Best Practices

Unassisted Task Mining wurde entwickelt, um das Unbekannte zu erschließen, indem die Desktop-Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter aufgezeichnet und sich wiederholende Aufgaben entdeckt werden, die sich für die Automatisierung und Prozessverbesserung eignen.

Den Grund verstehen

Wenn Sie mit der Verwendung von Unassisted Task Mining beginnen, besteht eine bewährte Methode darin, Ihren Endbenutzern immer den Grund und das erwartete Ergebnis zu präsentieren.Unassisted Task Mining zeichnet nur die relevanten Teile der Endbenutzeraktivität bei der Arbeit auf, insbesondere Screenshots und Metadaten, um KI zu nutzen und ein klares Bild der durchzuführenden Aufgabe zu erstellen.

Zu den wichtigsten Popups gehören:

• Die Aufzeichnung beginnt erst mit der Zustimmung des Endbenutzers.

  

• Nur zugelassene Anwendungen werden aufgezeichnet, sodass Anwendungen, die Benutzern Sorgen bereiten, die Aufzeichnung verweigert werden kann.

• Die Konfiguration der Maskierung von personenbezogene Daten ist immer eine Option.

• Die Benutzeranonymisierung ist immer eine Option.

Insgesamt besteht das Ziel der Aufzeichnung dieser Daten darin, die Ineffizienzen bei der Aufgabe besser zu verstehen, um das Team/die Aufgabe weiter zu optimieren. Es ist wichtig, den Grund dafür zu erklären.

Projekteinrichtung

Navigieren Sie zu Ihrem Task Mining Dienst und erstellen Sie ein Unassisted Task Mining Projekt. Am besten ist es, ein Projekt pro Team/Abteilung zu erstellen. Sie sollten während der Projekterstellung einen eindeutigen und relevanten Titel und eine Beschreibung angeben. Fügen Sie Ihrem Projekt bis zu 10 Benutzer hinzu, da die empfohlene Anzahl 2–7 Benutzer ist. Für beste Ergebnisse wird empfohlen, dass Sie erfahrene Benutzer haben, die mit der täglichen Arbeit vertraut sind.

Jeder Benutzer erhält eine E-Mail, in der er aufgefordert wird, den Recorder herunterzuladen und zu installieren. Sehen Sie sich die Seite mit den Recorder-Einstellungen an, um den Recorder gemäß Ihren Spezifikationen zu konfigurieren.

Geben Sie an, auf welche Anwendungen Sie die Aufzeichnung anwenden möchten, oder verweigern Sie die Aufzeichnung, da dies die laute Datenerfassung begrenzt. Es wird empfohlen, die Aufzeichnung auf Anwendungen anzuwenden, von denen Sie wissen, dass sie für die jeweilige Aufgabe von zentraler Bedeutung sind. Geben Sie URLs für Webanwendungen so genau wie möglich an, ohne die Aufzeichnung zu sehr einzuschränken.

Beispiel: Ein Projekt kann Slack verweigern, da Daten, die bei der Kommunikation außerhalb des Aufgabenabschlusses gesammelt wurden, nicht Teil der Aufgabenschritte sind und als verrauschte Daten betrachtet werden können. Dies gilt häufig auch für andere Kommunikationstools.

Kommunikationstools wie Slack, Zoom und Microsoft Teams sind von vornherein störungsbehaftet, da aufzeichnende Benutzer durch verschiedene Nachrichten navigieren müssen. Es wird nicht empfohlen, diese Anwendungen aufzuzeichnen, da sie sich auf die Ausgabe der Aufgaben aus der KI-Analyse auswirken.

Legen Sie die Anwendung oder Website genau fest, für die Sie die Aufzeichnung zulassen/verweigern möchten. Wenn Sie die Aufzeichnung aller Websites zulassen möchten, können Sie den Browser, z. B. chrome.exe oder msedge.exe in die Zulassungsliste aufnehmen. In diesem Fall sollten Sie persönliche Websites hinzufügen, auf die der Endbenutzer zugreifen könnte, z. B. Facebook.com oder Gmail.com, zur Verweigerungsliste.

