Tutorial: Ausfüllen von PDF-Formularen in Acrobat Reader mit Daten aus Excel

In diesem Tutorial erstellen wir eine Automatisierung, die für jeden neuen Mitarbeiter in einem Unternehmen ein PDF-Formular für eine Vereinbarung zur Gerätenutzung erstellt. Ausgehend von einer Formularvorlage erstellt die Automatisierung ein Formular für jeden Mitarbeiter und füllt es mit Daten aus einer Excel-Datei mit Informationen über die Ausrüstung, die jeder Mitarbeiter erhalten hat.

Wir beginnen mit dem Hinzufügen einer Aktivität Ordner erstellen (Create Folder), um einen Ordner zu erstellen, in dem die PDF-Dateien gespeichert werden sollen. Anschließend fügen wir eine Aktivität Anwendung/Browser verwenden (Use Application/Browser) mit einer Aktivität Excel-Datei verwenden (Use Excel File) hinzu. Diese fügen die in Acrobat Reader geöffnete Vorlagendatei und die Excel-Datei mit Gerätedaten zur Automatisierung hinzu. Unter „Excel-Datei verwenden“ (Use Excel File) fügen wir eine Aktivität Für jede Excel-Zeile (For Each Excel Row) hinzu, um die Datei Zeile für Zeile zu verarbeiten. In „Für jede Excel-Zeile“ (For Each Excel Row) kopieren eine Reihe von Aktivitäten des Typs Eingabe in (Type Into) die Daten aus Zellen in jeder Zeile in das PDF-Formular und dann führen die Aktivitäten Tastaturkürzel (Keyboard Shortcuts), Klicken (Click) und „Eingabe in“ (Type Into) die Aufgaben aus, die zum Erstellen einer separaten PDF-Datei in Acrobat Reader für jeden Mitarbeiter erforderlich sind.

1. Schritt 1: Projekt einrichten und erforderliche Dateien herunterladen.
   1. Erstellen Sie ein neues leeres Projekt mit den Standardeinstellungen.
   2. Laden Sie das Archiv mit dem Automatisierungsprojekt in diesem Tutorial herunter und extrahieren Sie es mit der Schaltfläche am unteren Rand dieser Seite. Kopieren Sie die Dateien EquipmentAgreement.pdf und Employees.xlsx in Ihren Projektordner, und doppelklicken Sie auf die PDF-Datei, um sie in Acrobat Reader zu öffnen.
   3. Legen Sie in Acrobat Reader das Seitenlayout auf Einzelseite und Zoom auf Standard fest. Gehen Sie so vor, um sicherzustellen, dass beim Ausführen der Automatisierung das gesamte Formular auf dem Bildschirm sichtbar ist, damit der Roboter es ausfüllen kann. In Acrobat Reader DC können Sie diese Einstellung ändern, indem Sie Bearbeiten > Einstellungen > Seitenanzeige auswählen.
      Hinweis: Hinweis: Wenn bei der Angabe von Elementen in Acrobat Reader Probleme auftreten, aktualisieren Sie die Barrierefreiheitsoptionen für das Dokument, wie unter Erkennen von UI-Elementen in PDF mit Zugriffsoptionen im Studio-Handbuch beschrieben.
2. Schritt 2: Erstellen eines Ordners und Hinzufügen der Dateien zum Projekt
   1. Klicken Sie im Entwurfsbereich auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm die Aktivität Ordner erstellen (Create Folder), und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird dem Entwurfsbereich hinzugefügt.
   2. Klicken Sie in der Aktivität „Ordner erstellen“ (Create Folder) auf Plus rechts neben dem Feld Ordnername, und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator EquipmentAgreements ein.

      Sie haben angegeben, dass Sie einen Ordner mit dem Namen „EquipmentAgreements“ im Projektordner erstellen möchten.

   3. Klicken Sie unter „Ordner erstellen“ auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm die Aktivität Anwendung/Browser verwenden (Use Application/Browser), und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird dem Entwurfsbereich hinzugefügt.
   4. In der Aktivität „Anwendung/Browser verwenden“ (Use Application/Browser):

      • Klicken Sie auf Anwendung anzeigen, und bewegen Sie dann den Mauszeiger in das Acrobat-Fenster, in dem die PDF-Datei geöffnet ist. Wenn das Fenster blau hervorgehoben ist, klicken Sie auf eine beliebige Stelle darin

        Die Aktivität „Anwendung/Browser verwenden“ (Use Application/Browser) wird aktualisiert, ein Screenshot des Fensters wird innerhalb der Aktivität angezeigt, und der Pfad zur ausführbaren Datei wird im Feld „Anwendungspfad“ angezeigt.

