TO-BE設計とPDD生成

Cartographer でのフェーズ 2 の TO-BE 設計とフェーズ 3 の PDD 生成 (自動化モードの割り当て、将来の状態のプロセス マップ、およびプロセス設計ドキュメントの生成について説明します)。

フェーズ 2 では、確認済みの現状マップに基づいてプロセスの将来のステートを設計します。フェーズ 3 では、両方の状態を組み合わせてダウンロード可能なプロセス設計ドキュメント (PDD) を作成します。

前提条件

現状 (AS-IS) のプロセス マップが確認され、ロックされます。現 状 (AS-IS) のドキュメントをご覧ください。

フェーズ 2 を開始する

フェーズ 2 には通常 1 時間から 2 時間かかります。任意の時点で一時停止し、後のセッションで再開できます。開始するには、「フェーズ 2 に進みます」または「将来の状態を設計しましょう」と言います。

オートメーション モードの割り当て

フェーズ 2 の最初のタスクは、プロセスの各ステップにオートメーション モードを割り当てることです。Cartographer は各ステップを表示し、自動化後にそのステップをどのように処理するかを選択するように求められます。

モード	意味	使用すべきタイミング
完全自動化	人間の関与なしに実行されます。— ルールベース、システム間	明確なルールを持つステップ - API または RPA ボットがすべてを処理する
支援付き	トリガーまたはガイドする人と一緒に走る	ユーザーがリアルタイムで開始または確認する必要があるステップ
オペレーター	AI ドリブン — 実行時にバリエーションや判断を処理します	変数入力、自然言語、または動的な意思決定を使用するステップ
人間によるレビュー	必須の人間による承認ステップによる自動化	コンプライアンス、財務、または例外の承認要件があるステップ
手動	完全な人間のままでいる	物理的なアクション、ポリシーの判断、または今のところ範囲外のステップ

ラボ料金ルーティングプロセスの割り当ての例:

• LISからの注文ファイルの受信 — 完全自動化
• 支払者のルールに照らして請求コードを検証する — Agent
• 請求キューへのルーティング — 完全に自動化
• しきい値を超える例外料金の承認 — 人間によるレビュー
• 日終時の不一致の調整 — 支援

ヒント:

モードがわからない場合は、保守的な既定値として [手動] を選択し、暫定的としてマークします。PDD の生成前または生成後に任意のモードを変更できます。

デザインに関する質問への回答

デリバリー モデルが設定されると、 Cartographer はプロセスの設計に固有の少数の的を絞った質問をします。これらは固定されたチェックリストではなく、本当に必要な質問のみです。

• トリガー — プロセスはスケジュールに従って開始されますか、それともイベントの発生時に開始されますか?
• 人間によるレビュー ポイント — 例外を承認するユーザーと、通知の受信方法
• エラー処理 — システムが利用できない場合やデータが欠落している場合はどうなりますか?

知っていることに答えてください。何かがまだ決定されていない場合は、そう言ってください — それはPDDに未処理アイテムとして記録されます。

将来の状態のプロセス マップを確認する

デリバリー モデルが設定されると、 Cartographer は、自動化モードごとに色分けされた将来の状態のプロセス マップを生成します。

色	モード
青	完全自動化
ティール	支援付き
ブラウン	オペレーター
濃い赤	人間によるレビュー
緑	手動

重要:

将来の状態マップの確認は必須のチェックポイントです。Cartographer は、マップを確認するまで、詳細な TO-BE ステップのドキュメントの下書きを作成しません。この時点以降にマップの形状を変更する場合は、影響を受けるセクションを再描画する必要があるため、時間をかけて正しく作成してください。

設計が正確に反映されるまで、マップ上で反復処理します。満足したら、「未来の状態マップを確認します」と言います。

ドラフトされた将来の状態の詳細を確認する

地図を確認したら、 Cartographer は下書きします。

• 将来の状態のステップ — トリガー、入力、出力、割り当てられたモードを含むステップごとに 1 つのエントリ
• 例外処理 — TO-BE の処理が現状と異なる場合にのみ文書化されます。
• メリット — サイクル時間、エラーの削減、解放された容量、および監査可能性を網羅する定性的なナラティブ

