Tutorial: Ausfüllen von PDF-Formularen in Acrobat Reader mit Daten aus Excel

In diesem Tutorial erstellen wir eine Automatisierung, die für jeden neuen Mitarbeiter in einem Unternehmen ein PDF-Formular für eine Vereinbarung zur Gerätenutzung erstellt. Ausgehend von einer Formularvorlage erstellt die Automatisierung ein Formular für jeden Mitarbeiter und füllt es mit Daten aus einer Excel-Datei mit Informationen über die Ausrüstung, die jeder Mitarbeiter erhalten hat.

We will start by adding a Create Folder activity to create a folder where to save the PDF files. We will then add a Use Application/Browser activity with a Use Excel File activity inside it. These add the template file opened in Acrobat Reader and the Excel file with equipment data to the automation. In Use Excel File, we will add a For Each Excel Row activity to process the file row by row. In For Each Excel Row, a series of Type Into activities copy the data from cells in each row to the PDF form, and then Keyboard Shortcuts, Click, and Type Into activities perform the tasks required to create a separate PDF in Acrobat Reader for each employee.

1. Richten Sie das Projekt ein und laden Sie die erforderlichen Dateien herunter.
   1. Create a new blank project using the default settings.
   2. Laden Sie das Archiv mit dem Automatisierungsprojekt in diesem Tutorial herunter und extrahieren Sie es mit der Schaltfläche am unteren Rand dieser Seite. Kopieren Sie die Dateien EquipmentAgreement.pdf und Employees.xlsx in Ihren Projektordner, und doppelklicken Sie auf die PDF-Datei, um sie in Acrobat Reader zu öffnen.
   3. Legen Sie in Acrobat Reader das Seitenlayout auf Einzelseite und Zoom auf Standard fest. Gehen Sie so vor, um sicherzustellen, dass beim Ausführen der Automatisierung das gesamte Formular auf dem Bildschirm sichtbar ist, damit der Roboter es ausfüllen kann. In Acrobat Reader DC können Sie diese Einstellung ändern, indem Sie Bearbeiten > Einstellungen > Seitenanzeige auswählen.
      Hinweis:

      If you encounter problems indicating elements in Acrobat Reader, update accessibility options for the document as described in Identifying UI Elements in PDF With Accessibility Options in the Studio Guide.

2. Erstellen Sie einen Ordner und fügen Sie die Dateien zum Projekt hinzu.

   1. Click Add Activity in the Designer panel, and then find the Create Folder activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. In the Create Folder activity, click Plus on the right side of the Folder name field, and then select Text. In the Text Builder, enter EquipmentAgreements.

      Sie haben angegeben, dass Sie einen Ordner mit dem Namen „EquipmentAgreements“ im Projektordner erstellen möchten.

   3. Click Add Activity below Create Folder, and then find the Use Application/Browser activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   4. In der Aktivität „Anwendung/Browser verwenden“ (Use Application/Browser):

      • Klicken Sie auf Anwendung anzeigen, und bewegen Sie dann den Mauszeiger in das Acrobat-Fenster, in dem die PDF-Datei geöffnet ist. Wenn das Fenster blau hervorgehoben ist, klicken Sie auf eine beliebige Stelle darin

        Die Aktivität „Anwendung/Browser verwenden“ (Use Application/Browser) wird aktualisiert, ein Screenshot des Fensters wird innerhalb der Aktivität angezeigt, und der Pfad zur ausführbaren Datei wird im Feld „Anwendungspfad“ angezeigt.

      • Click Plus on the right side of the Application Arguments field, and then select Text. In the Text Builder, enter EquipmentAgreement.pdf.

        Sie haben angegeben, dass die Automatisierung die Datei „EquipmentAgreement.pdf“ in Adobe Acrobat öffnen soll.

   5. Click Add Activity inside Use Application/Browser, and then find the Use Excel File activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   6. In der Aktivität „Excel-Datei verwenden“ (Use Excel File):

      • Click Browse next to the Excel file field, and then browse to and select the file Employees.xlsx.

      • Geben Sie im Feld Referenzieren als EmployeeData ein.

        Sie haben angegeben, dass Sie mit der Datei Mitarbeiter.xlsx arbeiten werden, die in Ihrer Automatisierung als EmployeeData bekannt ist.

        

3. Fügen Sie Aktivitäten hinzu, die für jede Zeile in der Excel-Datei wiederholt werden sollen.

   1. Click Add Activity inside Use Excel File, and then find the For Each Excel Row activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. In der Aktivität „Für jede Excel-Zeile“ (For Each Excel Row):

      • Click Plus on the right side of the In range field, and then select EmployeeData > Sheet1 [Sheet]

      • Geben Sie im Feld Für jede/n Employee ein.

