Créer votre propre modèle Word

Introduction

Vous pouvez créer votre modèle de document de définition de processus (DDP) en partant de zéro et l'utiliser dans Task Capture. Cela vous permet de spécifier les données à transférer depuis le projet Task Capture dans le résultat de sortie et d'ajuster la conception et la structure du document en fonction de l'image de marque et des besoins de votre entreprise.

Vous pouvez facilement créer le modèle de document dans Microsoft Word et ajouter du texte, des images de logo et des styles, tels que des en-têtes et des pieds de page, modifier la famille de polices, la taille de police et ajouter des couleurs.

Espaces réservés

Task Capture utilise des espaces réservés pour transférer les données du projet Task Capture et les afficher dans le document de sortie. Un espace réservé est un nom symbolique qui fait référence à une donnée particulière. Lors de l'exportation, Task Capture remplace l'espace réservé par les données documentées. Consultez l'illustration ci-dessous pour voir un exemple.

Format

Dans le modèle de document de définition de processus (DDP), les espaces réservés sont placés entre accolades. Par exemple {Title}.

Remarque : Assurez-vous d'utiliser le nom exact de l'espace réservé. Sinon, l'espace réservé sera affiché sous un format texte dans le document de sortie.

Espaces réservés disponibles

Vous trouverez ci-dessous un aperçu de tous les espaces réservés que vous pouvez utiliser pour créer votre modèle. Assurez-vous que vous n'utilisez que les boucles/cycles dont vous avez besoin dans votre DDP exporté.

Vous pouvez copier et coller les espaces réservés nécessaires depuis la liste ci-dessous.

{TITLE} - title of the document
{DESCRIPTION} - description of the document
{AUTHOR} - author of the document
{PROCESS_DATE}
{PROCESS_EXECUTION_TIME}
{TOTAL_APPLICATIONS_COUNT}
{TOTAL_WINDOWS_COUNT}
{TOTAL_ACTIONS_COUNT}
{TOTAL_CLICKS}
{TOTAL_HOTKEYS}
{TOTAL_TEXT_ENTRIES}
{TOTAL_KEYS_PRESSED}
{TOTAL_TIME} 
{#APPLICATIONS}
    {NAME}
    {TOTAL_ACTIONS_COUNT}
    {TOTAL_CLICKS}
    {TOTAL_HOTKEYS}
    {TOTAL_TEXT_ENTRIES}
    {TOTAL_KEYS_PRESSED}
    {TOTAL_TIME}
    {#WINDOWS}
        {NAME}
        {TOTAL_ACTIONS_COUNT}
        {TOTAL_CLICKS}
        {TOTAL_HOTKEYS}
        {TOTAL_TEXT_ENTRIES}
        {TOTAL_KEYS_PRESSED}
        {TOTAL_TIME}
    {/WINDOWS}
{/APPLICATIONS}
   
{#WINDOWS}
    {NAME}
    {TOTAL_ACTIONS_COUNT}
    {TOTAL_CLICKS}
    {TOTAL_HOTKEYS}
    {TOTAL_TEXT_ENTRIES}
    {TOTAL_KEYS_PRESSED}
    {TOTAL_TIME}
{/WINDOWS}
{%DIAGRAM} -  process diagram image
{#SEQUENCELAYOUT}
    {SEQUENCETITLE}
    {SEQUENCEDESCRIPTION}
    {SEQUENCE_EXECUTION_TIME}
    {#ACTIONLAYOUT}
        {ACTIONTITLE}
        {ACTIONDESCRIPTION}
        {%ACTIONIMAGE} - action image
        {ACTION_EXECUTION_TIME}
        {#ACTION_METADATA}
            {ACTION_TYPE}
            {KEY_MODIFIERS}
            {KEY_LOG}
            {KEY}
            {IS_MOUSE}
            {IS_KEYBOARD_INPUT}
            {IS_KEYBOARD_SPECIAL}
            {MOUSE_BUTTON}
        {/ACTION_METADATA}
    {/ACTIONLAYOUT}
{/SEQUENCELAYOUT} 
{#EXCEPTIONS}
    {#EXCEPTION_STEPS}
        {TITLE}
        {DESCRIPTION}
        {EXECUTION_TIME}
        {#ACTIONS}
            {ACTIONTITLE}
            {ACTIONDESCRIPTION} 
            {ACTION_EXECUTION_TIME} 
            {%ACTIONIMAGE} 
            {#ACTION_METADATA} 
               {ACTION_TYPE} 
            {/ACTION_METADATA}
        {/ACTIONS} 
    {/EXCEPTION_STEPS}
{/EXCEPTIONS}Make sure you save the entire loops/cycles structure as the included placeholders do not work outside the designed loops/cycles. For example, the {NAME} placeholder does not work outside the below loop/cycle.
{#APPLICATIONS}
    {NAME}
    {TOTAL_ACTIONS_COUNT}
    {TOTAL_CLICKS}
    {TOTAL_HOTKEYS}
    {TOTAL_TEXT_ENTRIES}
    {TOTAL_KEYS_PRESSED}
    {TOTAL_TIME}
    {#WINDOWS}
        {NAME}
        {TOTAL_ACTIONS_COUNT}
        {TOTAL_CLICKS}
        {TOTAL_HOTKEYS}
        {TOTAL_TEXT_ENTRIES}
        {TOTAL_KEYS_PRESSED}
        {TOTAL_TIME}
    {/WINDOWS}
{/APPLICATIONS}

