StudioX-Benutzerhandbuch

Letzte Aktualisierung 7. Aug. 2024

Tutorial: Vergleichen von Excel-Dateien und Senden von Abstimmungsfehlern per E-Mail

In diesem Tutorial erstellen wir eine Automatisierung, um die Beträge in einer Kalkulationstabelle, die Rechnungen enthält, mit den Beträgen aus einer CSV-Datei zu vergleichen, die eine Zusammenfassung pro Lieferant enthält. Wenn Abstimmungsfehler zwischen den Dateien vorhanden sind, erstellen wir eine CSV-Datei mit Details und senden die Datei per E-Mail.

Wir erstellen ein Projekt mit folgenden Aktivitäten:

Zwei Excel-Datei verwenden Aktivitäten (Use Excel File) um die Excel-Datei mit den Rechnungen und die Datei anzugeben, in der wir die Daten abstimmen möchten.
Eine Reihe von Zelle schreiben -Aktivitäten (Write Cell), um der Excel-Abstimmungsdatei zwei Spaltenüberschriften hinzuzufügen und die Summe der Rechnungen für einen Lieferanten und die Differenz zwischen dieser Summe und dem Betrag in der ursprünglichen Zusammenfassung zu berechnen. Wir fügen eine Aktivität vom Typ Bereich kopieren (Copy Range) hinzu, um die Formeln zu kopieren, die wir für einen Lieferanten zu allen Zeilen im Blatt hinzugefügt haben, damit wir die gleichen Berechnungen für alle Lieferanten durchführen können. Dann fügen wir eine weitere Aktivität vom Typ „Zelle schreiben“ (Write Cell) hinzu, um die Gesamtdifferenz zu einer Zelle hinzuzufügen.
Eine Aktivität vom Typ Wenn (If), bei der wir eine Bedingung hinzufügen, durch die bei Abstimmungsfehlern (Summe der Differenzen größer als Null) eine CSV-Datei mit Details erstellt und per E-Mail an eine angegebene Adresse gesendet wird. Für E-Mail-Aufgaben fügen wir in der Aktivität „Wenn“ (If) eine Aktivität vom Typ Outlook-Desktop-App verwenden (Use Desktop Outlook App) hinzu, um das Outlook-Konto anzugeben, von dem wir eine E-Mail senden möchten, und eine Aktivität vom Typ E-Mail senden (Send Email) in „Outlook-Desktop-App verwenden“ (Use Desktop Outlook App).

Schritt 1: Richten Sie das Projekt ein und erhalten Sie die erforderlichen Dateien.
1. Erstellen Sie ein neues leeres Projekt mit den Standardeinstellungen .
2. Laden Sie das Archiv mit dem Automatisierungsprojekt in diesem Tutorial herunter und extrahieren Sie es mit der Schaltfläche am unteren Rand dieser Seite. Kopieren Sie den Ordner Daten in Ihren Projektordner.
Schritt 2: Fügen Sie die Excel-Dateien zum Projekt hinzu.
1. Klicken Sie im Entwurfsbereich auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm die Aktivität Excel-Datei verwenden (Use Excel File), und wählen Sie sie aus. Dem Entwurfsbereich wird eine Excel-Datei verwenden-Aktivität hinzugefügt.
2. In der Aktivität:
  - Klicken Sie auf Durchsuchen neben dem Feld Excel-Datei, und navigieren Sie dann zur Datei invoices.xlsx und wählen Sie sie aus.
  - Geben Sie im Feld Referenzieren als Invoices ein.
    
    Sie haben angegeben, dass Sie mit der Datei Rechnungen.xlsx arbeiten werden, die in Ihrer Automatisierung als „Rechnungen“ bekannt ist.
3. Klicken Sie in der Aktivität „Excel-Datei verwenden“ (Use Excel File) auf Aktivität hinzufügen , und fügen Sie dann eine weitere „Excel-Datei verwenden“-Aktivität hinzu.
4. In der zweiten Aktivität:
  - Klicken Sie auf Durchsuchen neben dem Feld Excel-Datei, und navigieren Sie dann zur Datei reconcile.xlsx und wählen Sie sie aus.
  - Geben Sie im Feld Referenzieren als Rec ein.
    
    Sie haben angegeben, dass Sie mit der Datei Abgleich.xlsx arbeiten werden, die in Ihrer Automatisierung als „Abg.“ bekannt ist.
Schritt 3: Kopieren Sie die Daten in die Abstimmungsdatei.
1. Klicken Sie in der zweiten „Excel-Datei verwenden“-Aktivität (Use Excel File) auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann die Aktivität CSV lesen (Read CSV) lesen im Suchfeld oben auf dem Bildschirm, und wählen Sie sie aus. Die Aktivität wird in der Aktivität „Excel-Datei verwenden“ (Use Excel File) hinzugefügt.
2. In der Aktivität CSV lesen (Read CSV):
  - Klicken Sie neben dem Feld Aus Datei lesen auf Durchsuchen , navigieren Sie zur Datei Zusammenfassung.csv, und wählen Sie sie aus.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Ausgabe in und wählen Sie dann Abg. > Zusammenfassung [Blatt]. Das Feld wird mit Ihrer Auswahl [Abg.] Rechnungen aktualisiert.
    
