Documentação de COMO ESTÁ

Entrevista do COMO ESTÁ da fase 1 no Cartografer, cobrindo a estrutura da conversa, confirmando o mapa do processo e gerando um documento COMO ESTÁ.

A Fase 1 captura o estado atual do seu processo por meio de uma entrevistas de conversação. O Mapeador descreve o que está criando, faz perguntas de acompanhamento direcionadas e confirma um mapa de processo COMO ESTÁ bloqueado antes do início da Fase 2.

O que a Fase 1 faz

A conversa é conversacional — você descreve o processo com suas próprias palavras e o Cartográfico faz perguntas de acompanhamento direcionadas. Você nunca recebe um formulário em branco para preencher.

Etapa	Area	O que o Cartográfico está criando
1	Estruturação do processo	Nome do processo, objetivo, gatilho, frequência, volume e limites de escopo
2	Funções e sistemas	Cada equipe, pessoa e aplicativo envolvido e seu relacionamento com cada etapa
3	Tutorial da etapa	Uma descrição passo a passo do processo, do disparo à conclusão
4	Regras de negócios e decisões	Condições, limites, aprovações e caminhos de exceção
5	Lacunas e ambiguidades	Perguntas que o material de origem não pode responder e itens adiados sinalizados para mais tarde

Observação:

Você não precisa cobrir essas áreas em ordem rigorosa. O Cartografer adapta-se à forma como você descreve naturalmente o processo — se você cobrir regras antes das etapas, ele reorganiza automaticamente.

Como dar respostas úteis

Tópico	Resposta fraca	Resposta forte
Gatilho	"Tudo começa quando recebemos uma fatura".	"Um PDF de fatura chega na caixa de correio do AP." O sistema verifica-a a cada 30 minutos em dias úteis.
System	"Usamos SAP".	“Usamos SAP S/4HANA. A transação relevante é MIRO para publicação de faturas e EM23N para pesquisa de PO.
Regra	"Faturas de valor alto precisam de aprovação."	"Faturas acima de US$ 50.000 exigem aprovação dupla — Gerente de Finanças e VP de Finanças — antes da publicação.
Exceção	"Algumas vezes, há erros."	Se o número de PO estiver ausente, a fatura será enviada para o Funcionário do AP para pesquisa manual. A resolução de destino é de 48 horas.

Dica:

Se você não puder responder a uma pergunta, diga-o explicitamente. Por exemplo, "Não sei, marque isso como uma lacuna". O mapeador registra isso e segue em frente. A suposição produz uma documentação imprecisa que é mais difícil de corrigir posteriormente.

Saiba quando a Fase 1 está concluída

Revise a lista de etapas capturadas, disponível em Arquivos > COMO ESTÁ, e o diagrama AS-IS do estado atual proposto. Corrija qualquer coisa que esteja errada antes de confirmar o mapa — após a confirmação, o mapa será bloqueado e usado como base para o documento da Fase 3. O mapa nunca é um espaço reservado; é seu fluxograma real confirmado, incorporado no Documento de design de processo (PDD).

Você pode alterar a captura como está de três maneiras:

• Peça ao Cartográfico para adicionar ou fazer uma alteração diretamente, por exemplo: "Renomear a Etapa 2 como 'Correspondência do paciente ao registro do Patrocinador do funcionário'".
• Forneça um novo arquivo que adicione informações, por exemplo: "Anexou páginas da agência regulatória estado que contém regras de negócios que devem cumprir". Consulte os parágrafos 5.6 a 5.8.”.
• Edite o conteúdo do wiki diretamente: abra Arquivos, navegue até a seção wiki que você deseja alterar, aponte para a seção e selecione o ícone de edição (lápis).

Importante:

"Path Assistant" não é confirmação. Diga explicitamente: " Confirmo o mapa do processo" ou "o mapa está correto" para bloqueá-la e concluir a Fase 1.

Geração de um documento COMO ESTÁ

Você não precisa gerar um documento COMO ESTÁ para continuar para a Fase 2 — o mapa confirmado é encaminhado automaticamente. Gerar um quando:

• Você precisa de um documento de linha de base para conformidade ou auditoria.
• Você está criando um guia de treinamento para operações no estado atual.
• Você deseja a assinatura das partes interessadas no estado COMO ESTÁ antes de projetar o estado COMO SERÁ.
• Você ainda não está pronto para projetar o estado futuro.

O PDD é o único tipo de documento padrão disponível e normalmente executa de 15 a 30 páginas. Modelos personalizados com um escopo diferente, como um SOP, resumo de processo ou extração de regra de negócios (em breve), ainda não estão disponíveis.

Cada documento COMO ESTÁ contém:

• Visão geral do processo — o que o processo faz e por que ele é importante
• Mapa de processo confirmado — o fluxograma incorporado real, nunca um espaço reservado
• Passo a passo — uma descrição detalhada de cada etapa
• Regras de negócios — condições, limites e requisitos de aprovação
• Funções e sistemas — quem faz o que e quais ferramentas são usadas
• Pontos problemáticos — desafios atuais e gargalos identificados durante a conversa
• Lacunas conhecidas — perguntas adiadas para resolução
• Atribuição de origem (em breve) — de qual documento de origem veio cada fato

Próximas Etapas

Continue para Delegar uma tarefa se você precisar de entradas de outros membros da equipe ou continue diretamente para o design TO-BE e a geração de PDD.