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Anwendungsargumente und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator EquipmentAgreement.pdf ein.

        Sie haben angegeben, dass die Automatisierung die Datei „EquipmentAgreement.pdf“ in Adobe Acrobat öffnen soll.

   5. Klicken Sie in „Anwendung/Browser verwenden“ auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann die Aktivität Excel-Datei verwenden (Use Excel File) im Suchfeld oben auf dem Bildschirm, und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird dem Entwurfsbereich hinzugefügt.
   6. In der Aktivität „Excel-Datei verwenden“ (Use Excel File):
      • Klicken Sie auf Durchsuchen neben dem Feld Excel-Datei, und navigieren Sie dann zur Datei Mitarbeiter.xlsx und wählen Sie sie aus.
      • Geben Sie im Feld Referenzieren als EmployeeData ein.

        Sie haben angegeben, dass Sie mit der Datei Mitarbeiter.xlsx arbeiten werden, die in Ihrer Automatisierung als EmployeeData bekannt ist.

        
        

        

        
        
3. Schritt 3: Hinzufügen von Aktivitäten, die für jede Zeile in der Excel-Datei wiederholt werden sollen
   1. Klicken Sie in „Excel-Datei verwenden auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann die Aktivität Für jede Excel-Zeile (Excel For Each Row) im Suchfeld oben auf dem Bildschirm, und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird dem Entwurfsbereich hinzugefügt.
   2. In der Aktivität „Für jede Excel-Zeile“ (For Each Excel Row):
      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem In Bereich-Feld und wählen Sie dann EmployeeData > Blatt1 [Blatt] aus
      • Geben Sie im Feld Für jede/n Employee ein.

        Sie haben angegeben, dass Sie die Aktivitäten für jede Zeile in Blatt1 der Datei "EmployeeData" wiederholen möchten. Da jede Zeile Daten über einen Mitarbeiter enthält, wird sie in der Automatisierung unter dem Namen „Mitarbeiter“ bekannt sein, um die Auswahl von Daten daraus später in der Automatisierung zu erleichtern.

   3. Klicken Sie in „Für jede Excel-Zeile“ (For Each Excel Row) auf Aktivität hinzufügen , suchen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm die Aktivität Eingeben in (Type Into) und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird dem Designer-Panel hinzugefügt.
   4. In der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into):
      • Klicken Sie auf Ziel auf Bildschirm anzeigen, bewegen Sie dann den Mauszeiger auf das Feld Vorname in der Datei „EquipmentAgreement.pdf“, und klicken Sie, wenn es hervorgehoben ist, auf das Feld. Das Textfeld wird als Ziel und die Beschriftung Vorname daneben als Anker identifiziert. Klicken Sie im Fenster „Auswahloptionen“ auf Bestätigen, um die Auswahl zu speichern. Ein Bild des Ziels und des Ankers wird in der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into) angezeigt.

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Dies eingeben, und wählen Sie dann Mitarbeiter > Vorname aus.

        Sie haben angegeben, dass Sie den Wert für jeden Mitarbeiter aus der Spalte „Vorname“ kopieren und im Feld „Vorname“ im PDF-Formular einfügen möchten.

   5. Fügen Sie vier weitere „Eingeben in“-Aktivitäten (Type Into) unterhalb der vorherigen „Eingeben in“-Aktivität hinzu. Konfigurieren Sie die Aktivitäten mithilfe der Anweisungen in den Schritten 3–4 so, dass sie den Nachnamen, die Rolle im Unternehmen, das Gerätemodellund die Geräteseriennummer für jeden Mitarbeiter kopieren und in die entsprechenden Felder im PDF-Formular einfügen.
   6. Fügen Sie nach der letzten „Eingeben in“-Aktivität (Type Into) in „Für jede Excel-Zeile“ eine sechste „Eingeben in“-Aktivität hinzu.
   7. In der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into):
      • Klicken Sie auf Ziel auf Bildschirm anzeigen, bewegen Sie dann den Mauszeiger auf das Feld Voller Name in der Datei „EquipmentAgreement.pdf“, und klicken Sie, wenn es hervorgehoben ist, auf das Feld. Das Textfeld wird als Ziel und die Beschriftung Voller Name daneben als Anker identifiziert. Klicken Sie im Fenster „Auswahloptionen“ auf Bestätigen, um die Auswahl zu speichern. Ein Bild des Ziels und des Ankers wird in der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into) angezeigt.