        Sie haben angegeben, dass Sie die Aktivitäten für jede Zeile in Blatt1 der Datei "EmployeeData" wiederholen möchten. Da jede Zeile Daten über einen Mitarbeiter enthält, wird sie in der Automatisierung unter dem Namen „Mitarbeiter“ bekannt sein, um die Auswahl von Daten daraus später in der Automatisierung zu erleichtern.

   3. Click Add Activity inside For Each Excel Row, and then find the Type Into activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   4. In der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into):

      • Klicken Sie auf Ziel auf Bildschirm anzeigen, bewegen Sie dann den Mauszeiger auf das Feld Vorname in der Datei „EquipmentAgreement.pdf“, und klicken Sie, wenn es hervorgehoben ist, auf das Feld. Das Textfeld wird als Ziel und die Beschriftung Vorname daneben als Anker identifiziert. Klicken Sie im Fenster „Auswahloptionen“ auf Bestätigen, um die Auswahl zu speichern. Ein Bild des Ziels und des Ankers wird in der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into) angezeigt.

      • Click Plus on the right side of the Type this field, and then select Employee > First Name.

        Sie haben angegeben, dass Sie den Wert für jeden Mitarbeiter aus der Spalte „Vorname“ kopieren und im Feld „Vorname“ im PDF-Formular einfügen möchten.

   5. Fügen Sie vier weitere „Eingeben in“-Aktivitäten (Type Into) unterhalb der vorherigen „Eingeben in“-Aktivität hinzu. Konfigurieren Sie die Aktivitäten mithilfe der Anweisungen in den Schritten 3–4 so, dass sie den Nachnamen, die Rolle im Unternehmen, das Gerätemodellund die Geräteseriennummer für jeden Mitarbeiter kopieren und in die entsprechenden Felder im PDF-Formular einfügen.

   6. Fügen Sie nach der letzten „Eingeben in“-Aktivität (Type Into) in „Für jede Excel-Zeile“ eine sechste „Eingeben in“-Aktivität hinzu.

   7. In der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into):

      • Klicken Sie auf Ziel auf Bildschirm anzeigen, bewegen Sie dann den Mauszeiger auf das Feld Voller Name in der Datei „EquipmentAgreement.pdf“, und klicken Sie, wenn es hervorgehoben ist, auf das Feld. Das Textfeld wird als Ziel und die Beschriftung Voller Name daneben als Anker identifiziert. Klicken Sie im Fenster „Auswahloptionen“ auf Bestätigen, um die Auswahl zu speichern. Ein Bild des Ziels und des Ankers wird in der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into) angezeigt.

      • Click Plus on the right side of the Type this field, and then select Text.

        Erstellen Sie im Textgenerator einen Text, der den Vor- und Nachnamen jedes Mitarbeiters aus der Excel-Datei durch ein Leerzeichen getrennt enthält:

        1. Click Plus on the right side, and then select Employee > First Name.

        2. Fügen Sie ein Leerzeichen hinzu.

        3. Click Plus on the right side, and then select Employee > Last Name.

        4. Klicken Sie auf Speichern (Save).

           Sie haben angegeben, dass Sie die Werte für jeden Mitarbeiter aus den Spalten „Vorname“ und „Nachname“ kopieren und im Feld „Voller Name“ im PDF-Formular einfügen möchten.

      8. Fügen Sie nach der letzten „Eingeben in“-Aktivität (Type Into) in „Für jede Excel-Zeile“ eine siebte „Eingeben in“-Aktivität hinzu.

   8. Fügen Sie nach der letzten „Eingeben in“-Aktivität (Type Into) in „Für jede Excel-Zeile“ eine siebte „Eingeben in“-Aktivität hinzu.

   9. In der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into):

      • Klicken Sie auf Ziel auf Bildschirm anzeigen, bewegen Sie dann den Mauszeiger auf das Feld Datum in der Datei „EquipmentAgreement.pdf“, und klicken Sie, wenn es hervorgehoben ist, auf das Feld. Das Textfeld wird als Ziel und die Beschriftung Datum daneben als Anker identifiziert. Klicken Sie im Fenster „Auswahloptionen“ auf Bestätigen, um die Auswahl zu speichern. Ein Bild des Ziels und des Ankers wird in der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into) angezeigt.

      • Click Plus on the right side of the Type this field, and then select Notebook > Date [Sheet] > Today [Cell].

        Sie haben angegeben, dass Sie für jeden Mitarbeiter das heutige Datum aus einer Zelle im Projektnotizbuch kopieren und in das Feld „Datum“ im PDF-Formular einfügen möchten.

