Tutorial: Extraer datos de correos electrónicos automatizados y trasladarlos a una aplicación de escritorio

En este tutorial, creamos una automatización que facilita la extracción de datos específicos de bloques de texto que siguen un formato determinado. Imaginemos que trabajas en un banco y recibes muchas notificaciones por correo electrónico relacionadas con nuevas operaciones de depósito. Es necesario abrir cada correo electrónico, y copiar manualmente los importes para pegarlos en una aplicación de cajero, y luego trasladar cada correo electrónico procesado a una carpeta de Outlook. Los correos electrónico se automatizan la plantilla y el mismo texto aparece junto a las cantidades que necesitas en el cuerpo de correo electrónico. Por ejemplo:

!!!This is an automated message, please do not respond.
A new deposit transaction can be submitted:
Cash in: $10
On Us Check: $20
Not On Us Check: $15
Thank you.!!!This is an automated message, please do not respond.
A new deposit transaction can be submitted:
Cash in: $10
On Us Check: $20
Not On Us Check: $15
Thank you.

El Cuaderno del proyecto predeterminado contiene fórmulas que pueden extraer únicamente las cantidades necesarias. Modificaremos manualmente el Cuaderno del proyecto para extraer los valores de un solo correo electrónico, como se describe en el Paso 2: configurar un proyecto y obtener los archivos necesarios , y luego configuraremos nuestra automatización para extraer los mismos valores de todos los correos electrónicos similares.

La automatización realiza las tareas siguientes para cada correo electrónico de una carpeta de búsqueda de Outlook que contiene los últimos correos electrónicos automatizados no leídos relacionados con las transacciones de depósito:

Copia el cuerpo del correo electrónico y pega los datos en el Cuaderno del proyecto, donde se extraen datos determinados utilizando fórmulas de Excel para la manipulación del texto.
Introduce los datos campo por campo en una aplicación de escritorio y envía los datos.
Marca el correo electrónico como leído y lo traslada a una carpeta de Outlook para procesar los correos electrónicos.

Creamos un proyecto y comenzamos añadiendo una actividad Utilizar aplicación de escritorio de Outlook para indicar la cuenta de Outlook que usar. A partir de ahí, agregaremos una actividad Para cada Correo Electrónico , y luego, a fin de indicar que la automatización debe ejecutarse para cada correo electrónico, ubicaremos todas las actividades subsiguientes dentro de Para cada Correo Electrónico. Añadiremos una actividad de Escribir celda para copiar el texto de cada correo electrónico a una celda específica en el Cuaderno del proyecto. A continuación, agregaremos las actividades de automatización de IU necesarias para escribir los datos en nuestra aplicación de escritorio y, por último, las actividades para marcar el correo electrónico como leído y mover el correo electrónico .

Paso 1: crea dos carpetas en Outlook.

Para este ejemplo, utilizamos correos electrónico con el asunto New Deposit Availabley un texto como mencionamos anteriormente.

Para crear una carpeta de búsqueda para los correos electrónicos no leídos hoy que tengan el asunto especificado:
1. Abra Outlook, y luego haz clic con el botón derecho en Carpetas de búsqueda en el panel de carpetas y selecciona Nueva carpeta de búsqueda.
2. En la ventana de Nueva carpeta de búsqueda, selecciona Crear una carpeta de búsqueda personalizada > Elegir.
3. Today's depositsEn la ventana de Carpeta de Búsqueda Personalizada, escriba en la casilla Nombre y luego selecciona Criterios.
4. En la pestaña Mensajes de la ventana Criterios de búsqueda de carpetas:
  - En los menús desplegables junto a la Hora selecciona recibido y Hoy.
  - En el cuadro Buscar palabras(s), escribe un nuevo depósito disponible.
  - En el menú desplegable En, selecciona solo el campo del asunto.
5. En la pestaña Más opciones, selecciona Solo los elementos que están y luego los no leídos en el menú desplegable adyacente.
6. Haz clic en Aceptar tres veces para cerrar las ventanas y guardar la carpeta.
7. Crea una carpeta en tu bandeja de entrada llamada ProcessedDeposits. Esta es la carpeta a la que se moverán los correos electrónicos después de ser procesados.
8. Envía unos cuantos correos a la cuenta de correo electrónico que utilizas en la automatización, con el asunto especificado y un texto que siga la plantilla indicada, pero introduce cantidades diferentes en cada correo.
9. Después de enviarlos, asegúrate de que aparezcan en la carpeta de búsquedaToday's deposits.
Paso 2: configura un proyecto y obtén los archivos necesarios.
1. Crea un nuevo proyecto con la configuración predeterminada .
2. Cash in: Not On Us Check: Abre el Cuaderno del proyecto y copia el cuerpo de un correo electrónico en la celda B4 de la hoja de texto, luego introduce manualmente el texto a la izquierda de cada uno de nuestros tres valores en las celdas D5:D7, en la celda D5, en la celda D6, On Us Check: en la celda D7. Como no hay un texto a la derecha de los valores, las celdas E5:E7 deben estar vacías. Como se puede ver en la siguiente imagen, las fórmulas que ya se encuentran en las celdas F5:F7 deben extraer los valores.
  
