Tutorial: Arbeiten mit Dateien und Ordnern

In diesem Tutorial erstellen wir eine Automatisierung, die die Anhänge zu allen E-Mails in einem Outlook-Suchordner in einen Ordner speichert, der das heutige Datum im Namen enthält, und eine Textdatei erstellt, in der alle Dateinamen kopiert werden. Die Automatisierung überprüft zunächst, ob der Ordner, in dem die Dateien gespeichert werden sollen, bereits vorhanden ist. Wenn dies der Fall ist, wird der Benutzer gefragt, ob der Ordner gelöscht und neu erstellt werden soll oder ob der Inhalt in einen anderen Ordner verschoben werden soll, bevor die Anhänge heruntergeladen werden.

Wir beginnen mit dem Hinzufügen einer Aktivität vom Typ Datei vorhanden, um zu überprüfen, ob der Ordner, in den wir die Anhänge herunterladen möchten, bereits vorhanden ist. Anschließend fügen wir eine Aktivität vom Typ Wenn hinzu und darin fügen wir dann eine Aktivität vom Typ Ordner erstellen hinzu, um den Ordner zu erstellen, falls er nicht vorhanden ist. Ist der Ordner vorhanden, fügen wir eine Aktivität vom Typ Meldungsfeld hinzu, um den Benutzer aufzufordern, das weitere Vorgehen auszuwählen. Darauf folgt eine weitere Aktivität vom Typ „Wenn“ mit zwei separaten Gruppen von Aktivitäten, die je nach Auswahl des Benutzers ausgeführt werden. Der Ordner wird dann entweder gelöscht und neu erstellt, oder der vorhandene Ordner wird an einen anderen Speicherort verschoben. Anschließend fügen wir die erforderlichen Aktivitäten hinzu, um die Anhänge aus Outlook zu speichern, und erstellen dann zwei Ordner innerhalb des Zielordners: einen für die Erstellung der Textdatei mit Informationen zu den gespeicherten Dateien und einen, in den die Dateien nach dem Hinzufügen verschoben werden Dateiinformationen in die Textdatei. Um dem Ordnernamen das heutige Datum hinzuzufügen, verwenden wir eine in das Projekt-Notebook integrierte Formel.

1. Schritt 1: Suchordner in Outlook erstellen.

   1. Öffnen Sie Outlook, klicken Sie dann im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf Suchordner und wählen Sie Neuer Suchordner aus.
   2. In the New Search folder window, select Create a custom Search Folder > Choose.
   3. Geben Sie im Fenster „Benutzerdefinierter Suchordner“ in das Feld Name „Anhänge der letzten Woche“ ein, und wählen Sie dann Kriterien aus.
   4. Auf der Registerkarte Nachrichten des Fensters „Suchordnerkriterien“ wählen Sie aus den Dropdown-Menüs neben Zeit Erhalten und Letzte Woche aus.
   5. From the More Choices tab, select Only items with, and then one or more attachments from the adjacent drop-down menu.
   6. Klicken Sie dreimal auf OK, um die Fenster zu schließen und den Suchordner zu speichern.

2. Schritt 2: Projekt einrichten.

   Erstellen Sie ein neues leeres Projekt mit den Standardeinstellungen.

3. Schritt 3: Überprüfen, ob der Ordner vorhanden ist, in dem die Anhänge gespeichert werden sollen.

   1. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte Datei aus, und doppelklicken Sie dann auf Ordner ist vorhanden (Folder Exists). Dem Entwurfsbereich wird die Aktivität „Ordner ist vorhanden“ hinzugefügt.

   2. In der Aktivität „Ordner vorhanden“ (Folder exists):

      • Click Plus on the right side of the Folder path field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, and then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Click Save in the Text Builder.

      • Click Plus on the right side of the Output field, and then select Save for Later Use. Give the value the name Folder 'MailAttachments' Exists and click OK

        Sie haben angegeben, dass Sie überprüfen möchten, ob ein Ordner namens „MailAttachments“ mit dem heutigen Datum vorhanden ist und dass das Ausgabeergebnis dieser Überprüfung für die spätere Verwendung in Ihrer Automatisierung gespeichert werden soll.