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Dies eingeben und wählen Sie dann Text aus.

        Erstellen Sie im Textgenerator einen Text, der den Vor- und Nachnamen jedes Mitarbeiters aus der Excel-Datei durch ein Leerzeichen getrennt enthält:

        1. Klicken Sie auf Plus auf der rechten Seite, und wählen Sie dann Mitarbeiter > Vorname aus.
        2. Fügen Sie ein Leerzeichen hinzu.
        3. Klicken Sie auf Plus auf der rechten Seite und wählen Sie dann Mitarbeiter > Nachname aus.
        4. Klicken Sie auf Speichern.

      Sie haben angegeben, dass Sie die Werte für jeden Mitarbeiter aus den Spalten „Vorname“ und „Nachname“ kopieren und im Feld „Voller Name“ im PDF-Formular einfügen möchten.

      8. Fügen Sie nach der letzten „Eingeben in“-Aktivität (Type Into) in „Für jede Excel-Zeile“ eine siebte „Eingeben in“-Aktivität hinzu.

   8. Fügen Sie nach der letzten „Eingeben in“-Aktivität (Type Into) in „Für jede Excel-Zeile“ eine siebte „Eingeben in“-Aktivität hinzu.
   9. In der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into):
      • Klicken Sie auf Ziel auf Bildschirm anzeigen, bewegen Sie dann den Mauszeiger auf das Feld Datum in der Datei „EquipmentAgreement.pdf“, und klicken Sie, wenn es hervorgehoben ist, auf das Feld. Das Textfeld wird als Ziel und die Beschriftung Datum daneben als Anker identifiziert. Klicken Sie im Fenster „Auswahloptionen“ auf Bestätigen, um die Auswahl zu speichern. Ein Bild des Ziels und des Ankers wird in der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into) angezeigt.

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Dies eingeben, und wählen Sie dann Projektnotizbuch (Notizen) > Datum [Blatt] > Heute [Zelle] aus.

      Sie haben angegeben, dass Sie für jeden Mitarbeiter das heutige Datum aus einer Zelle im Projektnotizbuch kopieren und in das Feld „Datum“ im PDF-Formular einfügen möchten.