  Guarda y cierra el Cuaderno del proyecto.
3. Descarga y extrae el archivo con el proyecto de automatización en este tutorial utilizando el botón en la parte inferior de esta página. Haz clic en el archivo DoubleUI.exe para abrir la aplicación DoubleUI.
Paso 3: añade la cuenta de Outlook al proyecto e itera a través de los mensajes en la Carpeta de Búsqueda.
1. En el panel de Actividades, selecciona la pestaña Correo y a continuación haz doble clic en Usar la aplicación Outlook de escritorio. La actividad se añade al panel Diseñador.
2. En la actividad, la cuenta de correo electrónico predeterminada ya está seleccionada en el campo selecciona cuenta de correo electrónico.Si quieres utilizar una cuenta diferente, selecciónalo en el menú desplegable.
  
  En el campo Referencia como, deja el valor por defecto Outlookcomo nombre para referirse a la cuenta en la automatización.
3. En el panel de actividades, arrastre la actividad Para cada correo electrónico y suéltala dentro de la actividad Utilice la actividad de la aplicación Outlook del escritorio.
4. En la actividad Para cada correo electrónico, haz clic en el signo Más a la derecha del campo En correos electrónicos de y luego selecciona Outlook > [Buscar carpetas] > [Depósitos de hoy].
  
  Indicaste que quieres iterar a través de los correos en la carpeta de búsqueda de Outlook "Depósitos de hoy".
Paso 4: copia el cuerpo del correo electrónico en alguna celda del Cuaderno del proyecto para extraer el texto.
1. En el panel de actividades, selecciona la pestaña Excel y luego arrastra la actividad Usar archivo de Excel y suéltala dentro de la actividad Para cada archivo en la carpeta.
2. En el campo Archivo de Excel, busca el proyecto de Excel "Project_Notebook.xlsx".
3. Dentro de la actividad Usar archivo de Excel, añade una actividad Escribir celda.
4. En la actividad Escribir celda:
  - Haz clic en Más a la derecha del campo Qué escribir y luego selecciona Correo actual > Texto para indicar que queremos copiar la ruta completa del archivo actual en la iteración.
  - Haz clic en el signo más a la derecha del campo Dónde escribir y, a continuación, selecciona Cuaderno del proyecto (Notas) > Indicar en Excel para abrir el archivo en Excel. En el archivo, selecciona la hoja Texto, y luego la celda B4, y haz clic en Confirmar en la pestaña UiPath de la cinta de Excel. Indicaste que quieres pegar el cuerpo de correo electrónico a la celda B4 en la hoja de texto del Cuaderno del proyecto.
Paso 5: añadir la aplicación de escritorio y las actividades a realizar en ella.
1. En el panel de actividades, selecciona la pestaña Aplicación y luego arrastra la actividad Utilizar la aplicación/Navegador y suéltalo dentro de la actividad Para cada correo de correo electrónico, selecciona la actividad Escribir Celda.Se añade al panel diseñador una actividad Utilizar la aplicación/navegador.
2. En la actividad Utilizar aplicación/navegador, haz clic en Indicar aplicación y luego mueve el puntero del ratón en la aplicación DoubleUI.Cuando se resalte la ventana, haz clic en cualquier lugar en DoubleUI.
  