注:

「メリット」セクションでは、定性的な結果についてのみ説明します。ROI の計算、ドル単位のコスト削減、投資回収期間の予測は含まれません。ダウンロード後、数値化されたビジネス ケースを手動で追加します。

フェーズ 2 が完了したことを確認する前に、下書きされた詳細を確認し、修正をリクエストします。確認したら、「フェーズ 2 が完了しました」または「PDD を生成する準備ができました」と言ってフェーズ 3 に進みます。

PDD を生成する

ドキュメントのメタデータ

PDD を生成する前に、 Cartographer は 1 つのプロンプトで 4 つの値を要求します。

フィールド	既定 (Default)	備考
プロセス名	文書化したプロセス	ドキュメントの表紙に表示される正式名称を使用します
組織名	なし、必須	たとえば、「HealthCo — 収益サイクル」などを入力します。
作成者	なし	表紙とヘッダーに表示する名前
Document Version (ドキュメント バージョン)	1.0	レビュー サイクル中は 0.x に増やし、最終的な承認時に 1.0 に昇格します。

ヒント:

ステークホルダーのレビュー時には 0.x のバージョン番号を使用します。ドキュメントが最終的な承認を受けた後にのみ、1.0 に昇格します。これにより、下書きバージョンを共有する際の混乱を回避できます。

ドキュメント形式を選択する

フェーズ 3 の開始時に、ドキュメント形式を選択できます。この手順をスキップすると、 Cartographer は標準 PDD を生成します。

形式	最適な用途	標準の長さ
PDD	開発者、アーキテクト、センター オブ エクセレンス向けの完全なオートメーション設計ドキュメント	30 から 50 ページ
標準業務手順書 (SOP) (近日公開予定)	運用チームとトレーニング向けの将来の状態の使用ガイド	15 から 25 ページ
トランスフォーメーションブリーフ(近日公開予定)	現在から将来への変化のエグゼクティブサマリー	3 から 5 ページ
カスタム テンプレート (近日提供予定)	組織独自の形式	変数

すべてのPDDに含まれるもの

現状 (フェーズ 1) のコンテンツ

• 現在のステートのプロセスの概要と説明
• 現在の状態のプロセス マップ — 実際の埋め込みフローチャート
• ステップバイステップの現在のワークフロー
• 現在使用されているエンティティ、ロール、およびシステム
• ビジネス ルールと判断ポイント
• 問題 点と現在のステートのギャップ

TO-BEコンテンツ、フェーズ2から:

• 将来の状態のプロセスの概要
• 将来の状態を示すプロセス マップ。自動化モードごとに色分けして表示
• ステップごとのモードを使用したステップバイステップの将来のワークフロー
• デリバリー モデルの表 — ステップ、現在のモード、フューチャー モード
• 例外処理の変更
• 定性的なメリットの物語

自動生成されるサポート セクション

• 出典の帰属 (近日公開予定) — 各事実の出所
• フェーズ 1 のギャップ レジスタからのオープン ギャップと繰延アイテム
• 役割と責任
• 参照ドキュメント

レビューとダウンロード

生成後 (通常 2 分から 5 分かかります)、PDD が [ Delegate ] ドキュメント パネルに表示され、以下が表示されます。

• すべてのセクションのライブ プレビュー
• 対象を絞った更新のために、各セクションの下部にある「セクションを絞り込む」リンク
• システムのスクリーンショットが表示されるスクリーンショットのプレースホルダーです。フェーズ 1 でアタッチした画面録画から入力されます

結果: 内容に問題がなければ、[ ダウンロード ] を選択して .docx ファイルを保存します。ダウンロードされたファイルには、パネルで行った改良も含め、最新の下書きが常に反映されます。

次のステップ

PDDと品質チェックリストの改善に進みます。