posterior en su automatización.

4. Paso 4: agregar actividades para que se ejecuten cuando la carpeta existe y cuando no existe.

   

   1. En el panel Actividades, selecciona la pestaña Común y luego arrastra una actividad Si y suéltala debajo de la actividad La carpeta existe. Se añade una actividad Si al panel Diseñador.

   2. En la actividad Si:

      • Haz clic en Mostrar Else para agregar la rama Else.
      • Click Plus on the right side of the Condition field, and then select Condition Builder.

   3. En el Creador de condición, agrega la condición "si la carpeta existe":

      • Click Plus on the right side of the field on the left, and then select Use Saved Value > Folder 'MailAttachments' Exists to select the output of the Folder Exists activity as the value to evaluate in the condition.

      • En el menú desplegable del centro, selecciona es verdadero y, a continuación, haz clic en Guardar.

        Las actividades que agregues en la rama Then de la actividad Si se ejecutarán si la carpeta existe y las agregadas en la rama Else se ejecutarán si la carpeta no existe.

   4. En el panel de Actividades, selecciona la pestaña Archivo, y luego arrastra una actividad Crear carpeta y suéltala dentro de la rama Else de la segunda actividad Si. Se añade una actividad de Creación de Carpeta al panel Diseñador.

   5. In the Create Folder activity, click Plus on the right side of the Folder name field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, and then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Click Save in the Text Builder.

      Has indicado que deseas crear una carpeta MailAttachments con la fecha de hoy en el nombre si la carpeta no existe ya.

   6. En el panel Actividades, selecciona la pestaña Común y luego arrastra la actividad Cuadro de mensaje y suéltala en la rama Then de la actividad Si. Se agrega un Cuadro de mensajes al panel del Diseñador.

   7. Hacer clic en Más a la derecha de la actividad Bandeja de mensajes y luego selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce un mensaje para mostrar al usuario, por ejemplo:

      An older MailAttachments_ folder already exists. Do you want to delete the old one and create a new one? If you choose "No", the old one will be moved to a backup folder and a new one will be created.. To add the current date to the folder name, place the mouse cursor after MailAttachments_, and then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. Click Save in the Text Builder.

   8. Selecciona la actividad Cuadro de mensajes agregada al panel Diseñador y abre su panel de Propiedades:

      • De los Botones del menú desplegable, selecciona SíNo.

      • Hacer clic en Más a la derecha del campo BotónElegido , luego selecciona Guardar para su uso posterior y asigna un nombre al valor, por ejemplo ChosenButton from Message Box FolderAlreadyExists.

        Se ha indicado que se quiere pedir al usuario que elija si la carpeta debe ser eliminada si ya existe, mostrando un cuadro de mensaje con dos opciones de botón, Sí y No. La opción elegida por los usuarios se guarda para su posterior uso en la automatización.

5. Paso 5: Agregar actividades que se ejecuten cuando el usuario selecciona eliminar cualquier carpeta existente con el mismo nombre o moverla.

   1. En el panel de Actividades, selecciona la pestaña Común, y a continuación arrastra otra actividad Si y suéltala dentro de la rama Then de la primera actividad Si en la Bandeja de mensajes. Se añade una actividad Si al panel Diseñador.

   2. En la actividad Si:

      • Haz clic en Mostrar Else para agregar la rama Else.
      • Click Plus on the right side of the Condition field, and then select Condition Builder.

   3. En el Generador de condiciones, agrega la condición "si el usuario hizo clic en Sí":

      • Click Plus on the right side of the field on the left, and then select Use Saved Value > ChosenButton from Message Box FolderAlreadyExists. This selects the user's choice (the button clicked in the Message Box activity) as the value to evaluate in the condition.

      • Desde el menú desplegable del centro, selecciona igual a.

      • Hacer clic en Más en el lado derecho del campo de la derecha y luego selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce Yes y luego haz clic en Guardar dos veces.

        Las actividades que agregas en la rama Then de la actividad Si se ejecutarán si el usuario hizo clic en Yes y las de la rama Else se ejecutarán si el usuario hizo clic en No.

   4. En el panel de actividades , selecciona la pestaña Archivo y luego arrastra una actividad Eliminar carpeta y suéltala dentro de la rama Entonces de la segunda actividad Si. Se añade una actividad Eliminar carpeta al panel Diseñador.

