Documentation TELLE QUELLE

Phase 1 entretien AS-IS dans Cartgrapher, couvrant la structure des entretiens, confirmant la carte de processus et générant un document AS-IS.

La phase 1 capture l'état actuel de votre processus par le biais d'une interrogation conversationnelle. Cartographie ce qu'il construise, pose des questions de suivi ciblées et confirme une carte de processus AS-IS verrouillée avant le début de la phase 2.

Ce que fait la phase 1

L'interrogateur est conversationnel: vous décrivez le processus avec vos propres mots et Cartographiez des questions de suivi ciblées. Vous ne recevez jamais un formulaire vierge à remplir.

Étape	Area	Qu’est-ce que Mapmaper
1	Entraînement de processus	Nom du processus, objectif, déclencheur, fréquence, volume et limites de l’étendue
2	Rôles et systèmes	Chaque équipe, personne et application impliquées, et leur relation à chaque étape
3	Présentation de l’étape	Une description étape par étape du processus depuis le déclencheur jusqu'à l'achèvement
4	Règles et décisions métier	Conditions, seuils, approbations et chemins d'exception
5	Écarts et ambiguïtés	Questions auxquelles le matériel source ne peut pas répondre et éléments différés marqués pour plus tard

Remarque :

Il n'est pas nécessaire de couvrir ces domaines dans un ordre strict. Cartographiez s'adapte à la façon dont vous décrivez naturellement le processus - si vous couvrez les règles avant les étapes, il réorganise automatiquement.

Comment apporter des réponses utiles

Sujet	Réponse faible	Réponse efficace
Déclencheur	« Cela commence lorsque nous obtenons une facture».	« Un PDF de facture arrive dans la boîte aux lettres AP. Le système le vérifie toutes les 30 minutes des jours ouvrables.et quota;
Système	« Nous utilisons SAP.»	« Nous utilisons SAP S/4HANA. La transaction pertinente est CIRO pour la publication des factures et MA23N pour la recherche des bons de commande.`
Règles	« Les factures à forte valeur nécessitent une approbation. »	« Les factures de plus de 50 000 $ nécessitent une double approbation — le gestionnaire des finances et le vice-président des finances — avant la publication.»
Exception	« Il y a parfois des erreurs.»	« Si le numéro de bon de commande est manquant, la facture est redirigée vers le service d’ workflow pour des recherches manuelles. La résolution cible est de 48 heures.

Astuce :

Si vous ne pouvez pas répondre à une question, dites-le explicitement, par exemple: "Je ne sais pas, marquez cela comme un écart". Le cartographieur l’enregistre et poursuit. Deviner produit une documentation inexacte qui est plus difficile à corriger ultérieurement.

Savoir quand la phase 1 est terminée

Examinez la liste des étapes capturées, disponible sous Fichiers > AS-IS, et le diagramme AS-IS de l'état actuel proposé. Corrigez tout ce qui est inexact avant de confirmer la carte - une fois confirmée, la carte est verrouillée et utilisée comme base pour le document de phase 3. La carte n'est jamais un espace réservé; il s'agit de votre organigramme confirmé, intégré dans le document de conception de processus (DDP).

Vous pouvez modifier la capture TELLE QUELLE de trois manières:

• Demandez à Cartographieur d’ajouter ou d’apporter une modification directement, par exemple: « Renommez l’étape 2 en tant que ’Correspondance du patient à l’enregistrement du Sponsor des employés’»
• Indiquez un nouveau fichier qui ajoute des informations, par exemple: « J’ai joint des pages de l’autorité de réglementation de l’État contenant des règles métier que nous devons respecter. Voir les paragraphes 5.6 à 5.8.
• Modifiez le contenu du wiki directement: ouvrez Fichiers, accédez à la section du wiki que vous souhaitez modifier, pointez sur la section et sélectionnez l'icône de modification (crayon).

Important :

&guillem; n'est pas confirmé. Dites explicitement: « Je confirme la carte de processus » ou "la carte est correcte" pour le verrouiller et terminer la phase 1.

Générer un document en l’état

Il n'est pas nécessaire de générer un document AS-IS autonome pour passer à la phase 2 — la carte confirmée est reportée automatiquement. Générez-en un lorsque:

• Vous avez besoin d’un document de référence à des fins de conformité ou d’audit.
• Vous créez actuellement un guide d'entraînement pour les opérations actuelles.
• Vous souhaitez l'approbation des parties prenantes sur l'état TELLE QUELLE avant de concevoir l'état À PARAÎTRE.
• Vous n’êtes pas encore prêt à concevoir l’état futur.

Le DDP est le seul type de document par défaut disponible et exécute généralement 15 à 30 pages. Les modèles personnalisés avec une étendue différente, tels qu’une SOP, une synthèse de processus ou une extraction de règle métier (bientôt disponible), ne sont pas encore disponibles.

Chaque document AS-IS contient:

• Vue d’ensemble du processus — ce que fait le processus et pourquoi il est important
• Carte de processus confirmée — le flowchart intégré réel, jamais un espace réservé
• Présentation étape par étape — une description détaillée de chaque étape
• Règles métier — conditions, seuils et exigences d'approbation
• Rôles et systèmes — qui fait quoi et quels outils sont utilisés
• Difficultés - difficultés et goulots d'étranglement actuels identifiés lors de l'interrogation
• Écarts connus — questions différées pour résolution
• Attribution de la source (bientôt disponible): le document source d'où provient chaque fait

Prochaines étapes

Passez à Déléguer une tâche si vous avez besoin de l'entrée d'autres membres de l'équipe, ou passez directement à la conception À PARAÎTRE et à la génération du DDP.