    Sie haben angegeben, dass Sie die Daten aus der CSV-Datei „Zusammenfassung.csv“ Datei „Abg.“ in das Blatt „Zusammenfassung“ kopieren möchten.
3. Klicken Sie in der zweiten „Excel-Datei verwenden“-Aktivität (Use Excel File) unter der Aktivität „CSV lesen“ (Read CSV) auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann die Aktivität Bereich kopieren (Copy Range) im Suchfeld oben auf dem Bildschirm, und wählen Sie sie aus. Eine Aktivität vom Typ „Bereich kopieren“ (Copy Range) wird in der Aktivität „Excel-Datei verwenden“ (Use Excel File) hinzugefügt.
4. In der Aktivität Bereich kopieren (Copy Range):
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Quellbereich, und wählen Sie dann Rechnungen > Rechnungen [Blatt] aus. Ihre Auswahl wird im Feld als [Rechnungen] Rechnungen angezeigt.
    
    Sie haben angegeben, dass Sie das Blatt „Rechnungen“ aus der Datei „Rechnungen“ kopieren möchten.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Zielbereich, und wählen Sie dann Abg. > Rechnungen [Blatt] aus. Ihre Auswahl wird im Feld als [Abg.] Rechnungen angezeigt.
    
    Sie haben angegeben, dass Sie den kopierten Bereich in das Blatt „Rechnungen“ in der Datei „Abg.“ einfügen möchten.
Schritt 4: Erforderliche Berechtigungen für den Datenvergleich erstellen.
1. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte Excel aus, und ziehen Sie die Aktivität Zelle schreiben (Write Cell) und legen Sie sie unter der zweiten Aktivität „Bereich kopieren“ (Copy Range) ab. Dem Entwurfsbereich wird eine „Zelle schreiben“-Aktivität hinzugefügt.
2. In der Aktivität „Zelle schreiben“ (Write Cell):
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Was geschrieben werden soll und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator Calculated Amount ein.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Wo geschrieben werden soll und wählen Sie dann Abg. > In Excel angeben aus. Die Kalkulationstabelle wird in Excel geöffnet. Wählen Sie die Zelle C1 aus und klicken Sie dann auf Bestätigen. Das Feld wird mit Ihrer Auswahl [Abg.] Zusammenfassung!C1 aktualisiert.
    
    Sie haben angegeben, dass die erste Zelle in Spalte C aus dem Blatt „Zusammenfassung“ der Abg.-Datei den Text Calculated Amount enthalten soll.
3. Fügen Sie eine zweite Aktivität „Zelle schreiben (Write Cell)“ unter der vorherigen hinzu und in der Aktivität:
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Was geschrieben werden soll und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator =IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), "") ein.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Wo geschrieben werden soll und wählen Sie dann Abg. > In Excel angeben aus. Die Kalkulationstabelle wird in Excel geöffnet. Wählen Sie die Zelle C2 aus und klicken Sie dann auf Bestätigen. Das Feld wird mit Ihrer Auswahl [Abg.] Zusammenfassung!C2 aktualisiert.
    
    Sie haben angegeben, dass C2 aus dem Blatt „Zusammenfassung“ der Abg.-Datei die Formel =IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), "") enthalten soll. Diese Formel überprüft, dass die Lieferantenzelle (A2) nicht leer ist, und summiert die Werte in der Spalte C des Blatts „Rechnungen“ für den Lieferanten in der Zelle A2 des Blatts „Zusammenfassung“.
4. Fügen Sie eine dritte Aktivität „Zelle schreiben (Write Cell)“ unter der vorherigen hinzu und in der Aktivität:
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Was geschrieben werden soll und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator Difference ein.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Wo geschrieben werden soll und wählen Sie dann Abg. > In Excel angeben aus. Die Kalkulationstabelle wird in Excel geöffnet. Wählen Sie die Zelle D1 aus und klicken Sie dann auf Bestätigen. Das Feld wird mit Ihrer Auswahl [Abg.] Zusammenfassung!D1 aktualisiert.
    
