Meilleures pratiques

Unassisted Task Mining est conçu pour explorer l'inconnu en enregistrant les activités de bureau de vos employés et en découvrant les tâches répétitives adaptées à l'automatisation et à l'amélioration des processus.

Comprendre les raisons

Lorsque vous commencez à utiliser Unassisted Task Mining, il est recommandé de toujours présenter la logique et le résultat attendu à vos utilisateurs finaux.Unassisted Task Mining n'enregistre que les parties pertinentes de l'activité de l'utilisateur final, en particulier les captures d'écran et les métadonnées, pour utiliser l'IA et créer une image claire de la tâche à accomplir.

Les principales légendes incluent :

• L’enregistrement ne commencera qu’avec le consentement de l’utilisateur final.

  

• Seules les applications qui ont été autorisées seront enregistrées, de sorte que les applications qui préoccupent les utilisateurs peuvent être refusées pour l'enregistrement.

• La configuration du masquage des informations personnelles identifiables est toujours une option.

• L’anonymisation de l’utilisateur est toujours une option.

Dans l'ensemble, l'objectif de l'enregistrement de ces données est de mieux comprendre les inefficacités de la tâche afin d'optimiser davantage l'équipe/la tâche. Expliquer le pourquoi de votre raisonnement est important.

Configuration du projet

Accédez à votre service Task Mining et créez un projet Task Mining non assisté. Il est préférable de créer un projet par équipe/département. Vous devez fournir un titre et une description uniques et pertinents lors de la création du projet. Ajoutez jusqu'à 10 utilisateurs à votre projet, le nombre recommandé étant de 2 à 7 utilisateurs. Pour de meilleurs résultats, il est recommandé que des utilisateurs expérimentés soient familiarisés avec le travail quotidien.

Chaque utilisateur reçoit un e-mail lui demandant de télécharger et d'installer l'enregistreur. Consultez la page des paramètres de l'enregistreur pour configurer l'enregistreur selon vos spécifications.

Indiquez les applications auxquelles vous souhaitez appliquer ou refuser l'enregistrement, car cela limite la collecte de données bruyante. Il est recommandé d'appliquer l'enregistrement aux applications que vous savez être essentielles à la tâche à accomplir.Spécifiez les URL des applications Web aussi précisément que possible sans trop limiter l'enregistrement.

Exemple : un projet peut refuser Slack, car les données collectées lors de la communication en dehors de l'achèvement de la tâche ne font pas partie des étapes de la tâche et peuvent être considérées comme des données bruyantes. Cela s’applique également fréquemment à d’autres outils de communication.

Les outils de communication comme Slack, Zoom et Microsoft Teams sont résolument bruyants, car les utilisateurs qui enregistrent naviguent à travers différents messages. Il n'est pas recommandé d'enregistrer ces applications car elles ont un impact sur la sortie des tâches de l'analyse de l'IA.

Spécifiez l’application ou le site Web auxquels vous souhaitez autoriser/refuser l’enregistrement. Si vous souhaitez autoriser l'enregistrement de tous les sites Web, vous pouvez inclure le navigateur, par exemple chrome.exe ou msedge.exe, à la liste d'autorisation. Dans ce cas, envisagez d'ajouter à la listede refus les sites Web personnels auxquels l'utilisateur final pourrait accéder, tels que Facebook.com ou Gmail.com.

Remarque :

En ajoutant un site Web à la liste d' autorisation , vous autorisez l'enregistrement de ce site spécifique, quel que soit le navigateur utilisé pour y accéder. Même si le navigateur n'est pas explicitement ajouté dans la liste d'autorisation , le site Web autorisé sera toujours enregistré.

Tâches d'enregistrement

Fournissez à chaque utilisateur d'enregistrement un contexte sur l'objectif du projet et la quantité d'enregistrement nécessaire. Le nombre recommandé d'actions collectées est de 20 000 à 70 000 pour limiter les données bruitées. Comme moyen rapide d'estimation, un utilisateur actif fournit généralement 200 à 1 000 actions par heure. Indiquer l’importance d’enregistrer uniquement le contenu pertinent lié aux tâches ou de mettre l’enregistreur en pause lorsqu’ils doivent s’éloigner des tâches quotidiennes.

Conseils pour l'enregistrement :

• Terminez la tâche que vous avez commencée → minimisez l’interprétation/les pauses pendant l’enregistrement.

• Pour des résultats fiables et précis, le comportement pendant l'enregistrement doit rester le même.

• Limitez le changement de tâche, si possible, pendant l’enregistrement. Minimiser l’utilisation des applications non prises en charge.

• Suspendez l'enregistrement si d'autres problèmes surviennent pendant l'achèvement d'une tâche.

Exécution de l'analyse de l'IA

Une fois que le nombre d'actions recommandé a été collecté (10 000 minimum, 50 000 idéal, 200 000 maximum), assurez-vous d'avoir créé le projet AI Center approprié pour le même locataire. D'un point de vue précis et financier, il est préférable d'exécuter l'évaluation une fois après avoir atteint le seuil et terminé l'enregistrement.

Assurez-vous lors de l’exécution du pipeline d’évaluation de l’IA que vous êtes prêt à recevoir la sortie de la tâche, car l’exécution d’une analyse consomme 5 000 AI Units par analyse, quel que soit le nombre d’actions.

Analyse de vos tâches

Une fois que vous avez reçu vos résultats de découverte, passez en revue les tâches avec un expert en la matière des processus métier en suivant le Guide d'analyse de Unassisted Task Mining.

Conseils pour l'analyse des tâches :

• Toutes les tâches détectées sont classées par défaut en fonction de leur répétabilité.

• Le tableau qui affiche toutes les tâches détectées contient de nombreuses informations sur la valeur potentielle de l’automatisation des tâches.

• Lors de l’examen des tâches, nous pouvons exposer toutes les étapes détectées en désactivant uniquement les étapes clés. De plus, le survol affichera des informations supplémentaires sur chaque paramètre du graphique.

• Lors de l'examen d'un traçage sélectionné, l'administrateur peut voir toutes les captures d'écran prises par l'utilisateur qui l'a effectuée. Lors de l'affichage d'une étape sélectionnée, l'administrateur peut voir toutes les captures d'écran prises à partir de toutes les actions des utilisateurs au cours de cette étape.