4. Schritt 4: Aktivitäten hinzufügen, die ausgeführt werden sollen, wenn der Ordner (nicht) vorhanden ist.

   

   1. Wählen Sie im Bereich Aktivitäten die Registerkarte Allgemein aus und ziehen Sie dann eine Wenn-Aktivität (If) unter die Aktivität „Ordner vorhanden“ (Folder Exists). Eine „Wenn“-Aktivität (If) wird dem Designer-Bereich hinzugefügt.

   2. In der Wenn-Aktivität:

      • Klicken Sie auf Sonst anzeigen, um den Sonst-Zweig hinzuzufügen.
      • Click Plus on the right side of the Condition field, and then select Condition Builder.

   3. Fügen Sie im Bedingungsgenerator die Bedingung "Wenn der Ordner vorhanden ist" hinzu:

      • Click Plus on the right side of the field on the left, and then select Use Saved Value > Folder 'MailAttachments' Exists to select the output of the Folder Exists activity as the value to evaluate in the condition.

      • Wählen Sie im Dropdown-Menü in der Mitte ist die Option ist „true“ aus, und klicken Sie auf Speichern.

        Die Aktivitäten, die Sie im Dann-Zweig der Wenn-Aktivität hinzufügen, werden ausgeführt, wenn der Ordner vorhanden ist. Die Aktivitäten, die der Sonst-Verzweigung hinzugefügt wurden, werden ausgeführt, wenn der Ordner nicht vorhanden ist.

   4. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte Datei aus, und ziehen Sie dann eine Ordner erstellen-Aktivität (Create Folder), und legen Sie sie im Sonst-Zweig der Wenn-Aktivität ab. Dem Entwurfsbereich wird eine „Ordner erstellen“-Aktivität (Create Folder) hinzugefügt.

   5. In the Create Folder activity, click Plus on the right side of the Folder name field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, and then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Click Save in the Text Builder.

      Sie haben angegeben, dass Sie den Ordner „MailAttachments“ mit dem heutigen Datum im Namen erstellen möchten, wenn der Ordner noch nicht vorhanden ist.

   6. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte Allgemein aus, und ziehen Sie dann eine Meldungsfeld-Aktivität (Message Box), und legen Sie sie im Dann-Zweig der Wenn-Aktivität ab. Dem Entwurfsbereich wird eine Meldungsfeld-Aktivität (Message Box) hinzugefügt.

   7. Klicken Sie auf Plus rechts neben der Aktivität „Meldungsfeld“ (Message Box), und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator eine Meldung ein, die dem Benutzer angezeigt werden soll, z. B.:

      An older MailAttachments_ folder already exists. Do you want to delete the old one and create a new one? If you choose "No", the old one will be moved to a backup folder and a new one will be created.. To add the current date to the folder name, place the mouse cursor after MailAttachments_, and then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. Click Save in the Text Builder.

   8. Wählen Sie die Meldungsfeld-Aktivität (Message Box) aus, die dem Entwurfsbereich hinzugefügt wurde, und öffnen Sie den Eigenschaftenbereich:

      • Wählen Sie im Dropdown-Menü Schaltflächen YesNo aus.

      • Klicken Sie auf PlusPlus auf der rechten Seite des Felds ChosenButton , wählen Sie dann Für die spätere Verwendung speichern aus, und geben Sie einen Namen für den Wert an, z. B. ChosenButton from Message Box FolderAlreadyExists.

        Sie haben angegeben, dass Sie den Benutzer auffordern möchten, zu wählen, ob der Ordner entfernt werden soll, wenn er bereits vorhanden ist, indem Sie ein Meldungsfeld mit zwei Schaltflächenoptionen wie „Ja“ und „Nein“ anzeigen. Die Auswahl des Benutzers wird für die spätere Verwendung in der Automatisierung gespeichert.

5. Schritt 5: Aktivitäten hinzufügen, die ausgeführt werden sollen, wenn der Benutzer auswählt, einen vorhandenen Ordner mit demselben Namen zu löschen oder zu verschieben.

   1. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte Allgemein aus und legen Sie dann eine weitere If-Aktivität (Wenn) in den Zweig „Then“ (Dann) der ersten Aktivität „If“ (Wenn) unter dem Meldungsfeld (Message Box) ab. Die Aktivität „If“ (Wenn) wird dem Designer-Panel hinzugefügt.