    Sie haben angegeben, dass die erste Zelle in Spalte D aus dem Blatt „Zusammenfassung“ der Abg.-Datei den Text Difference enthalten soll.
5. Fügen Sie eine vierte Aktivität „Zelle schreiben (Write Cell)“ unter der vorherigen hinzu und in der Aktivität:
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Was geschrieben werden soll und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator =IF(A2 <> "", C2-B2, "") ein.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Wo geschrieben werden soll und wählen Sie dann Abg. > In Excel angeben aus. Die Kalkulationstabelle wird in Excel geöffnet. Wählen Sie die Zelle D2 aus und klicken Sie dann auf Bestätigen. Das Feld wird mit Ihrer Auswahl [Abg.] Zusammenfassung!D2 aktualisiert.
    
    Sie haben angegeben, dass D2 aus dem Blatt „Zusammenfassung“ der Abg.-Datei die Formel =IF(A2 <> "", C2-B2, "") enthalten soll. Diese Formel überprüft, dass die Lieferantenzelle (A2) nicht leer ist, und berechnet die Differenz zwischen den Werten in den Zellen C2 und B2 des Blatts „Zusammenfassung“.
6. Klicken Sie unter der letzten „Zelle schreiben“-Aktivität (Write Cell) auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm die Aktivität Bereich kopieren (Copy Range) und wählen Sie sie aus. Dem Entwurfsbereich wird eine Bereich kopieren-Aktivität (Copy Range) hinzugefügt.
7. In der Aktivität Bereich kopieren (Copy Range):
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Quellbereich, und wählen Sie dann Abg > In Excel angeben aus. Die Kalkulationstabelle wird in Excel geöffnet. Wählen Sie die Zelle C2:D2 aus und klicken Sie dann auf Bestätigen. Das Feld wird mit Ihrer Auswahl [Abg.] Zusammenfassung!C2:D2 aktualisiert.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Zielbereich, und wählen Sie dann Abg. > In Excel angeben aus. Die Kalkulationstabelle wird in Excel geöffnet. Wählen Sie den Bereich C3-D20 aus, und klicken Sie dann auf Bestätigen. Das Feld wird mit Ihrer Auswahl [Abg.] Zusammenfassung!C3-D20 aktualisiert.
  - Wählen Sie im Dropdown-Menü Was kopiert werden soll die Option Formeln aus.
    
    Sie haben angegeben, dass Sie die Formel im kopierten Bereich C2:D2 in dieselben Spalten im Blatt einfügen möchten.
8. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte Excel aus, und ziehen Sie die Aktivität Zelle schreiben (Write Cell) und legen Sie sie unter der letzten Aktivität „Bereich kopieren“ (Copy Range) ab. Dem Entwurfsbereich wird eine „Zelle schreiben“-Aktivität hinzugefügt.
9. In der Aktivität „Zelle schreiben“ (Write Cell):
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Was geschrieben werden soll und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator die Formel =SUM(Summary!D:D) ein.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Wo geschrieben werden soll und wählen Sie dann Abg. > In Excel angeben aus. Die Kalkulationstabelle wird in Excel geöffnet. Wählen Sie das Blatt mit Rechnungen, dann die Zelle F1 aus und klicken Sie dann auf Bestätigen. Das Feld wird mit Ihrer Auswahl [Abg.] Rechnungen!F1 aktualisiert.
    
    Sie haben angegeben, dass die erste Zelle in Spalte F aus dem Blatt „Rechnungen“ der Datei „Abg.“ die Formel =SUM(Summary!D:D) enthalten soll. Die Formel fügt die Summe der Differenzen in der Spalte D des Blatts „Zusammenfassung“ zur F1-Zelle im Blatt „Rechnungen“ hinzu.
Schritt 5: E-Mails mit Details zur Abstimmung senden, falls die Summe der Differenzen größer als 0 ist.
1. Klicken Sie unterhalb der letzten Zelle schreiben-Aktivität (Write Cell) auf Aktivität hinzufügen , und wählen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm die Option Wenn aus. Die Aktivität „If“ (Wenn) wird dem Designer-Panel hinzugefügt.
2. Klicken Sie in der Wenn-Aktivität Plus rechts neben dem Feld Bedingung, und wählen Sie dann Bedingungsgenerator aus.
3. Fügen Sie im Bedingungsgenerator die Bedingung "wenn die Summe der Differenzen größer als 0 ist" hinzu:
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld auf der linken Seite und wählen Sie dann Abg. > In Excel angeben. Die Kalkulationstabelle wird in Excel geöffnet. Wählen Sie das Blatt mit Rechnungen, dann die Zelle F1 aus und klicken Sie dann auf Bestätigen. Das Feld wird mit Ihrer Auswahl [Abg.] Rechnungen!F1 aktualisiert.
  - Wählen Sie im Dropdown-Menü in der Mitte die Option größer als aus.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld auf der rechten Seite, wählen Sie Zahl aus, geben Sie 0 ein und klicken Sie zweimal auf Speichern.
    