  La actividad Utilizar aplicación/navegador se actualiza y una captura de pantalla de la ventana aparece dentro de la actividad.
3. En el panel de actividades, selecciona la pestaña Aplicación/Web y, después, arrastra una actividad Escribir en y suéltala dentro de la actividad Utilizar aplicación/navegador. Se añade la actividad Escribir en en la actividad Utilizar aplicación/navegador.
4. En la actividad Escribir en:
  - Haz clic en Indicar destino en la pantalla, luego mueve el puntero del ratón en el campo Efectivo en la aplicación DoubleUI.exe y, cuando se resalte, haz clic en el campo. El campo de texto se identifica como el destino y la etiqueta Efectivo junto a él se identifica como un anclaje. Haz clic en Confirmar en la ventana de Opciones de selección para guardar la selección. Se muestra una imagen del destino y el anclaje en la actividad Escribir en.
    
    Indicaste que quieres escribir en el campo Efectivo desde la aplicación DoubleUI.exe
  - Haz clic en el signo Más a la derecha del campo Escribe esto y selecciona Excel> Indicar en Excel. En el archivo de Excel, selecciona la celda F4 (el valor de entrada de efectivo) y haz clic en Confirmar en la pestaña UiPath de la cinta de Excel. El campo Escribe esto muestra tu selección como [Excel] Text!F5.
    
    Indicaste que quieres copiar el valor de Efectivo del archivo de Excel al campo Efectivo en la aplicación DoubleUI.exe.
5. Repite los pasos 3 y 4 dos veces para añadir actividades Escribir en para copiar los valores de Cheque "On Us" y Cheque "Not On Us" del archivo de Excel (celdas F6 y F7 respectivamente) a los campos correspondientes en la aplicación DoubleUI
6. En el panel de actividades, selecciona la pestaña Aplicación/Web, y luego arrastra una actividad Clic y suéltala dentro de la actividad Utilizar aplicación/navegador después de la actividad Obtener texto. Se añade la actividad Clic en la actividad Utilizar aplicación/navegador.
7. En la actividad Clic, haz clic en Indicar destino en pantalla, y, a continuación, mueve el puntero del ratón sobre el botón Aceptar en la aplicación DoubleUI.exe y, cuando esté resaltado, haz clic en el botón. El botón Aceptar se identifica como el destino y el botón Cancelar junto a él se identifica como un anclaje. Haz clic en Confirmar en la ventana de Opciones de selección para guardar la selección. Una imagen del destino y del anclaje se muestra en la actividad Clic.
  
  Indicaste que quieres hacer clic en el botón Aceptar de la aplicación DoubleUI.exe.
Paso 6: marque el correo electrónico como leído y muévalo a una carpeta de Outlook.
1. En el panel de actividades, selecciona la opción Correo y luego arrastra Marcar correo electrónico como leído/sin leer y suéltelo dentro de la actividad Para cada correo electrónico debajo de la actividad Utilizar aplicación/navegador. Se añade una actividad de Marcar correo electrónico como leído/no leído al panel Diseñador.
2. En la actividad Marcar el correo electrónico como leído:
  - Haz clic en el signo Más a la derecha del campo de Correo electrónico y luego selecciona CurrentMail para indicar que quieres indicar el correo actual en la iteración.
  - En el menú desplegable Marcar como, selecciona Leído.
3. En el panel de actividades, arrastre una actividad para mover el correo electrónico dentro de la actividad Para cada correo electrónico, que se encuentra debajo de la actividad Marcar el correo electrónico como leído/no leído. Se añade una actividad de Mover de correo electrónico al panel Diseñador.
4. En la actividad Mover correo electrónico:
  - Haz clic en el signo Más a la derecha del campo Correo de correo electrónico y luego selecciona CurrentMail para indicar que quieres mover el correo actual en la iteración.
  - Haz clic en el signo más a la derecha del campo Mueve y selecciona Outlook > [Inbox] > [ProcessedDeposits]. Indicaste que quieres mover el correo electrónico a la carpeta ProcessedDeposits.
5. Haz clic en Guardar en la cinta de opciones de StudioX para guardar la automatización y, después, haz clic en Ejecutar la automatización.
  
  Para cada correo electrónico en la carpeta de búsqueda de Outlook, el cuerpo se copia en Excel, los datos se extraen y se introducen en la aplicación de escritorio DoubleUI, el correo electrónico se marca como leído y se traslada a una carpeta diferente.
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