Tutorial: Filtern von Daten in Excel

In diesem Tutorial erstellen wir eine Automatisierung für den folgenden Prozess:

1. Kopieren der Daten in einer Tabellenkalkulation mit Lieferanteninformationen in ein neues Blatt.
2. Filtern der Daten, um nur die Zeilen mit Lieferanten aus der Dienstleistungs- und IT-Branche anzuzeigen, die in den letzten 10 Jahren hinzugefügt wurden.
3. Kopieren der gefilterten Daten in eine CSV-Datei.
4. Senden der CSV-Datei per E-Mail.

Wir erstellen ein Projekt mit folgenden Aktivitäten:

• Eine Aktivität Excel-Datei verwenden zum Angeben der Excel-Datei mit Lieferanteninformationen.
• A Copy Range activity to copy the data to another sheet.
• Zwei Aktivitäten vom Typ Filtern , um die Daten nach den gewünschten Kriterien zu filtern: ein Filter für die Spalte Branche , der andere für die Spalte Lieferant seit .
• Eine Aktivität vom Typ CSV schreiben , um die gefilterten Daten in eine CSV-Datei zu kopieren.
• Eine Outlook-Desktop-App verwenden -Aktivität um das Outlook-Konto anzugeben, von dem die E-Mail gesendet werden soll.
• Eine Aktivität vom Typ E-Mail senden , um die E-Mail zu senden.

1. Schritt 1: Richten Sie das Projekt ein und erhalten Sie die erforderlichen Dateien.

   1. Create a new blank project using the default settings.
   2. Laden Sie das Archiv mit dem Automatisierungsprojekt in diesem Tutorial mit der Schaltfläche am unteren Rand dieser Seite herunter und extrahieren Sie es. Kopieren Sie die Datei Suppliers.xlsx in Ihren Projektordner.

2. Schritt 2: Fügen Sie die Excel-Datei zum Projekt hinzu.

   1. Click Add activity in the Designer panel, and then find the Use Excel File activity in the search box at the top of the screen and select it. A Use Excel File activity is added to the Designer panel.

   2. In der Aktivität:

      • Click Browse next to the Excel file field, and then browse to and select the file Suppliers.xlsx

      • Geben Sie im Feld Referenzieren als Suppliers ein.

        Sie haben angegeben, dass Sie mit der Datei Suppliers.xlsx arbeiten werden, die in Ihrer Automatisierung als Suppliers bekannt ist.

3. Schritt 3: Filtern der Daten und kopieren der Daten in eine CSV-Datei

   1. Click Add activity inside the Use Excel File and then, in the search box at the top of the screen, locate and select Copy Range. A Copy Range activity is added to the Designer panel.

   2. In der Aktivität „Bereich kopieren“ (Copy Range):

      • Click Plus on the right side of the Source range field, and then select Suppliers > Data [Sheet].

      • Click Plus on the right side of the Destination range field, and then select Suppliers > Processed [Sheet].

        Sie haben angegeben, dass Sie die Daten aus dem Datenblatt der Lieferantendatei kopieren und in das Blatt „Verarbeitet“ in derselben Datei einfügen möchten.

   3. Klicken Sie im StudioX-Menüband auf Speichern, um die Automatisierung zu speichern, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Automatisierung auszuführen.

      Die Daten werden aus dem Datenblatt in das Blatt „Verarbeitet“ in der Arbeitsmappe „Lieferanten“ kopiert.

   4. Click Add activity inside the Use Excel File just below the Copy Range activity, and then, in the search box at the top of the screen, locate and select Filter. A Filter activity is added to the Designer panel.

   5. In der Aktivität „Filter“ (Filtern):

      • Click Plus on the right side of the Source range field, and then select Suppliers > Processed [Sheet].
      • Click Plus on the right side of the Column name field, and then select Range > Industry.
      • Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter konfigurieren. Stellen Sie im Fenster „Filter“ sicher, dass der Standardfilter ausgewählt ist, und dann:

        • Click Plus on the right side of the Value field, and then select Text. In the Text Builder, enter Services, and then click Save.

        • Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen zweiten Wert hinzuzufügen.

        • Klicken Sie auf PlusPlus auf der rechten Seite des zweiten Wert- Felds und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator IT ein, klicken Sie dann auf Speichern und auf OK, um das Filterfenster zu schließen.

          Sie haben angegeben, dass Sie die Daten im Blatt „Verarbeitet“ filtern möchten, um nur die Zeilen mit den Werten „Dienste“ oder „IT“ in der Spalte „Branche“ anzuzeigen.

   6. Click Add activity inside the Use Excel File just below the Filter activity, and then, in the search box at the top of the screen, locate and select Filter. A second Filter activity is added to the Designer panel.

