Unassisted Task Mining 分析指南

简介

本指南可在创建项目、完成操作记录并运行分析后，介绍如何使用 Unassisted Task Mining 分析结果。 它适用于业务分析师、项目管理员和其他想要了解如何解释 Unassisted Task Mining 结果并识别具有优化潜力的任务的人。 本指南还就如何处理分析中的意外结果和噪声提供指导。

为了生成结果，AI 算法会在记录的数据中查找相同步骤序列的出现位置。 它在没有任何上下文的情况下工作，因此可能会显示未自始至终完全捕获现实生活中任务的候选任务。

有时，分析结果可能包含从业务角度来看不相关的任务和步骤。 这被视为噪声。 为了确定自动化候选方案，审核人必须区分高质量任务和噪声任务，这一点很重要。

不同类型的 Task Mining 结果

AI 算法识别的候选任务可能与现实任务一致，但也可能与预期不同。 并非所有候选任务都适合自动化，审阅者需要熟悉他们可能遇到的不同类型的结果。 已识别的任务候选者可以：

1. 不显示预期任务
2. 显示意外任务
3. 将现实生活中的一项任务拆分为多个任务
4. 部分捕获没有实际开始和结束的任务
5. 不显示现实任务

1. 结果未显示预期任务

Unassisted Task Mining 应用一种算法来识别候选任务，这些候选任务可能适合自动化或流程优化。 无法保证 AI 算法能够检测所有内容，它可能会检测到部分流程，甚至比预期的更大的流程。 通过遵循本文档中提供的步骤，审核人可以确定已识别的候选任务是否适合自动化。 由于不保证 Unassisted Task Mining 能够检测到已知任务或找出每个变体或迭代，因此不应仅将其用于监控已知任务。

2. 结果显示意外任务

Unassisted Task Mining 可识别候选任务，然后根据候选任务成为更好的自动化机会的可能性对其进行排名。 某些结果可能无法代表任何实际的现实任务，但审核者仍可以根据本文档中提供的步骤将其识别为良好的自动化候选者。

3. 结果将实际任务拆分为多个 Task Mining 候选任务

无人协助的 Task Mining 算法会查找出现频率最高且一致的步骤序列。 根据用户执行任务的一致性，现实生活中的任务可能会在结果中拆分为多个候选任务。 一个候选任务的结束可能是下一个候选任务的开始。 候选任务可能仍适用于自动化或流程改进操作。 在这种情况下，我们建议在流程定义文档 (PDD) 中组合这些子任务，方法是将所有相关跟踪导出到 Task Capture 并将它们组合到一个文档中。 如果子任务共享开始步骤和结束步骤，则在 Task Mining 中通过重新计算来组合子任务可能不会产生最佳结果。

4. 结果部分捕获了没有真正开始或结束的任务

AI 算法将最一致的步骤序列识别为候选任务。 根据执行任务的用户的可变性，任务的中间可能比开始和/或结束更加一致，从而导致算法将此子任务检测为候选任务，而不是完整的端到端任务。

当任务的开始和/或结束涉及高度多功能的应用程序（例如 Outlook、Excel 等）时，可能会发生这种情况。 这些应用程序可能会在多个任务中使用，并且算法很难将它们的特定出现区分开来作为候选任务的开始或结束。 在这种情况下，我们建议您专注于大部分任务，而不是 100% 覆盖用户执行的所有点击。 如果任务是自动化的合适候选者，则可以在构建自动化时添加缺少的开始和结束。

5. 结果显示任务不切实际

发现的候选任务可能看起来不真实，或者不是可识别的任务。 如果从业务角度来看，任务候选者没有意义，则它可能是噪音，可以丢弃。

确定要分析的候选任务的优先级

根据记录的数据，Task Mining 算法可能会识别出许多候选任务。 因此，审核者必须确定要首先分析的候选者的优先级，以免将时间浪费在不太可能适合自动化候选者的任务候选者上。 “发现结果” 页面及其 KPI 为此优先级提供输入。

发现结果中的候选任务根据其成为合适自动化候选对象的可能性进行排序。候选任务在列表中的排名越高，就越有可能成为良好的自动化候选对象。Unassisted Task Mining 算法在考虑各种因素（包括可重复性和复杂性）后，将名称为“任务 0”的候选任务确定为最佳自动化候选。但是，此排名并不表示 Task Mining 结果的整体质量，但相对而言，“任务 0”可能比“任务 10”更好。