   2. In der Wenn-Aktivität:

      • Klicken Sie auf Sonst anzeigen, um den Sonst-Zweig hinzuzufügen.
      • Click Plus on the right side of the Condition field, and then select Condition Builder.

   3. Fügen Sie im Bedingungsgenerator die Bedingung „Wenn der Benutzer auf Ja geklickt hat“ hinzu:

      • Click Plus on the right side of the field on the left, and then select Use Saved Value > ChosenButton from Message Box FolderAlreadyExists. This selects the user's choice (the button clicked in the Message Box activity) as the value to evaluate in the condition.

      • Wählen Sie im Dropdown-Menü in der Mitte ist die Option gleich aus.

      • Klicken Sie auf PlusPlus auf der rechten Seite des Felds auf der rechten Seite und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator Yes ein und klicken Sie dann zweimal auf Speichern .

        Die Aktivitäten, die Sie im Dann-Zweig der Wenn-Aktivität hinzufügen, werden ausgeführt, wenn der Benutzer auf „Ja“ geklickt hat. Die Aktivitäten im Sonst-Zweig, werden ausgeführt, wenn der Benutzer auf „Nein“ geklickt hat.

   4. Wählen Sie im Bereich Aktivitäten die Registerkarte Datei aus und ziehen Sie dann eine Aktivität vom Typ Ordner löschen in den Zweig „Then“ der zweiten Aktivität vom Typ „Wenn“. Die Aktivität „Ordner löschen“ wird dem Designer-Panel hinzugefügt.

   5. In the Delete Folder activity, click Plus on the right side of the Folder name field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, and then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Click Save in the Text Builder.

      Sie haben angegeben, dass Sie den vorhandenen Ordner „MailAttachments“ mit dem heutigen Datum im Namen löschen möchten.

   6. Ziehen Sie im Bereich Aktivitäten eine Ordner erstellen-Aktivität (Create Folder), und legen Sie sie im True-Zweig der zweiten Wenn-Aktivität unter „Ordner löschen“ ab. Dem Entwurfsbereich wird eine „Ordner erstellen“-Aktivität (Create Folder) hinzugefügt.

   7. In the Create Folder activity, click Plus on the right side of the Folder name field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, and then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Click Save in the Text Builder.

      Sie haben angegeben, dass Sie den neuen Ordner „MailAttachments“ mit dem heutigen Datum im Namen erstellen möchten.

   8. Ziehen Sie im Bereich Aktivitäten eine Ordner erstellen-Aktivität (Create Folder) in den Zweig „Else“ (Sonst) der zweiten Aktivität „If“ (Wenn). Dem Designer-Panel wird die Aktivität „Ordner erstellen“ (Create Folder) hinzugefügt.

   9. Klicken Sie in der Aktivität „Ordner erstellen“ (Create Folder) auf das Plus rechts neben dem Feld Ordnername und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator C:\old_MailAttachments ein und klicken Sie dann auf Speichern.

      Sie haben angegeben, dass Sie einen neuen Ordner mit dem Namen „old_MailAttachments“ erstellen möchten.

   10. Ziehen Sie im Bereich Aktivitäten eine Aktivität vom Typ Ordner verschieben (Move Folder) in den Sonst-Zweig der zweiten Aktivität vom Typ „Wenn“ (If) unter „Ordner erstellen“ (Create Folder). Dem Entwurfsbereich wird eine Aktivität vom Typ „Ordner verschieben“ (Move Folder) hinzugefügt.

   11. In der Aktivität „Ordner verschieben“ (Move Folder):

       • Click Plus on the right side of the From field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, and then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Click Save in the Text Builder.

       • Klicken Sie auf PlusPlus rechts neben dem Feld An , und wählen Sie dann Text aus. Geben Sie im Textgenerator C:\old_MailAttachments ein und klicken Sie dann auf Speichern.

         Sie haben angegeben, dass Sie den vorhandenen Ordner MailAttachments mit dem heutigen Datum im Namen in den Ordner old_MailAttachments verschieben möchten.