   5. In the Delete Folder activity, click Plus on the right side of the Folder name field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, and then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Click Save in the Text Builder.

      Has indicado que deseas crear una nueva carpeta MailAttachments con la fecha de hoy en el nombre.

   6. En el Panel de Actividades, arrastra una actividad Crear carpeta y suéltala en la rama True de la segunda actividad Si debajo de Eliminar carpeta. Se añade una actividad de Creación de Carpeta al panel Diseñador.

   7. In the Create Folder activity, click Plus on the right side of the Folder name field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, and then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Click Save in the Text Builder.

      Ha indicado que desea crear una nueva carpeta Adjuntosdecorreo con la fecha de hoy en el nombre.

   8. En el Panel de actividades, arrastra una actividad Crear Carpeta y suéltala en la rama Else de la segunda actividad Si. Se añade una actividad de Creación de Carpeta al panel Diseñador.

   9. En la actividad Crear carpeta, haz clic en Más a la derecha del campo Nombre de la carpeta y luego selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce C:\old_MailAttachments y luego haz clic en Guardar.

      Has indicado que quieres crear una nueva carpeta llamada old_MailAttachments.

   10. En el panel de actividades , arrastra una actividad Mover carpeta y suéltala dentro de la rama Else de la segunda actividad Si debajo de Crear carpeta. Se añade una actividad Mover carpeta al panel Diseñador.

   11. En la actividad Mover carpeta:

       • Click Plus on the right side of the From field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, and then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Click Save in the Text Builder.

       • Hacer clic en Más a la derecha del campo Para y luego selecciona Texto. En el Generador de texto, introduce C:\old_MailAttachments y luego haz clic en Guardar.

         Usted ha indicado que quiere mover la carpeta existente MailAttachments con la fecha de hoy en el nombre a la carpeta old_MailAttachments.

         

6. Paso 6: guarda los archivos adjuntos en la Carpeta de búsqueda de Outlook.

   1. En el panel de actividades, selecciona la pestaña Correo y luego arrastra Usar aplicación Outlook de escritorio y suéltala debajo de la primera actividad Si como la última actividad del proyecto. La actividad se añade al panel Diseñador.

   2. En la actividad, la cuenta de correo electrónico predeterminada ya está seleccionada en el campo selecciona cuenta de correo electrónico.Si quieres utilizar una cuenta diferente, selecciónalo en el menú desplegable.

      En el campo Referencia como, deja el valor por defecto Outlookcomo nombre para referirse a la cuenta en la automatización.

   3. En el panel de actividades, arrastre la actividad Para cada correo electrónico y suéltala dentro de la actividad Utilice la actividad de la aplicación Outlook del escritorio.

   4. En la actividad Para cada correo electrónico , haz clic en Más a la derecha del campo En correos electrónicos de y, a continuación, selecciona Outlook > [Buscar carpetas] > [Adjuntos de la última semana] para seleccionar la carpeta de búsqueda creada en la cuenta Outlook. Tu selección se muestra en el campo En correos electrónicos de como "Adjuntos de la semana pasada".

      Has indicado que deseas iterar por los correos electrónicos en la carpeta de búsqueda de Outlook Los archivos adjuntos de la semana pasada.

   5. En el panel de actividades, arrastra la actividad Guardar archivos adjuntos de correo electrónico y suéltala dentro de la actividad Para cada correo electrónico .

   6. En la actividad Guardar archivos adjuntos de correo electrónico:

      • Click Plus on the right side of the From message field, and then select CurrentMail to indicate that the email whose attachments you want to save is the current email you are iterating through.

      • Click Plus on the right side of the Save to folder field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, and then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Click Save in the Text Builder.

        Has indicado que deseas Guardar un nuevo adjunto en la carpeta Adjuntosdecorreo con la fecha de hoy en el nombre.

        

7. Paso 7: crea el archivo de texto donde añadir información sobre los archivos, crea subcarpetas donde guardar el archivo de texto y mueve los archivos adjuntos.

   1. En el panel de Actividades, selecciona la pestaña Archivo, arrastra una actividad Crear carpeta y suéltela debajo de la aplicación de Outlook de escritorio como la última actividad del proyecto. Se añade una actividad de Creación de Carpeta al panel Diseñador.

   2. In the Create Folder activity, click Plus on the right side of the Folder name field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell], and then enter \Output. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output. Click Save in the Text Builder.

      Ha indicado que quiere crear una subcarpeta llamada Output en la carpeta MailAttachments.

