StudioX-Benutzerhandbuch

Letzte Aktualisierung 18. Nov. 2024

Tutorial: Arbeiten mit Word-Automatisierung

In diesem Tutorial erstellen wir eine Automatisierung, die ein individuelles Word-Dokument zur Leistungsüberprüfung für jedes Teammitglied generiert, das auf einer Word-Vorlagedatei und Daten basiert, die aus mehreren Excel- und Textdateien gesammelt wurden. Die Vorlagendatei enthält Platzhaltertext und Lesezeichen, die mit Word-Aktivitäten mit Werten gefüllt werden können. Die Namen der Excel- und Textdateien, aus denen Daten kopiert werden sollen, folgen einem bestimmten Muster, das den Mitarbeiternamen enthält.

Zunächst fügen wir eine Aktivität Excel-Datei verwenden (Use Excel File) hinzu, um eine Excel-Datei mit Mitarbeiterinformationen anzugeben, die der Automatisierung hinzugefügt werden sollen. Darin fügen wir eine Aktivität Für jede Excel-Zeile (For Each Excel Row) hinzu, um die Zeilen mit Mitarbeiterdaten zu durchlaufen. Innerhalb von „Für jede Excel-Zeile“ (For Each Excel Row) fügen wir eine Aktivität Word-Datei verwenden (Use World File) hinzu, um das Vorlagendokument zur Automatisierung hinzuzufügen. Dann werden mehrere Aktivitäten des Typs Text ersetzen (Replace Text), Lesezeicheninhalt setzen (Set Bookmark Content) und DataTable in Dokument einfügen (Insert DataTable in Document) die Word-Dateien mit den erforderlichen Informationen für jeden Mitarbeiter aus einer Excel-Datei und einer Textdatei auffüllen. Schließlich fügen wir eine Aktivität Word-Datei speichern als (Save Word File As) hinzu, um das Vorlagendokument als separate Datei für jeden Mitarbeiter zu speichern.

Schritt 1: Richten Sie das Projekt ein und erhalten Sie die erforderlichen Dateien.
1. Erstellen Sie ein neues leeres Projekt mit den Standardeinstellungen.
2. Laden Sie das Archiv mit dem Automatisierungsprojekt in diesem Tutorial herunter und extrahieren Sie es mit der Schaltfläche am unteren Rand dieser Seite. Kopieren Sie den Ordner Dateien in Ihren Projektordner.
3. Erstellen Sie einen Ordner mit dem Namen Ausgabe in Ihrem Projektordner.
Schritt 2: Fügen Sie die Excel mit Mitarbeiterdaten zum Projekt hinzu und durchlaufen Sie die Zeilen in der Datei.
1. Klicken Sie in StudioX im Entwurfsbereich auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm die Aktivität Excel-Datei verwenden (Use Excel File), und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird dem Entwurfsbereich hinzugefügt.
2. In der Aktivität:
  - Klicken Sie auf Durchsuchen neben dem Feld Excel-Datei, und navigieren Sie dann zum Ordner „Dateien“ und wählen Sie die Datei Employees.xlsx aus.
  - Geben Sie im Feld Referenzieren als EmployeeData ein.
    
    Sie haben angegeben, dass Sie mit der Datei Mitarbeiter.xlsx arbeiten werden, die in Ihrer Automatisierung als EmployeeData bekannt ist.
3. Klicken Sie in „Excel-Datei verwenden auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann die Aktivität Für jede Excel-Zeile (For Each Excel Row) im Suchfeld oben auf dem Bildschirm, und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird dem Entwurfsbereich innerhalb der Aktivität „Excel-Datei verwenden“ (Use Excel File) hinzugefügt.
4. In der Aktivität „Für jede Excel-Zeile“ (For Each Excel Row):
  - Ersetzen Sie im Textfeld Für alle CurrentRow durch Employee.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld In Bereich, und wählen Sie dann EmployeeData > Blatt1 [Blatt] aus.
    
    Sie haben angegeben, dass Sie die Zeilen in Sheet1 in der Tabelle „Mitarbeiter“ durchlaufen möchten. Da jede Zeile Informationen über einen Mitarbeiter enthält, wurde die aktuelle Zeile in der Iteration in „Mitarbeiter“ umbenannt, um die Informationen aus der Zeile später in der Automatisierung leichter zu identifizieren.
Schritt 3: Hinzufügen der Word-Vorlagedatei zur Automatisierung
1. Klicken Sie in „Für jede Excel-Zeile“ auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann die Aktivität Word Datei verwenden (Use Word File) im Suchfeld oben auf dem Bildschirm, und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird dem Entwurfsbereich hinzugefügt.
2. In der Aktivität „Word-Datei verwenden“ (Use Word File):
  - Klicken Sie auf Durchsuchen neben dem Feld Word-Datei, und navigieren Sie dann zum Ordner „Dateien“, und wählen Sie die Datei „PerformanceReviewDoc_template.docx“ aus.
  - Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch speichern. Dadurch wird sichergestellt, dass die Vorlagendatei nicht mit den für jeden Mitarbeiter hinzugefügten Daten gespeichert wird.
    