         

6. Schritt 6: Speichern der Anlagen aus dem Outlook-Suchordner.

   1. Wählen Sie im Aktivitätenbereich die Registerkarte E-Mail aus, und ziehen Sie dann eine Outlook-Desktop-App verwenden -Aktivität als letzte Aktivität im Projekt unter die erste Wenn-Aktivität. Die Aktivität wird dem Designer-Panel hinzugefügt.

   2. In der Aktivität ist das Standard-E-Mail-Konto bereits im Feld Konto ausgewählt. Wenn Sie ein anderes Konto verwenden möchten, wählen Sie es im Dropdown-Menü aus.

      Lassen Sie im Feld Referenzieren als den Standardwert Outlook als den Namen stehen, mit dem in der Automatisierung auf das Konto verwiesen werden soll.

   3. Ziehen Sie die Aktivität Für jede E-Mail (For Each Email) aus dem Aktivitätenbereich, und legen Sie sie in der Aktivität „Outlook-Desktop-App verwenden“ (Use Desktop Outlook App) ab.

   4. Klicken Sie in der Aktivität Für jede E-Mail (For Each Email) auf das Plus auf der rechten Seite des Felds In E-Mails von , und wählen Sie dann Outlook > [Ordner durchsuchen] > [Anhänge der letzten Woche] aus, um den Suchordner, der im Konto Outlook erstellt wurde, auszuwählen. Ihre Auswahl wird im Feld In E-Mails von als „Anhänge der letzten Woche“ angezeigt.

      Sie haben angegeben, dass Sie die E-Mails im Suchordner „Anhänge der letzten Woche“ durchlaufen möchten.

   5. Ziehen Sie im Aktivitätenbereich die Aktivität E-Mail-Anhänge speichern in die Aktivität Für jede E-Mail .

   6. In der Aktivität „E-Mail-Anhänge speichern“ (Save Email Attachments):

      • Click Plus on the right side of the From message field, and then select CurrentMail to indicate that the email whose attachments you want to save is the current email you are iterating through.

      • Click Plus on the right side of the Save to folder field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, and then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD. Click Save in the Text Builder.

        Sie haben angegeben, dass Sie die Anhänge im Ordner „MailAttachments“ mit dem heutigen Datum im Namen speichern möchten.

        

7. Schritt 7: Erstellen der Textdatei, in der Informationen zu den Dateien hinzugefügt werden, Unterordner erstellen, in denen die Textdatei gespeichert und die Anlagen verschoben werden sollen.

   1. Wählen Sie im Aktivitätenbeeich die Registerkarte Datei aus, und ziehen Sie dann eine Ordner erstellen-Aktivität (Create Folder), und legen Sie sie als letzte Aktivität unter der Aktivität „Outlook-Desktop-App verwenden“ (Use Desktop Outlook App) ab. Dem Entwurfsbereich wird eine „Ordner erstellen“-Aktivität (Create Folder) hinzugefügt.

   2. In the Create Folder activity, click Plus on the right side of the Folder name field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell], and then enter \Output. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output. Click Save in the Text Builder.

      Sie haben angegeben, dass Sie einen Unterordner mit dem Namen „Ausgabe“ im Ordner „MailAttachments“ erstellen möchten.

   3. Ziehen Sie im Bereich Aktivitäten eine Aktivität vom Typ Datei erstellen unter die letzte Aktivität vom Typ „Ordner erstellen“.

   4. In the Create File activity, click Plus on the right side of the File location field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, then, from the Plus menu on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell], and then enter \Output\AttachmentsDetails.txt. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output\AttachmentsDetails.txt. Click Save in the Text Builder.

      Sie haben angegeben, dass Sie eine Datei mit dem Namen „AttachmentsDetails.txt“ im Unterordner „Ausgabe“ erstellen möchten.

   5. Ziehen Sie im Bereich Aktivitäten eine Aktivität vom Typ Textdatei schreiben unter die Aktivität „Datei erstellen“. Dem Designer-Panel wird die Aktivität „Textdatei schreiben“ hinzugefügt.

   6. In der Aktivität „Textdatei schreiben“ (Write Text File):

      • Click Plus on the right side of the Text field, and then select Text. In the Text Builder, enter Files received in the last week:. Click Save in the Text Builder.

      • Click Plus on the right side of the Write to filename field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell], and then enter \Output\AttachmentsDetails.txt. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output\AttachmentsDetails.txt. Click Save in the Text Builder.