   10. Click Add Activity below the last Type Into activity inside For Each Excel Row and then find the Keyboard Shortcuts activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   11. Klicken Sie in der Aktivität „Tastenkombinationen“ (Keyboard Shortcuts) auf Kombination aufzeichnen, und drücken Sie dann die folgende Tastenkombination auf Ihrer Tastatur: STRG+UMSCHALTTASTE+S.

       Sie haben angegeben, dass Sie die PDF-Datei speichern möchten, indem Sie STRG+UMSCHALT+S drücken. Wenn die Automatisierung ausgeführt wird, öffnet diese Kombination das Dialogfeld Speichern als in Acrobat Reader.

   12. Drücken Sie im Acrobat Reader-Fenster, in dem die Datei geöffnet wird, CTRL SHIFT S auf der Tastatur, um das Dialogfeld Speichern als zu öffnen.

   13. In StudioX, click Add Activity below the Keyboard Shortcuts activity inside For Each Excel Row, and then find the Click activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   14. Klicken Sie in der Aktivität „Klicken“ (Click) auf Ziel auf Bildschirm anzeigen, bewegen Sie dann den Mauszeiger im Dialogfeld „Speichern als“ auf die Schaltfläche Anderen Ordner wählen, und wenn sie markiert ist, klicken Sie darauf. Die Schaltfläche wird als das Ziel und die Beschriftung Abbrechen daneben als Anker identifiziert. Klicken Sie im Fenster „Auswahloptionen“ auf Bestätigen, um die Auswahl zu speichern. Ein Bild des Ziels und des Ankers wird in der Aktivität „Klicken“ (Click) angezeigt.

       You have indicated that you want to click Choose a different folder to open the Save as dialog in the file explorer. In the Acrobat Reader window where the file is opened, click Choose a different folder in the Save as dialog.

   15. Wählen Sie im StudioX-Menüband Projekt > Projektordner öffnen aus, um den Projektordner im Datei-Explorer zu öffnen, und kopieren Sie dann den vollständigen Pfad aus der Adressleiste (Zielleiste) in den Ordner.

   16. In StudioX, click Add Activity below the Click activity inside For Each Excel Row, and then find the Use Application/Browser activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   17. In the Use Application/Browser activity, click Indicate Application, and then move the mouse pointer to the Save as dialog in Acrobat. When the dialog box is highlighted in blue, click anywhere inside it.

       Die Aktivität „Anwendung/Browser verwenden“ (Use Application/Browser) wird aktualisiert, ein Screenshot des Fensters wird innerhalb der Aktivität angezeigt, und der Pfad zur ausführbaren Datei wird im Feld „Anwendungspfad“ angezeigt.

   18. Click Add Activity inside the newly added Use Application/Browser, and then find the Type Into activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

       In der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into):

       • Klicken Sie auf Ziel auf Bildschirm anzeigen, bewegen Sie dann den Mauszeiger auf das Feld Dateiname im Dialogfeld „Speichern als“, und klicken Sie, wenn es markiert ist, auf das Feld. Das Feld wird als Ziel und die Beschriftung Dateiname daneben als Anker identifiziert. Klicken Sie im Fenster „Auswahloptionen“ auf Bestätigen, um die Auswahl zu speichern. Ein Bild des Ziels und des Ankers wird in der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into) angezeigt.

       • Click Plus on the right side of the Type this field, and then select Text.

         Im Textgenerator:

         1. Fügen Sie den in Schritt 16 kopierten Pfad ein.

         2. Geben Sie \EquipmentAgreements\EquipmentAgreement_ ein.

         3. Click Plus on the right side, and then select Employee > First Name.

         4. Click Plus on the right side, and then select Employee > Last Name.

         5. Click Plus on the right side, and then select Special Keys > Enter.

         6. Klicken Sie auf Speichern (Save).

            Der Text sollte wie in der folgenden Abbildung aussehen:

            

            Sie haben angegeben, dass Sie jede PDF-Datei im Ordner EquipmentAgreements mit einem Dateinamen speichern möchten, der den Mitarbeiternamen enthält.

            Die „Für jede Excel-Zeile“-Aktivität (For Each Excel Row) sollte wie in der folgenden Abbildung aussehen (für eine größere Ansicht klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild, und speichern Sie es):

19. Click Save in the StudioX ribbon to save the automation. 20. To avoid any issues during execution, make sure no PDF files are open in Adobe Acrobat. and then click Run to execute the automation.The values are copied from the Excel file to the PDF form for each employee and each PDF is saved with the employee name in the newly created folder. Download example