    Die Aktivitäten, die Sie im Dann-Zweig der Wenn-Aktivität hinzufügen, werden ausgeführt, wenn diese Bedingung erfüllt ist.
4. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte CSV aus, und ziehen Sie dann die Aktivität CSV schreiben (Write CSV) in den Dann-Zweig der Aktivität „Wenn“ (If). Dem Entwurfsbereich wird eine Aktivität vom Typ „CSV schreiben“ (Write CSV) hinzugefügt.
5. In der Aktivität „CSV schreiben (Write CSV)“:
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld In Dateinamen schreiben und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie reconcile im Textgenerator ein und wählen Sie dann unter Plus rechts neben dem Textgenerator Projektnotizbuch (Notizen) > Datum [Blatt] > JJJJMMTT [Zelle] aus. Der Text im Textgenerator wird auf reconcile Excel Date!YYYYMMDD aktualisiert. Geben Sie den Text .csv am Ende ein, und klicken Sie auf Speichern. Der endgültige Text sollte reconcile Excel Date!YYYYMMDD.csv sein.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Schreiben aus und wählen Sie dann Abg. > Zusammenfassung [Blatt] aus. Das Feld wird mit Ihrer Auswahl [Abg.] Zusammenfassung aktualisiert.
    
    Sie haben angegeben, dass Sie eine CSV-Datei im Projektordner erstellen möchten, deren Name das Wort „Abgleich“ und das heutige Datum enthält, und das Zusammenfassungsblatt der Abg.-Datei hineinkopieren möchten.
6. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte E-Mail aus, und ziehen Sie die Aktivität Outlook-Desktop-App verwenden (Use Desktop Outlook App) in den Dann-Zweig der Aktivität „Wenn“ (If) unter der Aktivität „CSV schreiben“ (Write CSV).
7. In der Aktivität ist das Standard-E-Mail-Konto bereits im Feld Konto ausgewählt. Wenn Sie ein anderes Konto verwenden möchten, wählen Sie es im Dropdown-Menü aus.
  
  Lassen Sie im Feld Referenzieren als den Standardwert Outlook als den Namen stehen, mit dem in der Automatisierung auf das Konto verwiesen werden soll.
8. Ziehen Sie die Aktivität E-Mail senden (Send Email) aus dem Aktivitätenbereich, und legen Sie sie in der Aktivität „Outlook-Desktop-App verwenden“ (Use Desktop Outlook App) ab.
9. In der Aktivität „E-Mail senden“ (Send Email):
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Von-Konto und wählen Sie dann Outlook aus.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld An, und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Fenster „Textgenerator“ eine E-Mail-Adresse ein, an die die E-Mail gesendet werden soll. Sie können beispielsweise Ihre eigene E-Mail-Adresse eingeben, um die E-Mail an sich selbst zu senden. Wenn Sie die Option Ist Entwurf aktiviert lassen, sendet die Automatisierung die E-Mail nicht, sondern speichert die E-Mail im Outlook-Entwurfsordner.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Betreff, und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie Reconciliation errors for im Textgenerator ein und wählen Sie dann unter Plus rechts neben dem Textgenerator Projektnotizbuch (Notizen) > Datum [Blatt] > Heute [Zelle] aus. Der Text im Textgenerator wird auf Reconciliation errors for Date!Today aktualisiert.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Text, und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Fenster „Textgenerator“ den Text der E-Mail ein, z. B. One or more suppliers have reconciliation errors. See attached CSV file for details..
  - Wählen Sie für Anlagen Dateien aus, und geben Sie dann denselben Dateinamen ein wie in der Aktivität „CSV schreiben“ (Write CSV) in Schritt 5 ein, reconcile Excel Date!YYYYMMDD.csv. Sie können z. B. den Textgenerator für das Feld In welche Datei schreiben der Aktivität „CSV schreiben“ (Write CSV) öffnen, den gesamten Text kopieren und dann in den Textgenerator für das Dateianlagenfeld einfügen.
10. Klicken Sie im StudioX-Menüband auf Speichern, um die Automatisierung zu speichern, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Automatisierung auszuführen.
Die Rechnungen und Zusammenfassungsdaten werden in die Datei reconcile.xlsx kopiert, die Berechnungen werden durchgeführt und da der Gesamtbetrag in den Rechnungen nicht mit dem Betrag in der Zusammenfassung für einen der Lieferanten übereinstimmt, wird das Zusammenfassungsblatt der Datei „reconcile.xsls“ in eine CSV-Datei kopiert, deren Name das heutige Datum enthält. Die Datei wird an eine E-Mail angehängt und an die angegebene Adresse gesendet. In der Datei können Sie den Lieferanten mit Abstimmungsfehlern anhand des Werts in Zelle D3 identifizieren, der größer als 0 ist.

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