Diseño TO-BE y generación de PDD

Diseño TO-BE de fase 2 y generación de PDD de fase 3 en Cartographer, que abarcan la asignación del modo de automatización, el mapa de procesos de estado futuro y la generación del documento de diseño de procesos.

La fase 2 diseña el estado futuro de tu proceso sobre el mapa AS-IS confirmado. La fase 3 combina ambos estados en un documento de diseño de proceso (PDD) descargable.

Requisitos previos

Su mapa de procesos AS-IS está confirmado y bloqueado. Consulta la documentación actual.

Inicio de la fase 2

La fase 2 suele tardar de una a dos horas. Puede pausar en cualquier punto y reanudar en una sesión posterior. Para comenzar, diga: "Continuar a la fase 2" o "Vamos a diseñar el estado futuro".

Asignar modos de automatización

La primera tarea en la Fase 2 es asignar un modo de automatización a cada paso de tu proceso. Cartographer te muestra cada paso y te pide que selecciones cómo se manejará después de la automatización.

Mode	Qué significa	Cuando usarlo
Totalmente automatizado	Se ejecuta sin intervención humana: basado en reglas, de sistema a sistema	Pasos con reglas claras en los que un bot de API o RPA se encarga de todo
Asistido	Se ejecuta junto con una persona que lo desencadena o lo guía	Pasos en los que una persona debe iniciar o revisar en tiempo real
Agente	Impulsado por IA: maneja la variación o el juicio en tiempo de ejecución	Pasos con entradas variables, lenguaje natural o decisiones dinámicas
Revisión humana	Automatizado con un paso de aprobación humana obligatorio	Pasos con requisitos de cumplimiento, financieros o de aprobación de excepción
Manual	Se mantiene completamente humano	Las acciones físicas, el juicio de políticas o los pasos están fuera del ámbito por ahora

Asignaciones de ejemplo para un proceso de enrutamiento de cargos de laboratorio:

• Recibir archivo de pedido de LIS: totalmente automatizado
• Validar códigos de cargo según las reglas del pagador: agente
• Ruta a la cola de facturación: totalmente automatizada
• Aprobar cargos de excepción por encima del umbral: revisión humana
• Conciliar las discrepancias al final del día: asistido

Consejo:

Si no estás seguro de un modo, elige Manual como predeterminado conservador y márcalo como provisional. Puedes cambiar cualquier modo antes o después de generar el PDD.

Responder preguntas de diseño

Una vez establecido el modelo de entrega, Cartographer hace un pequeño número de preguntas específicas para el diseño de tu proceso. No se trata de una lista de verificación fija, solo de preguntas que son realmente necesarias:

• Desencadenador: ¿el proceso se inicia según una programación o cuando se produce un evento?
• Puntos de revisión humana: ¿quién aprueba las excepciones y cómo reciben las notificaciones?
• Gestión de errores: ¿qué sucede si un sistema no está disponible o faltan datos?

Responda lo que sabe. Si algo aún no se ha decidido, dilo: se registra como un elemento abierto en el PDD.

Confirmar el mapa de procesos de estado futuro

Una vez establecido el modelo de entrega, Cartographer genera un mapa de proceso de estado futuro, codificado por colores según el modo de automatización:

Color	Mode
Azul	Totalmente automatizado
Verde azulado	Asistido
Marrón	Agente
Rojo oscuro	Revisión humana
Verde	Manual

Importante:

Confirmar el mapa de estado futuro es un punto de comprobación obligatorio. Cartographer no redacta la documentación detallada del paso TO-BE hasta que confirmes el mapa. Un cambio en la forma del mapa después de este punto requiere volver a dibujar las secciones afectadas, así que tómate el tiempo para hacerlo bien.

Itera en el mapa hasta que refleje con precisión tu diseño. Cuando esté satisfecho, diga: "Confirmo el mapa de estado futuro".

