Conception À PDD et génération de DDP

Conception de la phase 2 À PARAÎTRE et génération du DDP de la phase 3 dans Cartographieur, couvrant l'affectation du mode d'automatisation, la carte du processus futur et la génération du document de conception de processus.

La phase 2 conçut l'état futur de votre processus en plus de la carte TELLE QUELLE confirmée. La phase 3 combine les deux états dans un document de conception de processus (DDP) téléchargeable.

Prérequis

Votre carte de processus en l’état est confirmée et verrouillée. Voir la documentation AS-IS.

Démarrage de la phase 2

La phase 2 prend généralement une à deux heures. Vous pouvez faire une pause à tout moment et le reprendre dans une session ultérieure. Pour commencer, disons: « Continuer vers la phase 2»; ou « Crée l’état futur».

Affecter des modes d'automatisation

La première tâche de la phase 2 consiste à attribuer un mode d'automatisation à chaque étape de votre processus. Cartographiez vous montre chaque étape et vous demande de sélectionner la façon dont elle sera gérée après l'automatisation.

Mode	Ce que cela signifie	Quand l’utiliser
Entièrement automatisé	Fonctionne sans intervention humaine, basé sur des règles, du système à système	Étapes avec des règles claires où un robot API ou RPA gère tout
Assisté	Fonctionne aux côtés d’une personne qui le déclenche ou le guide	Étapes qu'une personne doit lancer ou examiner en temps réel
Agent (Agent)	Basé sur l’IA — gère la variation ou le jugement lors du runtime	Étapes avec des entrées variables, un langage naturel ou des décisions dynamiques
Examen par un intervenant humain	Automatisé avec une étape d'approbation humaine obligatoire	Étapes avec des exigences de conformité, financières ou d'approbation d'exception
Manuel	Reste entièrement humain	Actions physiques, décisions politiques ou étapes hors du champ d’application pour l’instant

Exemples d'affectations pour un processus de routage des frais de laboratoire:

• Recevoir le fichier de commande depuis lis — Entièrement automatisé
• Valider les codes de facturation par rapport aux règles du payeur — Agent
• Acheminer vers la file d’attente de facturation — Entièrement automatisé
• Approuver les frais d’exception au-dessus du seuil — Examen humain
• Rapprocher les écarts de fin de journée — Assisté

Astuce :

Si vous n’êtes pas sûr d’un mode, choisissez Manuel comme conservation par défaut et marquez-le comme temporaire. Vous pouvez modifier n'importe quel mode avant ou après la génération du DDP.

Réponse aux questions de conception

Une fois le modèle de livraison défini, Cartographiez un petit nombre de questions ciblées spécifiques à votre conception de processus. Il ne s’agit pas d’une liste de contrôle fixe mais uniquement des questions réellement nécessaires:

• Déclencheur — le processus démarre-t-il selon une planification ou lorsqu'un événement se produit?
• Points d’examen humain — qui approuve les exceptions et comment reçoivent-ils les notifications?
• Gestion des erreurs — que se passe-t-il si un système est indisponible ou des données sont manquantes?

Répondez ce que vous connaissez. Si quelque chose n’est pas encore décidé, disons-le — il est enregistré en tant qu’élément ouvert dans le DDP.

Confirmation de la carte de processus de l’état futur

Une fois le modèle de livraison défini, Cartographiez génère une carte de processus future, codée par couleur par mode d'automatisation:

Couleur	Mode
Bleu	Entièrement automatisé
Équipe	Assisté
Gris	Agent (Agent)
Rouge foncé	Examen par un intervenant humain
Vert	Manuel

Important :

La confirmation de la carte de l’état futur est un point de contrôle obligatoire. Cartographiez ne rédige pas de documentation détaillée pour l’étape À PARAÎTRE, tant que vous n’avez pas confirmé la carte. Une modification de la forme de la carte après ce point nécessite de reformuler les sections affectées, alors prenez le temps de corriger.

Révisez la carte jusqu'à ce qu'elle reflète votre conception avec précision. Lorsque vous êtes satisfait, disons: "Je confirme la carte de l’état futur."