   7. In der zweiten Aktivität „Filtern“ (Filter):

      • Click Plus on the right side of the Source range field, and then select Suppliers > Processed [Sheet].
      • Click Plus on the right side of the Column name field, and then select Range > Supplier Since.
      • Klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern. Im Fenster „Filter“:

        • Select Advanced filter.

        • Wählen Sie im Dropdown-Menü Operator > (ist größer als) aus.

        • Klicken Sie auf PlusPlus rechts neben dem Feld Wert und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator ein Datum von vor 10 Jahren ein, z. B. 5/5/2009, klicken Sie dann auf Speichern und auf OK, um das Filterfenster zu schließen.

          Sie haben angegeben, dass Sie die Daten im Blatt „Verarbeitet“ filtern möchten, um nur die Zeilen mit Daten nach dem 5.5.2009 in der Spalte „Lieferant seit“ anzuzeigen.

   8. Um die Filter leichter identifizierbar zu machen, bearbeiten Sie den Namen in der oberen Leiste jeder einzelnen. Verwenden Sie beispielsweise Filter Industry für die erste Aktivität und Filter Supplier Since für die zweite Aktivität.

   9. Click Add activity just below the Use Excel File activity, and then, in the search box at the top of the screen, locate and select Write CSV. A Write CSV activity is added to the Designer panel. Alternatively, you can also add this activity inside the Use Excel File activity, just below the last Filter activity.

   10. In der Aktivität „CSV schreiben (Write CSV)“:

       • Click Plus on the right side of the Write to what file field, and then select Text. In the Text Builder, enter result-, and then from the Plus menu on the right side of the Text Builder select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text in the Text Builder is updated to result-Excel Date!YYYYMMDD. Enter the text .csv at the end and click Save. The final text should be result-Excel Date!YYYYMMDD.csv.

       • Click Plus on the right side of the Write from field, and then select Suppliers > Processed [Sheet].

         Sie haben angegeben, dass Sie eine CSV-Datei im Projektordner erstellen möchten, deren Name das Textergebnis und das heutige Datum enthält, und dass Sie die Daten im Blatt „Verarbeitet“ hineinkopieren möchten.

         

4. Schritt 4: Senden der CSV-Datei per E-Mail

   Die Daten im Blatt „Verarbeitet“ (Processed) werden gefiltert und dann in eine CSV-Datei kopiert, die das heutige Datum im Namen hat, und dann wird die CSV-Datei per E-Mail gesendet.

   Beispiel herunterladen

   1. Click Add activity below the Use Excel File activity, and then find the Use Desktop Outlook App activity in the search box at the top of the screen and select it. A Use Desktop Outlook App activity is added to the Designer panel.

   2. In der Aktivität ist das Standard-E-Mail-Konto bereits im Feld Konto ausgewählt. Wenn Sie ein anderes Konto verwenden möchten, wählen Sie es im Dropdown-Menü aus.

      Lassen Sie im Feld Referenzieren als den Standardwert Outlook als den Namen stehen, mit dem in der Automatisierung auf das Konto verwiesen werden soll.

   3. Click Add activity inside theUse Desktop Outlook App activity, and then, in the search box at the top of the screen, locate and select Send Email. A Send Email activity is added to the Designer panel.

   4. In der Aktivität „E-Mail senden“ (Send Email):

      • Click Plus on the right side of the From account field, and then select Outlook.

      • Click Plus on the right side of the To field, and then select Text. In the Text Builder window, enter an email address where to send the email. For example, you can enter your own email address to send the email to yourself. If you leave the Is draft option selected, the automation does not send the email, it instead saves the email to the Outlook Drafts folder.

      • Click Plus on the right side of the Subject field, and then select Text. In the Text Builder window, enter List of filtered suppliers for, and then, from the Plus menu on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > Today [Cell]. The final text should look like this: List of filtered suppliers for [Excel]Date!Today. Click Save to close the Text Builder.

      • Click Plus on the right side of the Body field, and then select Text. In the Text Builder window, enter text for the body of the email, for example Please see attachment.

      • Wählen Sie für Anlagen die Option Dateien aus und klicken Sie dann auf Plus rechts neben dem Feld und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie den Dateinamen im Textgenerator auf die gleiche Weise ein, wie Sie ihn in der Aktivität „CSV schreiben“ (Write CSV) eingegeben haben: result-Excel Date!YYYYMMDD.csv. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, im Textgenerator den gesamten Text des Felds In welche Datei schreiben in der Aktivität „CSV schreiben“ (Write CSV) auszuwählen, den Text zu kopieren und ihn dann in den Textgenerator des Felds „Anlagen“ einzufügen.

        

   5. Klicken Sie im StudioX-Menüband auf Speichern, um die Automatisierung zu speichern, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Automatisierung auszuführen.