    Sie haben angegeben, dass Sie mit der Datei „PerformanceReviewDoc_template.docx“ arbeiten werden.
Schritt 4: Hinzufügen von Informationen aus der Excel-Datei mit Mitarbeiterdaten zur Word-Datei
1. Klicken Sie in „Word-Datei verwenden auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann die Aktivität Text ersetzen (Replace Text) im Suchfeld oben auf dem Bildschirm, und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird dem Entwurfsbereich hinzugefügt.
2. In der Aktivität „Text ersetzen“ (Replace Text):
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Suchen nach und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator <<FullName>> ein.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Ersetzen durch, und wählen Sie dann Mitarbeiter > Voller Name aus.
    
    Sie haben angegeben, dass Sie den Platzhaltertext <<FullName>> in der Word-Datei durch den vollständigen Namen ersetzen möchten, der für jeden Mitarbeiter aus der Zelle in der Spalte „Voller Name“ der Excel-Datei „Mitarbeiter“ kopiert wird.
3. Klicken Sie unter der Aktivität „Text ersetzen“ (Replace Text) auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann die Aktivität Lesezeicheninhalt setzen (Set Bookmark Content) im Suchfeld oben auf dem Bildschirm, und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird dem Entwurfsbereich hinzugefügt.
4. In der Aktivität „Lesezeicheninhalt setzen“ (Set Bookmark Content):
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Lesezeichenname und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator DirectManager ein.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Lesezeichentext, und wählen Sie dann Mitarbeiter > Direkter Vorgesetzter aus.
    
    Sie haben angegeben, dass Sie für jeden Mitarbeiter den Namen des direkten Vorgesetzen zur Word-Datei hinzufügen möchten, indem Sie den Inhalt der Zelle in der Spalte „Direkter Vorgesetzer“ der Excel-Datei „Mitarbeiter“ kopieren und an der Stelle des DirectManager-Lesezeichens in der Word-Datei einfügen.
5. Wiederholen Sie die Schritte 3-4 dreimal, um zusätzliche Aktivitäten zum Festlegen von Lesezeicheninhalten hinzuzufügen, die den vollständigen Namen, den Standort und den Titel jedes Mitarbeiters zur Word-Datei hinzufügen. Konfigurieren Sie jede Aktivität wie folgt:
  - Lesezeichenname FullName, Lesezeichentext Mitarbeiter > Voller Name
  - Lesezeichenname Location, Lesezeichentext Mitarbeiter > Standort
  - Lesezeichenname PositionTitle, Lesezeichentext Mitarbeiter > Stellenbezeichnung
Schritt 5: Hinzufügen von Informationen aus der Excel-Datei mit Daten über Projekten zur Word-Datei
1. Klicken Sie unter der letzten Aktivität „Lesezeicheninhalt setzen“ (Set Bookmark Content auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm die Aktivität Excel-Datei verwenden (Use Excel File), und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird dem Entwurfsbereich hinzugefügt.
2. In der Aktivität „Excel-Datei verwenden“ (Use Excel File):
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Excel-Datei und wählen Sie dann Text aus.
    
    Im Textgenerator:
    1. Geben Sie den Text Files\ ein.
    2. Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Textgenerator und wählen Sie dann Mitarbeiter > Vollständiger Name aus.
    3. Geben Sie den Text _Projects.xlsx ein.
      Der Text sollte wie folgt aussehen: Files\[Employee]FullName_Projects.xlsx.
    4. Klicken Sie im Textgenerator auf Speichern.
  Sie haben angegeben, dass Sie für jeden Mitarbeiter die Excel-Datei für Projekte zur Automatisierung hinzufügen möchten. Da es sich bei der Auswahl der Excel-Datei um einen dynamischen Dateipfad handelt und Sie Daten in den Aktivitäten auswählen möchten, die die Projektdateien verwenden, haben Sie eine der Dateien als Vorlagendatei angegeben.
3. Klicken Sie in der neu hinzugefügten Aktivität „Excel-Datei verwenden“ (Use Excel File) auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann die Aktivität DataTable in Dokument einfügen (Insert DataTable in Document) im Suchfeld oben auf dem Bildschirm, und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird dem Entwurfsbereich hinzugefügt.
4. In der Aktivität „DataTable in Dokument einfügen“ (Insert DataTable in Document):
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Tabelle zum Einfügen, und wählen Sie dann Projekte > Sheet1 [Blatt] > Tabelle1 [Tabelle] aus.
  - Wählen Sie im Dropdown-Menü Einfügen relativ zu die Option Lesezeichen aus.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Lesezeichen für die Suche und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator Projects ein.
  - Wählen Sie im Dropdown-Menü Position zum Einfügen die Option Nach aus.
  Sie haben angegeben, dass Sie für jeden Mitarbeiter Tabelle1 aus der Excel-Datei „Projekte“ kopieren und nach dem Lesezeichen namens „Projekte“ in die Word-Datei einfügen möchten.
Schritt 6: Hinzufügen von Informationen aus den Textdateien mit Vorgesetztenfeedback zu den Word-Dateien und speichern einer separaten Datei für jeden Mitarbeiter
1. Klicken Sie unter der neu hinzugefügten Aktivität „Excel-Datei verwenden“ (Use Excel File) auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann die Aktivität Textdatei lesen (Read Text File) im Suchfeld oben auf dem Bildschirm, und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird dem Entwurfsbereich hinzugefügt.
2. In der Aktivität „Textdatei lesen“ (Read Text File):
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Dateiname und wählen Sie dann Text aus.
    
