StudioX-Benutzerhandbuch

Letzte Aktualisierung 20. Dez. 2023

Tutorial: Filtern von Daten in Excel

In diesem Tutorial erstellen wir eine Automatisierung für den folgenden Prozess:

Kopieren der Daten in einer Tabellenkalkulation mit Lieferanteninformationen in ein neues Blatt.
Filtern der Daten, um nur die Zeilen mit Lieferanten aus der Dienstleistungs- und IT-Branche anzuzeigen, die in den letzten 10 Jahren hinzugefügt wurden.
Kopieren der gefilterten Daten in eine CSV-Datei.
Senden der CSV-Datei per E-Mail.

Wir erstellen ein Projekt mit folgenden Aktivitäten:

Eine Aktivität Excel-Datei verwenden (Use Excel File) zum Angeben der Excel-Datei mit Lieferanteninformationen.
Eine Aktivität vom Typ Bereich kopieren (Copy Range) zum Kopieren der Daten in ein anderes Blatt.
Zwei Aktivitäten vom Typ Filtern (Filter), um die Daten nach den gewünschten Kriterien zu filtern: ein Filter für die Spalte Branche, der andere für die Spalte Lieferant seit.
Eine Aktivität vom Typ CSV schreiben (Write CSV), um die gefilterten Daten in eine CSV-Datei zu kopieren.
Eine Outlook-Desktop-App verwenden -Aktivität (Use Desktop Outlook App) um das Outlook-Konto anzugeben, von dem die E-Mail gesendet werden soll.
Eine Aktivität vom Typ E-Mail senden (Send Mail), um die E-Mail zu senden.

Schritt 1: Richten Sie das Projekt ein und erhalten Sie die erforderlichen Dateien.
1. Erstellen Sie ein neues leeres Projekt mit den Standardeinstellungen .
2. Laden Sie das Archiv mit dem Automatisierungsprojekt in diesem Tutorial mit der Schaltfläche am unteren Rand dieser Seite herunter und extrahieren Sie es. Kopieren Sie die Datei Suppliers.xlsx in Ihren Projektordner.
Schritt 2: Fügen Sie die Excel-Datei zum Projekt hinzu.
1. Klicken Sie im Entwurfsbereich auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm die Aktivität Excel-Datei verwenden (Use Excel File), und wählen Sie sie aus. Dem Entwurfsbereich wird eine Excel-Datei verwenden-Aktivität hinzugefügt.
2. In der Aktivität:
  - Klicken Sie auf Durchsuchen neben dem Feld Excel-Datei, und navigieren Sie dann zur Datei Suppliers.xlsx und wählen Sie sie aus.
  - Geben Sie im Feld Referenzieren als Suppliers ein.
    
    Sie haben angegeben, dass Sie mit der Datei Suppliers.xlsx arbeiten werden, die in Ihrer Automatisierung als Suppliers bekannt ist.
Schritt 3: Filtern der Daten und kopieren der Daten in eine CSV-Datei
1. Klicken Sie in Excel-Datei verwenden auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm Bereich kopieren. Dem Entwurfsbereich wird eine „Bereich kopieren“-Aktivität (Copy Range) hinzugefügt.
2. In der Aktivität „Bereich kopieren“ (Copy Range):
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Quellbereich, und wählen Sie dann Lieferanten > Daten [Blatt] aus.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Zielbereich und wählen Sie dann Lieferanten > Verarbeitet [Blatt] aus.
    
    Sie haben angegeben, dass Sie die Daten aus dem Datenblatt der Lieferantendatei kopieren und in das Blatt „Verarbeitet“ in derselben Datei einfügen möchten.
3. Klicken Sie im StudioX-Menüband auf Speichern, um die Automatisierung zu speichern, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Automatisierung auszuführen.
  
  Die Daten werden aus dem Datenblatt in das Blatt „Verarbeitet“ in der Arbeitsmappe „Lieferanten“ kopiert.
4. Klicken Sie in „Excel-Datei verwenden“ direkt unter der „Bereich kopieren“-Aktivität (Copy Range) auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm Filter, und wählen Sie es aus. Dem Entwurfsbereich wird eine Filter-Aktivität hinzugefügt.
5. In der Aktivität „Filter“ (Filtern):
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Quellbereich und wählen Sie dann Lieferanten > Verarbeitet [Blatt] aus.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Spaltenname und wählen Sie dann Bereich > Branche aus.
  - Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter konfigurieren. Stellen Sie im Fenster „Filter“ sicher, dass der Standardfilter ausgewählt ist, und dann:
    - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Wert, und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator Services ein und klicken Sie dann auf Speichern.
    - Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen zweiten Wert hinzuzufügen.
    - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Wert, und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator IT ein, klicken Sie dann auf Speichern und auf OK, um das Filterfenster zu schließen.
      
      Sie haben angegeben, dass Sie die Daten im Blatt „Verarbeitet“ filtern möchten, um nur die Zeilen mit den Werten „Dienste“ oder „IT“ in der Spalte „Branche“ anzuzeigen.
6. Klicken Sie in „Excel-Datei verwenden“ direkt unter der Filter-Aktivität auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm Filter, und wählen Sie es aus. Dem Entwurfsbereich wird eine zweite Filter-Aktivität hinzugefügt.
7. In der zweiten Aktivität „Filtern“ (Filter):
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Quellbereich und wählen Sie dann Lieferanten > Verarbeitet [Blatt] aus.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Spaltenname, und wählen Sie dann Bereich > Lieferant seit aus.
  - Klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern. Im Fenster „Filter“:
    - Wählen Sie Erweiterter Filter aus.
    - Wählen Sie im Dropdown-Menü Operator > (ist größer als) aus.
    - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Wert, und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator ein Datum von vor 10 Jahren ein, z. B. 5/5/2009, klicken Sie dann auf Speichern und auf OK, um das Filterfenster zu schließen.
      