        Sie haben angegeben, dass Sie den Text "In der letzten Woche erhaltene Dateien:" in die Datei AttachmentsDetails.txt eingeben möchten.

   7. Ziehen Sie im Bereich Aktivitäten eine Ordner erstellen-Aktivität (Create Folder) unter die Aktivität „Textdatei schreiben“ (Write Text File). Dem Designer-Panel wird die Aktivität „Ordner erstellen“ (Create Folder) hinzugefügt.

   8. In the Create Folder activity, click Plus on the right side of the Folder name field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell], and then enter \Processed. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Processed. Click Save in the Text Builder.

      Sie haben angegeben, dass Sie einen Unterordner mit dem Namen „Verarbeitet“ im Ordner „MailAttachments“ erstellen möchten.

      

8. Schritt 8: Durchlaufen der Dateien, Hinzufügen von Informationen über jede Datei zur Textdatei und Verschieben jeder Datei in den Unterordner „Verarbeitet“.

   Die Anhänge im Outlook-Suchordner werden im Ordner „E-Mail-Anhänge“ gespeichert, eine Textdatei mit Informationen zu den Dateien wird im Unterordner „Ausgabe“ erstellt und die Dateien werden dann in den Unterordner „Verarbeitet“ verschoben. Wenn Sie das Projekt erneut ausführen, da der Ordner bereits während der ersten Ausführung erstellt wurde, werden Sie aufgefordert, auszuwählen, was mit dem vorhandenen Ordner geschehen soll, bevor die anderen Aktivitäten ausgeführt werden.

   Beispiel herunterladen

   1. Ziehen Sie im Bereich Aktivitäten eine Ordner erstellen-Aktivität (Create Folder) unter die Aktivität „Ordner erstellen“ (Create Folder). Die Aktivität wird dem Designer-Panel hinzugefügt.

   2. In the For Each File in Folder activity, click Plus on the right side of the Folder field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, and then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output. Click Save in the Text Builder.

      Sie haben angegeben, dass Sie die Dateien im Ordner „MailAttachments“ durchlaufen möchten.

   3. Ziehen Sie im Bereich Aktivitäten eine Aktivität vom Typ Zeile anhängen in die Aktivität „Für jede Datei im Ordner“. Die Aktivität „Zeile anhängen“ wird dem Designer-Panel hinzugefügt.

   4. In der Aktivität „Zeile anfügen“ (Append Line):

      • Click Plus on the right side of the Text field, and then select Text. In the Text Builder, enter FileName:, then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select CurrentFile > Name, then enter | LastModifiedDate:, then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select CurrentFile > Last Modified Date . The text should look like this: FileName: [CurrentFile] Name | LastModifiedDate: [CurrentFile] LastModifiedDate. Click Save in the Text Builder.

      • Click Plus on the right side of the Write to filename field, and then select Text. In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell], and then enter \Output\AttachmentsDetails.txt. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Output\AttachmentsDetails.txt. Click Save in the Text Builder.

        Sie haben angegeben, dass Sie den Dateinamen und den Zeitpunkt der Änderung der Datei in der Datei AttachmentDetails.txt für die aktuelle Datei eingeben möchten, die Sie durchlaufen.

   5. Ziehen Sie im Aktivitätenbereich eine Datei verschieben -Aktivität und legen Sie sie in der Aktivität „Für jede Datei im Ordner“ unter „Zeile anhängen“ ab. Die Aktivität „Datei verschieben“ wird dem Designer-Panel hinzugefügt.

   6. In der Aktivität „Datei verschieben“ (Move File):

      • Click Plus on the right side of the From field, and then select CurrentFile > Full Path.

      • Click Plus on the right side of the To field, and then select Text, In the Text Builder, enter C:\MailAttachments_, then, from the Plus on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell], and then enter \Processed. The text should look like this: C:\MailAttachments_[Excel] Date!YYYYMMDD\Processed. Click Save in the Text Builder.

        Sie haben angegeben, dass Sie die aktuelle Datei, die Sie durchlaufen, in den Unterordner „Verarbeitet“ verschieben möchten.

        

   7. Klicken Sie im StudioX-Menüband auf Speichern, um die Automatisierung zu speichern, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Automatisierung auszuführen.