Hinweis:

Durch das Hinzufügen einer Website zur Zulassungsliste erteilen Sie der Zulassungsliste, dass diese bestimmte Website aufgezeichnet wird, unabhängig davon, welcher Browser für den Zugriff darauf verwendet wird. Auch wenn der Browser selbst nicht explizit in der Zulassungsliste hinzugefügt wird, wird die zulässige Website dennoch aufgezeichnet.

Aufzeichnungsaufgaben

Geben Sie den Benutzerkontext für jede Aufzeichnung zum Ziel des Projekts und zum erforderlichen Aufzeichnungsumfang an. Die empfohlene Anzahl der gesammelten Aktionen beträgt 20.000–70.000, um verrauschte Daten zu begrenzen. Als schnelle Schätzung bietet ein aktiver Benutzer in der Regel 200–1.000 Aktionen pro Stunde. Geben Sie an, wie wichtig es ist, nur relevante aufgabenbezogene Inhalte aufzuzeichnen oder die Aufzeichnung zu pausieren, wenn sie von den täglichen Aufgaben weg navigieren müssen.

Tipps für die Aufzeichnung:

• Beenden Sie die gestartete Aufgabe → Minimieren Sie die Interpretation/Pausen während der Aufzeichnung.
• Für Authentische und genaue Ergebnisse sollte das Verhalten während der Aufzeichnung gleich bleiben.
• Beschränken Sie das Wechseln von Aufgaben während der Aufzeichnung nach Möglichkeit. Minimieren Sie die Nutzung von nicht unterstützten Apps.
• Halten Sie die Aufzeichnung an, wenn sich beim Abschließen einer Aufgabe andere Dinge ergeben.

Ausführen der KI-Analyse

Sobald die empfohlene Anzahl von Aktionen gesammelt wurde (Mindest10.000, 50.000 ideal, 200.000 Max.), stellen Sie sicher, dass das entsprechende AI-Center™ -Projekt im selben Mandanten erstellt wurde. Aus Genauigkeits- und finanziellen Gründen ist es am besten, die Auswertung einmal auszuführen, nachdem Sie den Schwellenwert erreicht und die Aufzeichnung beendet haben.

Seien Sie beim Ausführen der KI-Auswertungspipeline sicher, dass Sie für den Empfang der Aufgabenausgabe bereit sind, da das Ausführen einer Analyse 5.000 AI Units pro Analyse verbraucht, unabhängig von der Anzahl der Aktionen.

Analysieren Ihrer Aufgaben

Sobald Sie Ihre Erkennungsergebnisse erhalten haben, überprüfen Sie die Aufgaben mit einem Fachexperten für Geschäftsprozesse gemäß dem Leitfaden zur Analyse von Unassisted Task Mining.

Tipps für die Aufgabenanalyse:

• Alle erkannten Aufgaben werden standardmäßig basierend auf der Wiederholbarkeit eingestuft.
• Die Tabelle mit allen erkannten Aufgaben enthält viele Erkenntnisse über den potenziellen Automatisierungswert der Aufgabe.
• Beim Überprüfen von Aufgaben können wir alle erkannten Schritte anzeigen, indem nur die wichtigsten Schritte deaktiviert werden. Darüber hinaus werden beim Daraufzeigen zusätzliche Informationen zu jedem Parameter in der Grafik angezeigt.
• Bei der Überprüfung einer ausgewählten Ablaufverfolgung kann der Administrator alle Screenshots sehen, die von dem Benutzer erstellt wurden, der die Ablaufverfolgung durchgeführt hat. Beim Anzeigen eines ausgewählten Schritts kann der Administrator alle Screenshots sehen, die von allen Aktionen des Benutzers in diesem Schritt erstellt wurden.