Revisar el detalle del estado futuro redactado

Con el mapa confirmado, Cartographer borra:

• Pasos de estado futuro: una entrada por paso con desencadenador, entradas, salidas y modo asignado
• Gestión de excepciones: documentada solo cuando tu gestión TO-BE difiere de TAL CUAL
• Beneficios: una descripción cualitativa que abarca la duración del ciclo, la reducción de errores, la capacidad liberada y la auditabilidad

Nota:

La sección de beneficios describe solo resultados cualitativos. No incluye cálculos de ROI, ahorros de costes en dólares ni previsiones del período de amortización. Añade un caso empresarial cuantificado manualmente después de la descarga.

Revise el detalle redactado y solicite correcciones antes de confirmar que se ha completado la fase 2. Una vez que confirmes, di "La fase 2 está completa" o "listo para generar el PDD" para pasar a la fase 3.

Generar el PDD

Metadatos del documento

Antes de generar el PDD, Cartographer pide cuatro valores en una sola solicitud:

Campo	Predeterminado	Notas
Nombre del proceso	El proceso que documentaste	Utilice el nombre oficial tal como aparece en las portadas de los documentos
Nombre de la organización	Ninguno, obligatorio	Por ejemplo, "HealthCo: ciclo de ingresos"
Autor	Ninguno	Nombre o nombres que aparecerán en la portada y el encabezado
Versión del documento	1.0	Incrementar a 0.x durante los ciclos de revisión y promover a 1.0 en la aprobación final

Consejo:

Utiliza un número de versión 0.x durante la revisión de las partes interesadas. Promocionar a 1.0 solo cuando el documento haya recibido la aprobación final. Esto evita confusiones al compartir versiones de borrador.

Elegir un formato de documento

En la entrada de la fase 3, puedes elegir un formato de documento. Si omites este paso, Cartographer genera un PDD estándar.

Formato	Mejor para	Longitud típica
PDD	Documentación de diseño de automatización completa para desarrolladores, arquitectos y centros de excelencia	30–50 páginas
Procedimiento operativo estándar (SOP) (próximamente)	Guía práctica de estado futuro para equipos de operaciones y formación	15–25 páginas
Resumen de transformación (próximamente)	Resumen ejecutivo del cambio actual a futuro	3–5 páginas
Plantilla personalizada (próximamente)	El formato propio de su organización	Variable

Qué contiene cada PDD

Contenido actual, de la fase 1:

• Descripción general y descripción del proceso en estado actual
• Mapa de proceso de estado actual: diagrama de flujo incrustado real
• Flujo de trabajo actual paso a paso
• Entidades, roles y sistemas utilizados hoy en día
• Reglas empresariales y puntos de decisión
• Puntos problemáticos y brechas en el estado actual

Contenido futuro, de la fase 2:

• Descripción general del proceso de estado futuro
• Mapa de procesos de estado futuro, codificado por colores por modo de automatización
• Flujo de trabajo futuro paso a paso con modo por paso
• Tabla de modelos de entrega: paso, modo actual, modo futuro
• Cambios en el manejo de excepciones
• Narrativa de beneficios cualitativos

Secciones compatibles, generadas automáticamente:

• Atribución de origen (próximamente): de dónde proviene cada hecho
• Huecos abiertos y elementos aplazados del registro de huecos de la fase 1
• Roles y responsabilidades
• Documentación referenciada

Revisar y descargar

Después de la generación, que suele tardar de dos a cinco minutos, el PDD aparece en el panel de documento Delegate con:

• Una vista previa en vivo de todas las secciones
• "Perfeccionar sección" enlaces en la parte inferior de cada sección para actualizaciones específicas
• Marcadores de posición de captura de pantalla donde aparecerían capturas de pantalla del sistema, rellenadas a partir de cualquier grabación de pantalla que hayas adjuntado en la fase 1

Resultado: cuando estés satisfecho con el contenido, selecciona Descargar para guardar un archivo .docx . El archivo descargado siempre refleja tu borrador más reciente, incluido cualquier ajuste que hayas realizado en el panel.

Próximos pasos

Continúa con Refinar tu PDD y la lista de verificación de calidad.