审核者还可以通过单击列标题来更改标准排序。 “任务名称” 列可用的三个排序选项分别是自动化潜力从高到低、自动化潜力从最低到最高以及基于任务名称的字母顺序。

使用仅重大任务按钮进行筛选，以仅显示具有至少 5 个操作、3 个步骤和 30 秒执行时间的任务。这应该会减少结果中的干扰因素。

专注于更大的任务组。分组在一起的候选任务通常是更有意义的候选任务。检查任务组内的最佳任务代表。在分析作为组代表的候选任务时，此任务候选者可能具有很高的自动化潜力，但端到端任务不完全正确。在这种情况下，我们建议查看组的候选替代任务，以获得更好的代表性。审核人找到更好的代表后，可以选择并将其标记为此任务组的新代表。

在任务组中，专注于级别更高的任务。通常，组内排名越高的任务替代方案质量越高。排名超过 10 或 20 的任务替代方案通常质量较低。

在分析替代候选任务的过程中，您可能会发现，其中一些候选任务涉及的任务与代表性任务不同。在这种情况下，审核人可以根据这些替代任务创建新的任务组。

调查不同候选任务的指标。每个候选任务都显示不同的指标，例如用户在此任务上花费的总时间、已执行此任务的用户数量、最具代表性的任务中的步骤数等。在分析中考虑这些指标，并根据 Task Mining 项目的业务上下文应用您自己的条件，例如，我们可以看到，与 Task 1 和新任务组相比，任务 7 的总时间、追踪数量和步骤数量要少得多。这可能表明任务 7 的自动化潜力较低。但是，请注意，没有适用于所有 Task Mining 研究的总时间或大或小的总体指南。这些指标应始终在特定 Task Mining 项目的业务上下文中进行解读。

使用书签和重命名功能。在确定不同候选任务的优先级以进行更深入分析时，务必概述一下已确定优先级甚至已分析的内容。为候选任务添加书签和重命名候选任务有助于构建分析。

分析单个候选任务

审核人确定不同候选任务的优先级后，即可开始分析。 为了指导审核者，以下部分首先提供一些在分析过程中需要牢记的见解，然后提供有关如何浏览分析视图的分步指南。

分析过程中的注意事项

这些步骤基于屏幕。候选任务及其步骤在唯一用户界面/屏幕的级别显示，不代表单次单击或键入操作。在同一屏幕上发生的多次单击或键入操作通常会按 Task Mining 算法进行分组。因此，该图表不会显示每次单独的单击或键入操作。

一个候选任务至少需要经过两个步骤（屏幕）才能被识别。为了使 Task Mining 算法识别候选任务，该算法需要包含明确的开始步骤和结束步骤。因此，仅在一个屏幕上执行的任务将不会被识别为候选任务。

不同候选任务的步骤相同。步骤未绑定到一个特定的候选任务。在一个候选任务中发生的步骤也可能在另一个任务候选中发生。这意味着重命名步骤等操作将影响整个项目。

PII 掩码算法可能会错误地将某些内容标记或未标记为 PII。PII 模块是一种可以检测 PII 的 AI 算法。算法可能会出错，某些 PII 可能没有被掩码，或者不是 PII 的文本可能被掩码了。这些错误取决于检测到的屏幕上文本以及单词本身的上下文。如果文本未被 OCR 捕获或被部分截断，则可能不会被掩码。此外，如果屏幕上的其他文字不同，则相同的文本有可能在一个屏幕中被识别为 PII，而在另一个屏幕中被识别为 PII。

如果候选任务在检查追踪时看不到任何视觉效果，则它可能不是高质量的候选任务。该算法可以检测有噪声和不相关的候选任务，尤其是在任务排名中排名较低的。这些候选任务可能很短，也可能很长，而且变化很大。在检查一些追踪记录后，一旦清楚了这一点，则不应浪费时间尝试解释它们。

查找流程的主体（80/20 规则）。候选任务可能与预期的现实任务不完全一致，而仅部分涵盖了它的子部分。如上所述，根据执行任务的用户的可变性，任务的某些步骤可能比其他步骤更具一致性，从而导致算法仅将任务的某些步骤检测为候选任务，而不是完整的端到端任务。

