Tutorial: Arbeiten mit Word-Automatisierung

In diesem Tutorial erstellen wir eine Automatisierung, die ein individuelles Word-Dokument zur Leistungsüberprüfung für jedes Teammitglied generiert, das auf einer Word-Vorlagedatei und Daten basiert, die aus mehreren Excel- und Textdateien gesammelt wurden. Die Vorlagendatei enthält Platzhaltertext und Lesezeichen, die mit Word-Aktivitäten mit Werten gefüllt werden können. Die Namen der Excel- und Textdateien, aus denen Daten kopiert werden sollen, folgen einem bestimmten Muster, das den Mitarbeiternamen enthält.

Wir beginnen mit dem Hinzufügen einer Aktivität Excel-Datei verwenden , um eine Excel-Datei mit Mitarbeiterinformationen anzugeben, die der Automatisierung hinzugefügt werden soll. Darin fügen wir eine Aktivität Für jede Excel-Zeile hinzu, um die Zeilen mit Mitarbeiterdaten zu durchlaufen. In „Für jede Excel-Zeile“ fügen wir eine Aktivität Word-Datei verwenden hinzu, um das Vorlagendokument zur Automatisierung hinzuzufügen. Dann füllen eine Reihe von Aktivitäten für Text ersetzen, Lesezeicheninhalt setzen und Datentabelle in Dokument einfügen jede Word-Datei mit den erforderlichen Informationen aus für jeden Mitarbeiter aus einer Excel-Datei und einer Textdatei entnommen. Schließlich fügen wir eine Aktivität Word-Datei speichern als hinzu, um das Vorlagendokument als separate Datei für jeden Mitarbeiter zu speichern.

1. Schritt 1: Richten Sie das Projekt ein und erhalten Sie die erforderlichen Dateien.

   1. Create a new blank project using the default settings.
   2. Laden Sie das Archiv mit dem Automatisierungsprojekt in diesem Tutorial herunter und extrahieren Sie es mit der Schaltfläche am unteren Rand dieser Seite. Kopieren Sie den Ordner Dateien in Ihren Projektordner.
   3. Erstellen Sie einen Ordner mit dem Namen Ausgabe in Ihrem Projektordner.

2. Schritt 2: Fügen Sie die Excel mit Mitarbeiterdaten zum Projekt hinzu und durchlaufen Sie die Zeilen in der Datei.

   1. In StudioX, click Add activity in the Designer panel, and then find the Use Excel File activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. In der Aktivität:

      • Click Browse next to the Excel file field, and then browse to the Files folder and select the file Employees.xlsx.

      • Geben Sie im Feld Referenzieren als EmployeeData ein.

        Sie haben angegeben, dass Sie mit der Datei Mitarbeiter.xlsx arbeiten werden, die in Ihrer Automatisierung als EmployeeData bekannt ist.

   3. Click Add activity inside Use Excel File, and then find the For Each Excel Row activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel inside the Use Excel File activity.

   4. In der Aktivität „Für jede Excel-Zeile“ (For Each Excel Row):

      • Ersetzen Sie im Textfeld Für alle CurrentRow durch Employee.

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld In Bereich, und wählen Sie dann EmployeeData > Blatt1 [Blatt] aus.

        Sie haben angegeben, dass Sie die Zeilen in Sheet1 in der Tabelle „Mitarbeiter“ durchlaufen möchten. Da jede Zeile Informationen über einen Mitarbeiter enthält, wurde die aktuelle Zeile in der Iteration in „Mitarbeiter“ umbenannt, um die Informationen aus der Zeile später in der Automatisierung leichter zu identifizieren.

        

3. Schritt 3: Hinzufügen der Word-Vorlagedatei zur Automatisierung

   1. Click Add activity inside For Each Excel Row, and then find the Use Word File activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. In der Aktivität „Word-Datei verwenden“ (Use Word File):

      • Click Browse next to the Word file field, and then browse to the Files folder and select the file PerformanceReviewDoc_template.docx.

      • Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch speichern. Dadurch wird sichergestellt, dass die Vorlagendatei nicht mit den für jeden Mitarbeiter hinzugefügten Daten gespeichert wird.

        Sie haben angegeben, dass Sie mit der Datei „PerformanceReviewDoc_template.docx“ arbeiten werden.

        

4. Schritt 4: Hinzufügen von Informationen aus der Excel-Datei mit Mitarbeiterdaten zur Word-Datei

   1. Click Add activity inside Use Word File, and then find the Replace Text activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. In der Aktivität „Text ersetzen“ (Replace Text):

      • Click Plus on the right side of the Search for field, and then select Text. In the Text Builder, enter <<FullName>>.

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Ersetzen durch, und wählen Sie dann Mitarbeiter > Voller Name aus.

        Sie haben angegeben, dass Sie den Platzhaltertext <<FullName>> in der Word-Datei durch den vollständigen Namen ersetzen möchten, der für jeden Mitarbeiter aus der Zelle in der Spalte „Voller Name“ der Excel-Datei „Mitarbeiter“ kopiert wird.

   3. Click Add activity below the Replace Text activity, and then find the Set Bookmark Content activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   4. In der Aktivität „Lesezeicheninhalt setzen“ (Set Bookmark Content):

      • Click Plus on the right side of the Bookmark name field, and then select Text. In the Text Builder, enter DirectManager.

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Lesezeichentext, und wählen Sie dann Mitarbeiter > Direkter Vorgesetzter aus.

        Sie haben angegeben, dass Sie für jeden Mitarbeiter den Namen des direkten Vorgesetzen zur Word-Datei hinzufügen möchten, indem Sie den Inhalt der Zelle in der Spalte „Direkter Vorgesetzer“ der Excel-Datei „Mitarbeiter“ kopieren und an der Stelle des DirectManager-Lesezeichens in der Word-Datei einfügen.

   5. Wiederholen Sie die Schritte 3-4 dreimal, um zusätzliche Aktivitäten zum Festlegen von Lesezeicheninhalten hinzuzufügen, die den vollständigen Namen, den Standort und den Titel jedes Mitarbeiters zur Word-Datei hinzufügen. Konfigurieren Sie jede Aktivität wie folgt:

      • Lesezeichenname FullName, Lesezeichentext Mitarbeiter > Voller Name

      • Lesezeichenname Location, Lesezeichentext Mitarbeiter > Standort

      • Lesezeichenname PositionTitle, Lesezeichentext Mitarbeiter > Stellenbezeichnung

        

5. Schritt 5: Hinzufügen von Informationen aus der Excel-Datei mit Daten über Projekten zur Word-Datei

   1. Click Add activity below the last Set Bookmark Content, and then find the Use Excel File activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. In der Aktivität „Excel-Datei verwenden“ (Use Excel File):

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Excel-Datei und wählen Sie dann Text aus.

        Im Textgenerator:

        1. Geben Sie den Text Files\ ein.

        2. Click Plus on the right side of the Text Builder, and then select Employee > Full Name.

        3. Geben Sie den Text _Projects.xlsx ein.

           Der Text sollte wie folgt aussehen: Files\[Employee]FullName_Projects.xlsx.

        4. Click Save in the Text Builder.

      Sie haben angegeben, dass Sie für jeden Mitarbeiter die Excel-Datei für Projekte zur Automatisierung hinzufügen möchten. Da es sich bei der Auswahl der Excel-Datei um einen dynamischen Dateipfad handelt und Sie Daten in den Aktivitäten auswählen möchten, die die Projektdateien verwenden, haben Sie eine der Dateien als Vorlagendatei angegeben.

   3. Click Add activity inside the newly added Use Excel File activity, and then find the Insert DataTable in Document activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   4. In der Aktivität „DataTable in Dokument einfügen“ (Insert DataTable in Document):

      • Click Plus on the right side of the Table to insert field, and then select Projects > Sheet1 [Sheet] > Table1 [Table].
      • Wählen Sie im Dropdown-Menü Einfügen relativ zu die Option Lesezeichen aus.
      • Click Plus on the right side of the Bookmark to search for field, and then select Text. In the Text Builder, enter Projects.
      • Wählen Sie im Dropdown-Menü Position zum Einfügen die Option Nach aus.