   10. Klicken Sie in „Für jede Excel-Zeile“ (For Each Excel Row) unter der letzten Aktivität „Eingeben in“ (Type Into) auf Aktivität hinzufügen , suchen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm die Aktivität Tastenkombinationen (Keyboard Shortcuts), und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird dem Designer-Panel hinzugefügt.
   11. Klicken Sie in der Aktivität „Tastenkombinationen“ (Keyboard Shortcuts) auf Kombination aufzeichnen, und drücken Sie dann die folgende Tastenkombination auf Ihrer Tastatur: STRG+UMSCHALTTASTE+S.
       Sie haben angegeben, dass Sie die PDF-Datei speichern möchten, indem Sie STRG+UMSCHALT+S drücken. Wenn die Automatisierung ausgeführt wird, öffnet diese Kombination das Dialogfeld Speichern als in Acrobat Reader.
   12. Drücken Sie im Acrobat Reader-Fenster, in dem die Datei geöffnet wird, CTRL SHIFT S auf der Tastatur, um das Dialogfeld Speichern als zu öffnen.
   13. Klicken Sie in StudioX in „Für jede Excel-Zeile“ (For Each Excel Row) unter der Aktivität „Tastenkombinationen“ (Keyboard Shortcuts) auf Aktivität hinzufügen , suchen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm die Aktivität Klicken (Click) und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird dem Designer-Panel hinzugefügt.
   14. Klicken Sie in der Aktivität „Klicken“ (Click) auf Ziel auf Bildschirm anzeigen, bewegen Sie dann den Mauszeiger im Dialogfeld „Speichern als“ auf die Schaltfläche Anderen Ordner wählen, und wenn sie markiert ist, klicken Sie darauf. Die Schaltfläche wird als das Ziel und die Beschriftung Abbrechen daneben als Anker identifiziert. Klicken Sie im Fenster „Auswahloptionen“ auf Bestätigen, um die Auswahl zu speichern. Ein Bild des Ziels und des Ankers wird in der Aktivität „Klicken“ (Click) angezeigt.
       Sie haben angegeben, dass Sie auf „Anderen Ordner wählen“ klicken möchten, um das Dialogfeld „Speichern als“ im Datei-Explorer zu öffnen. 15. Klicken Sie im Acrobat Reader-Fenster, in dem die Datei geöffnet wird, im Dialogfeld Speichern als auf Anderen Ordner wählen.
   15. Wählen Sie im StudioX-Menüband Projekt > Projektordner öffnen aus, um den Projektordner im Datei-Explorer zu öffnen, und kopieren Sie dann den vollständigen Pfad aus der Adressleiste (Zielleiste) in den Ordner.
   16. Klicken Sie in StudioX in „Für jede Excel-Zeile“ (For Each Excel Row) unter der Aktivität „Klicken“ (Click) auf Aktivität hinzufügen , suchen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm die Aktivität „Anwendung/Browser verwenden“ (Use Application/Browser) und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird dem Designer-Panel hinzugefügt.
   17. Klicken Sie in der Aktivität „Anwendung/Browser verwenden“ (Use Application/Browser) auf Anwendung anzeigen und bewegen Sie dann den Mauszeiger in Acrobat auf das Dialogfeld Speichern als. Wenn das Dialogfeld blau hervorgehoben ist, klicken Sie auf eine beliebige Stelle darin.
       Die Aktivität „Anwendung/Browser verwenden“ (Use Application/Browser) wird aktualisiert, ein Screenshot des Fensters wird innerhalb der Aktivität angezeigt, und der Pfad zur ausführbaren Datei wird im Feld „Anwendungspfad“ angezeigt.
   18. Klicken Sie in der neu hinzugefügten Aktivität „Anwendung/Browser verwenden“ (Use Application/Browser) auf Aktivität hinzufügen , suchen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm die Aktivität „Eingeben in“ (Type Into) und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird dem Designer-Panel hinzugefügt.

       In der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into):

       • Klicken Sie auf Ziel auf Bildschirm anzeigen, bewegen Sie dann den Mauszeiger auf das Feld Dateiname im Dialogfeld „Speichern als“, und klicken Sie, wenn es markiert ist, auf das Feld. Das Feld wird als Ziel und die Beschriftung Dateiname daneben als Anker identifiziert. Klicken Sie im Fenster „Auswahloptionen“ auf Bestätigen, um die Auswahl zu speichern. Ein Bild des Ziels und des Ankers wird in der Aktivität „Eingeben in“ (Type Into) angezeigt.

       • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Dies eingeben und wählen Sie dann Text aus.

         Im Textgenerator:

         1. Fügen Sie den in Schritt 16 kopierten Pfad ein.
         2. Geben Sie \EquipmentAgreements\EquipmentAgreement_ ein.
         3. Klicken Sie auf Plus auf der rechten Seite, und wählen Sie dann Mitarbeiter > Vorname aus.
         4. Klicken Sie auf Plus auf der rechten Seite und wählen Sie dann Mitarbeiter > Nachname aus.
         5. Klicken Sie auf Plus auf der rechten Seite, und wählen Sie dann Sondertasten > Eingabe aus.
         6. Klicken Sie auf Speichern.

         Der Text sollte wie in der folgenden Abbildung aussehen:

         
         

         

         
         

       Sie haben angegeben, dass Sie jede PDF-Datei im Ordner EquipmentAgreements mit einem Dateinamen speichern möchten, der den Mitarbeiternamen enthält.

       Die „Für jede Excel-Zeile“-Aktivität (For Each Excel Row) sollte wie in der folgenden Abbildung aussehen (für eine größere Ansicht klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild, und speichern Sie es):

       
       

       

       
       
   19. Klicken Sie im StudioX-Menüband auf Speichern, um die Automatisierung zu speichern.
   20. Um Probleme während der Ausführung zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass in Adobe Acrobat keine PDF-Dateien geöffnet sind, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Automatisierung auszuführen.

   Die Werte werden für jeden Mitarbeiter aus der Excel-Datei in das PDF-Formular kopiert, und jede PDF-Datei wird mit dem Mitarbeiternamen im neu erstellten Ordner gespeichert.

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