无论缺少多少步骤，候选任务可能仍适合自动化。 这些可以在构建自动化时添加。

滚动浏览结果。候选任务的追踪记录和步骤的屏幕截图按时间顺序排序。因此，建议滚动列表，以查看多个点的结果。

分步分析

要仔细分析优先任务候选者，请按照以下步骤操作。 这将有助于区分自动化候选任务和嘈杂任务

1. 分析候选任务的开始步骤和结束步骤，以确定其质量
   • 单击该步骤，这将在屏幕右侧显示屏幕截图。
   • 检查候选任务开始和结束步骤的屏幕截图，了解发生的情况。高质量的步骤是指所使用的应用程序和执行的工作是一致的。如果开始或结束步骤的屏幕截图显示许多不同的屏幕和操作，则其追踪记录将高度不一致。这表明该任务候选者可能不适合自动化。
   • 屏幕截图按时间顺序排列，因此最好查看列表开头、中间和末尾的屏幕截图。
   • 重命名步骤，这有助于您大致了解已审核的步骤。
2. 打开并查看流程中的关键步骤

   • 通过调整底部的步骤出现次数筛选器来查找关键步骤。尝试在差异和可理解性之间取得平衡。将滑块进一步向左推动通常会降低复杂性，但会降低完整性。为简化操作，您应该向左移动滑块，以除了开始步骤和结束步骤之外仅显示 2-3 个步骤。

   • 筛选高质量追踪记录。最常见路径追踪的筛选器可能会提供最有用的追踪，因此建议首先分析这些追踪。应用筛选器，仅查看遵循此最常用路径的追踪记录。此筛选器在筛选器面板中可用

     

   • 查看开始和结束步骤的分析中所述的屏幕截图。一些不一致和噪声的步骤是可以接受的，但理想情况下，具有高度自动化潜力的候选任务在图表中间至少有一些高质量的步骤，这些步骤是大多数追踪记录的一部分。

   • 重命名步骤。这有助于您大致了解已审核的步骤。

     

3. 查看追踪
   • 追踪按时间顺序排列。 我们建议查看列表开头、中间和末尾的追踪。
   • 高质量的候选任务将包含许多看起来相似的追踪。 查找以下指标：
     • 追踪中间有相似步骤。
     • 从业务角度来看，追踪很有意义。
     • 检查屏幕截图，查看每个追踪记录中正在处理的项目的追踪信息是否相同，但追踪之间是否有所不同（例如，问题 ID、客户名称、发票编号等）。请确保您在正确的级别上进行分析，因为一个发票编号可能会出现在多个追踪中，但每个追踪涵盖发票的不同行。
   • 如果您在分析追踪记录的过程中确定候选任务质量较差，建议您不要专注于这些候选任务，而继续处理优先级列表中的下一个候选任务。
   • 筛选出低质量追踪记录。即使是高质量的候选任务，也会包含一些算法出错的低质量追踪记录。这些追踪记录通常会比其他追踪记录更长或更短，并且包含噪声或不相关的操作。通过应用搜索栏旁边的筛选器将其移除。根据直方图调整筛选器，以筛选出追踪记录。

高质量迹线通常会在直方图中形成较大的凹凸。 如果边缘上存在远离直方图主体的小峰，我们建议使用滑块删除这些小峰，看看是否可以改善任务图和追踪。 步骤和操作计数非常低或非常高的跟踪可能不适合任务候选者。

如果您将来想返回到特定的筛选器设置，请使用“保存视图”功能。

• 如果图表中未显示所需的步骤，请查看特定追踪。将出现次数设置为 100%，并删除“仅显示关键步骤”筛选器。然后返回到所有追踪，并筛选所需的步骤。

4. 重新计算步骤

• 选择高质量追踪并确定关键活动后，我们建议重新计算。 仅选择应包含在候选任务中的关键步骤，省略不相关或嘈杂的步骤，并定义正确的步骤顺序。

请注意，这还将进一步减少可用于下一次重新计算的步骤。 因此，缩小候选任务的范围可能会变得更加困难。 重新计算选项还包括版本历史记录，如果您对重新计算的结果不满意，可以使用该历史记录重新加载候选任务的先前版本。

重命名步骤

重命名步骤有两个目的。 首先，它使步骤更易于解释。 其次，它允许您区分高质量和噪声。 由于步骤可能发生在多个候选任务中，因此重命名它们可以省去在下一个候选任务中再次查看它们的麻烦。 一些最佳实践：

• 高质量步骤：重命名为“应用程序名称 + 动词 + 名词”。 无法筛选应用程序，但可以筛选步骤名称。 当有多个应用程序用于该任务时，这会使分析更加容易。
• “噪波”步骤：重命名为“噪波”。