      Sie haben angegeben, dass Sie für jeden Mitarbeiter Tabelle1 aus der Excel-Datei „Projekte“ kopieren und nach dem Lesezeichen namens „Projekte“ in die Word-Datei einfügen möchten.

      

6. Schritt 6: Hinzufügen von Informationen aus den Textdateien mit Vorgesetztenfeedback zu den Word-Dateien und speichern einer separaten Datei für jeden Mitarbeiter

   Die Automatisierung erstellt separate Leistungsbeurteilungs-Word-Dokumente für jeden Mitarbeiter im Ausgabeordner und füllt die Dateien mit Informationen aus den Excel-Dateien mit Mitarbeiterdaten und Projektinformationen sowie aus den Textdateien mit Vorgesetzten-Feedback.

   Beispiel herunterladen

   1. Click Add activity below the newly added Use Excel File activity, and then find the Read Text File activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   2. In der Aktivität „Textdatei lesen“ (Read Text File):

      • Click Plus on the right side of the File name field, and then select Text.

        Im Textgenerator:

        1. Geben Sie den Text Files\ ein.

        2. Click Plus on the right side of the Text Builder, and then select Employee > Full Name.

        3. Geben Sie den Text _ManagerFeedback.txt ein.

           Der Text sollte wie folgt aussehen: Files\[Employee]FullName_ManagerFeedback.txt.

        4. Click Save in the Text Builder.

      • In the Properties panel, click Plus on the right side of the Content field, and then select Save for Later Use. Enter the name ManagerFeedback, and click OK.

      Sie haben angegeben, dass Sie für jeden Mitarbeiter das Vorgesetztenfeedback aus der Textdatei kopieren möchten, die den Mitarbeiternamen im Dateinamen enthält, und das Feedback für die spätere Verwendung in der Automatisierung speichern möchten.

   3. Click Add activity below the Read Text File activity, and then find the Set Bookmark Content activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   4. In der Aktivität „Lesezeicheninhalt setzen“ (Set Bookmark Content):

      • Click Plus on the right side of the Bookmark name field, and then select Text. In the Text Builder, enter DirectManagerFeedback.

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Lesezeichentext, und wählen Sie dann Gespeicherten Wert verwenden > ManagerFeedback aus.

        Sie haben angegeben, dass Sie für jeden Mitarbeiter das Vorgesetztenfeedback, das Sie für die spätere Verwendung in der Aktivität „Textdatei lesen“ (Read Text File) gespeichert haben, kopieren und es in die Word-Datei am Speicherort des DirectManagerFeedback-Lesezeichens einfügen möchten.

        

   5. Click Add activity below the Set Bookmark Content activity, and then find the Save Word File As activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added to the Designer panel.

   6. In der Aktivität „Word-Datei speichern als“ (Save Word File As).

      • Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Als Datei speichern und wählen Sie dann Text aus.

        Im Textgenerator:

        1. Geben Sie den Text Output\ ein.

        2. Click Plus on the right side of the Text Builder, and then select Employee > Full Name.

        3. Geben Sie den Text _PerformanceReview.docx ein.

           Der Text sollte wie folgt aussehen: Output\[Employee]FullName_PerformanceReview.docx.

        4. Click Save in the Text Builder.

      • Behalten Sie die Standardauswahl für die anderen Optionen bei.

      Sie haben angegeben, dass Sie die mit den Daten jedes Mitarbeiters geänderte Vorlagendatei in einem neuen Ordner namens „Ausgabe“ speichern möchten. Der vollständige Name jedes Mitarbeiters wird dem Dateinamen unter Verwendung des Werts in der Spalte „Voller Name“ der Excel-Datei „Mitarbeiter“ hinzugefügt.

   7. Klicken Sie im StudioX-Menüband auf Speichern, um die Automatisierung zu speichern, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Automatisierung auszuführen.