Documentación actual

Fase 1 de la entrevista AS-IS en Cartographer, que cubre la estructura de la entrevista, confirma el mapa del proceso y genera un documento AS-IS.

La fase 1 captura el estado actual de tu proceso a través de una entrevista conversacional. Cartographer describe lo que está creando, hace preguntas de seguimiento específicas y confirma un mapa de proceso TAL CUAL bloqueado antes de que comience la fase 2.

Qué hace la fase 1

La entrevista es conversacional: describe el proceso con sus propias palabras y Cartographer hace preguntas de seguimiento específicas. Nunca se te entrega un formulario en blanco para rellenar.

Paso	Área	Qué está creando Cartographer
1	Enmarcado del proceso	Límites del nombre del proceso, objetivo, desencadenador, frecuencia, volumen y ámbito
2	Roles y sistemas	Cada equipo, persona y aplicación involucrados, y su relación con cada paso
3	Tutorial de pasos	Una descripción paso a paso del proceso desde el desencadenador hasta la finalización
4	Reglas y decisiones empresariales	Condiciones, umbrales, aprobaciones y rutas de excepción
5	Huecos y ambigüedades	Preguntas que el material de origen no puede responder y elementos aplazados marcados para más tarde

Nota:

No es necesario cubrir estas áreas en estricto orden. Cartographer se adapta a la forma en que describe el proceso de forma natural: si cubre las reglas antes de los pasos, se reorganiza automáticamente.

Cómo dar respuestas útiles

Tema	Respuesta débil	Respuesta segura
Desencadenador	"Comienza cuando recibimos una factura".	"Llega una factura en PDF al buzón de AP. El sistema lo comprueba cada 30 minutos en días laborables."
System	"Utilizamos SAP"	"Utilizamos SAP S/4HANA. La transacción relevante es MIRO para la contabilización de facturas y ME23N para la búsqueda de PO."
Regla	"Las facturas de alto valor necesitan aprobación"	"Las facturas superiores a 50 000 $ requieren doble aprobación (director financiero y vicepresidente de finanzas) antes de su publicación."
Excepción	"A veces hay errores"	"Si falta el número de PO, la factura se envía al empleado de AP para su búsqueda manual. La resolución objetivo es de 48 horas."

Consejo:

Si no puede responder a una pregunta, dígalo explícitamente, por ejemplo, "No lo sé, márquelo como un espacio en blanco". Cartographer lo registra y continúa. Adivinar produce documentación inexacta que es más difícil de corregir más tarde.

Saber cuándo se completa la fase 1

Revisa la lista de pasos capturados, disponible en Archivos > TAL CUAL, y el diagrama TAL CUAL del estado actual propuesto. Corrige cualquier error antes de confirmar el mapa: una vez confirmado, el mapa se bloquea y se utiliza como base para el documento de fase 3. El mapa nunca es un marcador de posición; es tu diagrama de flujo confirmado real, incrustado en el documento de diseño de proceso (PDD).

Puedes cambiar la captura AS-IS de tres maneras:

• Dile a Cartographer que añada o realice un cambio directamente, por ejemplo: "Cambie el nombre del paso 2 como 'Coincidencia de paciente con el registro del patrocinador del empleado'".
• Proporcione un nuevo archivo que añada información, por ejemplo: "He adjuntado páginas de la agencia reguladora estatal que contienen reglas empresariales que debemos cumplir. Consulta los párrafos 5.6 a 5.8."
• Edita el contenido de la wiki directamente: abre Archivos, navega a la sección de la wiki que deseas cambiar, apunta a la sección y selecciona el icono de edición (lápiz).

Importante:

"Se ve bien" no es una confirmación. Diga explícitamente: "Confirmo el mapa de procesos" o "el mapa es correcto" para bloquearlo y completar la fase 1.

Generar un documento AS-IS

No necesitas generar un documento AS-IS independiente para continuar a la Fase 2: el mapa confirmado se traslada automáticamente. Genera uno cuando:

• Necesitas un documento de referencia para el cumplimiento o la auditoría.
• Estás creando una guía de entrenamiento para las operaciones del estado actual.
• Deseas la aprobación de las partes interesadas en el estado TAL CUAL antes de diseñar el estado TO-BE.
• Aún no está listo para diseñar el estado futuro.

El PDD es el único tipo de documento predeterminado disponible y normalmente tiene entre 15 y 30 páginas. Las plantillas personalizadas con un ámbito diferente, como un SOP, un resumen del proceso o un extracto de regla empresarial (próximamente), aún no están disponibles.

Cada documento AS-IS contiene:

• Descripción general del proceso: qué hace el proceso y por qué es importante
• Mapa de proceso confirmado: el diagrama de flujo incrustado real, nunca un marcador de posición
• Tutorial paso a paso: una descripción detallada de cada paso
• Reglas empresariales: condiciones, umbrales y requisitos de aprobación
• Roles y sistemas: quién hace qué y qué herramientas se utilizan
• Puntos débiles: desafíos actuales y cuellos de botella identificados durante la entrevista
• Brechas conocidas: preguntas aplazadas para su resolución
• Atribución de origen (próximamente): de qué documento de origen proviene cada hecho

Próximos pasos

Continúa con Delegar una tarea si necesitas la entrada de otros miembros del equipo, o continúa directamente con el diseño TO-BE y la generación de PDD.