   3. En el panel de actividades , arrastra una actividad Crear archivo y suéltala debajo de la última actividad Crear carpeta.

   4. In the Create File activity, click Plus on the right side of the File location field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, then, from the Plus menu on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell], and then enter \Output\AttachmentsDetails.txt. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output\AttachmentsDetails.txt. Click Save in the Text Builder.

      Ha indicado que quiere crear un archivo llamado AttachmentsDetails.txt en la subcarpeta.

   5. En el panel de actividades , arrastra una actividad Escribir archivo de texto y suéltala debajo de la actividad Crear archivo. Se añade una actividad Escribir archivo de texto al panel Diseñador.

   6. En la actividad Escribir archivo de texto:

      • Click Plus on the right side of the Text field, and then select Text. In the Text Builder, enter Files received in the last week:. Click Save in the Text Builder.

      • Click Plus on the right side of the Write to filename field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell], and then enter \Output\AttachmentsDetails.txt. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output\AttachmentsDetails.txt. Click Save in the Text Builder.

        Ha indicado que desea introducir el texto "Archivos recibidos en la última semana:" en el archivo AttachmentsDetails.txt.

   7. En el panel Actividades, arrastra una actividad Crear carpeta y suéltala debajo de la actividad Escribir archivo de texto. Se añade una actividad de Creación de Carpeta al panel Diseñador.

   8. In the Create Folder activity, click Plus on the right side of the Folder name field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell], and then enter \Processed. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Processed. Click Save in the Text Builder.

      Indicaste que querías crear una subcarpeta llamada Procesada en la carpeta MailAttachments.

      

8. Paso 8: iterar a través de los archivos, añadir información sobre cada archivo en el archivo de texto, y mueve cada archivo a la subcarpeta Procesado.

   Los archivos adjuntos de la carpeta de búsqueda de Outlook se guardan en la carpeta MailAttachments, se crea un archivo de texto con información de los archivos en la subcarpeta Output, y luego los archivos se mueven a la subcarpeta Procesado. Si ejecutas el proyecto de nuevo, porque la carpeta ya se creó durante la primera ejecución, se te pedirá que seleccionas qué hacer con la carpeta existente antes de que se ejecuten las demás actividades.

   Descargar ejemplo

   1. En el panel Actividades, arrastra una actividad Para cada archivo en la carpeta y suéltala debajo de la última actividad Crear carpeta. Se agrega una actividad Para cada archivo en la carpeta del panel Diseñador.

   2. In the For Each File in Folder activity, click Plus on the right side of the Folder field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, and then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output. Click Save in the Text Builder.

      Ha indicado que desea iterar por los archivos de la carpeta AdjuntosdeCorreo.

   3. En el panel Actividades , arrastra una actividad Anexar línea y suéltala dentro de la actividad Para cada archivo en la carpeta. Se añade una actividad Anexar línea al panel Diseñador.

   4. En la actividad Anexar rango:

      • Click Plus on the right side of the Text field, and then select Text. In the Text Builder, enter FileName:, then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select CurrentFile > Name, then enter | LastModifiedDate:, then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select CurrentFile > Last Modified Date . The text should look like this: FileName: [CurrentFile] Name | LastModifiedDate: [CurrentFile] LastModifiedDate. Click Save in the Text Builder.

      • Click Plus on the right side of the Write to filename field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell], and then enter \Output\AttachmentsDetails.txt. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output\AttachmentsDetails.txt. Click Save in the Text Builder.

        Indicaste que quieres introducir el nombre del archivo y la hora en que se modificó el archivo en el archivo AttachmentsDetails.txt para el archivo actual por el que está iterando.

   5. En el panel de actividades , arrastra una actividad Mover archivo y suéltala dentro de la actividad Para cada archivo en la carpeta debajo de Anexar línea. Se añade una actividad Mover archivo al panel Diseñador.

   6. En la actividad Mover archivo:

      • Click Plus on the right side of the From field, and then select CurrentFile > Full Path.

      • Click Plus on the right side of the To field, and then select Text, In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell], and then enter \Processed. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Processed. Click Save in the Text Builder.

        Indicaste que quieres mover el archivo actual que está iterando a la subcarpeta Procesado.

        

   7. Haz clic en Guardar en la cinta de opciones de StudioX para guardar la automatización y, después, haz clic en Ejecutar la automatización.