    Im Textgenerator:
    1. Geben Sie den Text Files\ ein.
    2. Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Textgenerator und wählen Sie dann Mitarbeiter > Vollständiger Name aus.
    3. Geben Sie den Text _ManagerFeedback.txt ein.
      Der Text sollte wie folgt aussehen: Files\[Employee]FullName_ManagerFeedback.txt.
    4. Klicken Sie im Textgenerator auf Speichern.
  - Klicken Sie im Eigenschaftenbereich auf Plus rechts neben dem Feld Inhalt, und wählen Sie dann Für die spätere Verwendung speichern aus. Geben Sie den Namen ManagerFeedback ein, und klicken Sie auf OK.
  Sie haben angegeben, dass Sie für jeden Mitarbeiter das Vorgesetztenfeedback aus der Textdatei kopieren möchten, die den Mitarbeiternamen im Dateinamen enthält, und das Feedback für die spätere Verwendung in der Automatisierung speichern möchten.
3. Klicken Sie unter der Aktivität „Textdatei lesen“ (Read Text File) auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann die Aktivität Lesezeicheninhalt setzen (Set Bookmark Content) im Suchfeld oben auf dem Bildschirm, und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird dem Entwurfsbereich hinzugefügt.
4. In der Aktivität „Lesezeicheninhalt setzen“ (Set Bookmark Content):
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Lesezeichenname und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator DirectManagerFeedback ein.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Lesezeichentext, und wählen Sie dann Gespeicherten Wert verwenden > ManagerFeedback aus.
    
    Sie haben angegeben, dass Sie für jeden Mitarbeiter das Vorgesetztenfeedback, das Sie für die spätere Verwendung in der Aktivität „Textdatei lesen“ (Read Text File) gespeichert haben, kopieren und es in die Word-Datei am Speicherort des DirectManagerFeedback-Lesezeichens einfügen möchten.
5. Klicken Sie unter der Aktivität „Lesezeicheninhalt setzen“ (Set Bookmark Content) auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann die Aktivität Word-Datei speichern als (Save Word File As) im Suchfeld oben auf dem Bildschirm, und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird dem Entwurfsbereich hinzugefügt.
6. In der Aktivität „Word-Datei speichern als“ (Save Word File As).
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Als Datei speichern und wählen Sie dann Text aus.
    
    Im Textgenerator:
    1. Geben Sie den Text Output\ ein.
    2. Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Textgenerator und wählen Sie dann Mitarbeiter > Vollständiger Name aus.
    3. Geben Sie den Text _PerformanceReview.docx ein.
      
      Der Text sollte wie folgt aussehen: Output\[Employee]FullName_PerformanceReview.docx.
    4. Klicken Sie im Textgenerator auf Speichern.
  - Behalten Sie die Standardauswahl für die anderen Optionen bei.
  Sie haben angegeben, dass Sie die mit den Daten jedes Mitarbeiters geänderte Vorlagendatei in einem neuen Ordner namens „Ausgabe“ speichern möchten. Der vollständige Name jedes Mitarbeiters wird dem Dateinamen unter Verwendung des Werts in der Spalte „Voller Name“ der Excel-Datei „Mitarbeiter“ hinzugefügt.
7. Klicken Sie im StudioX-Menüband auf Speichern, um die Automatisierung zu speichern, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Automatisierung auszuführen.
Die Automatisierung erstellt separate Leistungsbeurteilungs-Word-Dokumente für jeden Mitarbeiter im Ausgabeordner und füllt die Dateien mit Informationen aus den Excel-Dateien mit Mitarbeiterdaten und Projektinformationen sowie aus den Textdateien mit Vorgesetzten-Feedback.

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