      Sie haben angegeben, dass Sie die Daten im Blatt „Verarbeitet“ filtern möchten, um nur die Zeilen mit Daten nach dem 5.5.2009 in der Spalte „Lieferant seit“ anzuzeigen.
8. Um die Filter leichter identifizierbar zu machen, bearbeiten Sie den Namen in der oberen Leiste jeder einzelnen. Verwenden Sie beispielsweise Filter Industry für die erste Aktivität und Filter Supplier Since für die zweite Aktivität.
9. Klicken Sie auf Aktivität hinzufügen direkt unter der Aktivität „Excel-Datei verwenden“ (Use Excel File), und wählen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm die Option CSV schreiben aus. Dem Entwurfsbereich wird eine „CSV schreiben“-Aktivität (Write CSV) hinzugefügt. Alternativ können Sie diese Aktivität auch innerhalb der Aktivität „Excel-Datei verwenden“ (Use Excel File) hinzufügen, direkt unter der letzten Filteraktivität.
10. In der Aktivität „CSV schreiben (Write CSV)“:
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld In Dateinamen schreiben und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie result- im Textgenerator ein und wählen Sie dann unter Plus rechts neben dem Textgenerator Projektnotizbuch (Notizen) > Datum [Blatt] > JJJJMMTT [Zelle] aus. Der Text im Textgenerator wird auf result-Excel Date!YYYYMMDD aktualisiert. Geben Sie den Text .csv am Ende ein, und klicken Sie auf Speichern. Der endgültige Text sollte result-Excel Date!YYYYMMDD.csv sein.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Schreiben aus, und wählen Sie dann Lieferanten > Verarbeitet [Blatt] aus.
    Sie haben angegeben, dass Sie eine CSV-Datei im Projektordner erstellen möchten, deren Name das Textergebnis und das heutige Datum enthält, und dass Sie die Daten im Blatt „Verarbeitet“ hineinkopieren möchten.
Schritt 4: Senden der CSV-Datei per E-Mail
1. Klicken Sie unter der Aktivität „Excel-Datei verwenden“ (Use Excel File) auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm die Aktivität Outlook-Desktop-App verwenden (Use Desktop Outlook App), und wählen Sie sie aus. Dem Entwurfsbereich wird eine „Outlook-Desktop-App verwenden“-Aktivität (Use Desktop Outlook App) hinzugefügt.
2. In der Aktivität ist das Standard-E-Mail-Konto bereits im Feld Konto ausgewählt. Wenn Sie ein anderes Konto verwenden möchten, wählen Sie es im Dropdown-Menü aus.
  
  Lassen Sie im Feld Referenzieren als den Standardwert Outlook als den Namen stehen, mit dem in der Automatisierung auf das Konto verwiesen werden soll.
3. Klicken Sie in der Aktivität „Outlook-Desktop-App verwenden“ (Use Desktop Outlook App) auf Aktivität hinzufügen , und suchen Sie dann im Suchfeld oben auf dem Bildschirm E-Mail senden, und wählen Sie es aus. Dem Entwurfsbereich eine „E-Mail-Senden“-Aktivität (Send Email) hinzugefügt.
4. In der Aktivität „E-Mail senden“ (Send Email):
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Von-Konto und wählen Sie dann Outlook aus.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld An, und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Fenster „Textgenerator“ eine E-Mail-Adresse ein, an die die E-Mail gesendet werden soll. Sie können beispielsweise Ihre eigene E-Mail-Adresse eingeben, um die E-Mail an sich selbst zu senden. Wenn Sie die Option Ist Entwurf aktiviert lassen, sendet die Automatisierung die E-Mail nicht, sondern speichert die E-Mail im Outlook-Entwurfsordner.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Betreff, und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie List of filtered suppliers for im Textgenerator ein und wählen Sie dann unter Plus rechts neben dem Textgenerator Projektnotizbuch (Notizen) > Datum [Blatt] > Heute [Zelle] aus. Der Text sollte wie folgt aussehen: List of filtered suppliers for [Excel]Date!Today. Klicken Sie auf Speichern, um den Textgenerator zu schließen.
  - Klicken Sie auf Plus rechts neben dem Feld Text, und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Fenster „Textgenerator“ den Text der E-Mail ein, z. B. Please see attachment.
  - Wählen Sie für Anlagen Dateien aus, klicken Sie dann auf Plus rechts neben dem Feld, und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie den Dateinamen im Textgenerator auf die gleiche Weise ein, wie Sie ihn in der Aktivität „CSV schreiben“ (Write CSV) eingegeben haben: result-Excel Date!YYYYMMDD.csv. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, im Textgenerator den gesamten Text des Felds In welche Datei schreiben in der Aktivität „CSV schreiben“ (Write CSV) auszuwählen, den Text zu kopieren und ihn dann in den Textgenerator des Felds „Anlagen“ einzufügen.
5. Klicken Sie im StudioX-Menüband auf Speichern, um die Automatisierung zu speichern, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Automatisierung auszuführen.
Die Daten im Blatt „Verarbeitet“ (Processed) werden gefiltert und dann in eine CSV-Datei kopiert, die das heutige Datum im Namen hat, und dann wird die CSV-Datei per E-Mail gesendet.

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