Examiner les détails de l’état futur

Une fois la carte confirmée, Charger le brouillon:

• Étapes de l’état futur — une entrée par étape avec déclencheur, entrées, sorties et mode attribué
• Gestion des exceptions - documenté uniquement lorsque votre gestion À PARAÎTRE diffère de AS-IS
• Avantages — un texte qualitatif couvrant la durée du cycle, la réduction des erreurs, la capacité libérée et l'auditabilité

Remarque :

La section sur les avantages décrit uniquement les résultats qualitatifs. Il n'inclut pas les calculs du ROI, les économies de coûts en dollars ou les prévisions de la période de remboursement. Ajoutez un cas métier quantifié manuellement après le téléchargement.

Examinez les détails du brouillon et demandez des corrections avant de confirmer que la phase 2 est terminée. Une fois que vous avez confirmé, indiquez "La phase 2 est terminée". ou « prêt à générer le DDP » pour passer à la phase 3.

Génération du DDP

Métadonnées du document

Avant de générer le DDP, Cartographiez demande quatre valeurs dans une seule invite:

Champ	Default	Remarques
Nom du processus	Le processus que vous avez documenté	Utilisez le nom officiel tel qu’il apparaît sur la couverture des documents
Nom de l'organisation	Aucun, requis	Par exemple, « SantéCo — Cycle des revenus»;
Auteur	Aucun (None)	Nom ou noms devant apparaître sur la couverture et l’en-tête
Version du document	1.0	Incrémenter à 0,x pendant les cycles de révision et promouvoir à 1,0 à l'approbation finale

Astuce :

Utilisez un numéro de version 0.x lors de l’examen par les parties prenantes. Promouvoir vers 1.0 uniquement lorsque le document a reçu l'approbation finale. Cela évite toute confusion lorsque vous partagez des versions au statut de brouillon.

Choisir un format de document

Lors de l'entrée de la phase 3, vous pouvez choisir un format de document. Si vous ignorez cette étape, Mapgrapher génère un DDP standard.

Format	Idéal pour	Longueur typique
DDP	Documentation complète de la conception d'automatisations pour les développeurs, les architectures et les Centers of Excellence	30 à 50 pages
Procédure opérationnelle standard (bientôt disponible)	Guide pratique sur l’état futur pour les équipes opérationnelles et la formation	15 à 25 pages
Présentation de la transformation (bientôt disponible)	Résumé métier des modifications actuelles et futures	3 à 5 pages
Modèle personnalisé (bientôt disponible)	Le format de votre organisation	Variable

Ce que contient chaque DDP

Contenu en l’état, de la phase 1:

• Vue d’ensemble et description de l’état actuel du processus
• Carte de processus de l’état actuel — Organigramme réel intégré
• Workflow actuel étape par étape
• Entités, rôles et systèmes utilisés aujourd’hui
• Règles métier et points de décision
• Difficultés et lacunes de l'état actuel

Contenu À PARAÎTRE, à partir de la Phase 2:

• Vue d’ensemble du processus à l’état futur
• Carte du processus de l'état futur, codée par mode d'automatisation
• Workflow futur étape par étape avec mode par étape
• Table du modèle de livraison — étape, mode actuel, mode futur
• Modifications de la gestion des exceptions
• Description des avantages qualitatifs

Sections d'assistance, générées automatiquement:

• Attribution de la source (bientôt disponible) — d'où provient chaque fait
• Écarts ouverts et éléments différés du registre des écarts de la phase 1
• Rôles et responsabilités
• Documentation référencée

Examiner et télécharger

Après la génération, qui prend généralement deux à cinq minutes, le PDD apparaît dans le panneau Delegate du document avec:

• Un aperçu en direct de toutes les sections
• « Section Affiner » liens en bas de chaque section pour des mises à jour ciblées
• Espaces réservés de capture d'écran où les captures d'écran système apparaîtront, remplies à partir de tous les enregistrements d'écran que vous avez joints lors de la phase 1

Résultat: lorsque vous êtes satisfait du contenu, sélectionnez Télécharger pour enregistrer un .docx fichier. Le fichier téléchargé reflète toujours votre brouillon le plus récent, y compris les améliorations que vous avez apportées dans le panneau.

Prochaines étapes

Continuez à affiner votre DDP et la liste de contrôle de la qualité.