Les espaces réservés suivants sont des valeurs booléennes (true/false) :

• {IS_MOUSE}
• {IS_KEYBOARD_INPUT}

• {IS_KEYBOARD_SPECIAL}

  Cela signifie qu'ils ne sont pas remplacés par des données spécifiques. Le contenu à l'intérieur de la variable est affiché, selon sa valeur, comme « true » ou « false ».

Par exemple :

Si vous souhaitez ajouter le texte Ceci est un événement de souris (This is a mouse event) lorsqu'un type d'action est un événement de souris, la variable doit être utilisée comme ceci :

{#IS_MOUSE} Ceci est un événement souris {/IS_MOUSE} Cela signifie que lorsque la valeur de la variable {IS_MOUSE} est « true », le texte souhaité est ajouté.

Si vous souhaitez ajouter le texte Ceci n'est PAS un événement de souris (This is NOT a mouse event) lorsqu'un type d'action n'est pas un événement de souris, la variable doit être utilisée comme ceci :

{#IS_MOUSE} Ceci est un événement souris {/IS_MOUSE} Cela signifie que lorsque la valeur de la variable {IS_MOUSE} est « true », le texte souhaité est ajouté.

La même logique s'applique aux variables {IS_KEYBOARD_INPUT} et {IS_KEYBOARD_SPECIAL}.

Espaces réservés d'exceptions

S'il existe des exceptions dans le diagramme mais que le modèle n'inclut pas d'espaces réservés, une fenêtre contextuelle d'avertissement s'affiche avant l'exportation.

Pour corriger le modèle, ajoutez les espaces réservés d'exceptions dans votre modèle personnalisé :

{#EXCEPTIONS}
    {#EXCEPTION_STEPS}
        {TITLE}
        {DESCRIPTION}
        {EXECUTION_TIME}
        {#ACTIONS}
            {ACTIONTITLE}
            {ACTIONDESCRIPTION} 
            {ACTION_EXECUTION_TIME} 
            {%ACTIONIMAGE} 
            {#ACTION_METADATA} 
               {ACTION_TYPE} 
            {/ACTION_METADATA}
        {/ACTIONS} 
    {/EXCEPTION_STEPS}
{/EXCEPTIONS}

Création d'un nouveau modèle depuis Microsoft Word

Pour créer un nouveau modèle en partant de zéro, suivez les étapes ci-dessous :

1. Ouvrez Microsoft Word et créez un nouveau Document vierge. Consultez l'illustration ci-dessous.

   
   

   

   
   
2. Saisissez le texte et appliquez le style souhaité au modèle de document.

3. Ajoutez des espaces réservés au document si nécessaire. Consultez l'illustration ci-dessous pour voir un exemple.

   
   

   

   
   

4. Une fois toutes les modifications nécessaires apportées, enregistrez les modifications dans votre modèle Word. Dans Microsoft Word, cliquez sur Fichier(File) > Enregistrer(Save). Consultez l'illustration ci-dessous.

   
   

   

   
   

Prochaines étapes

Voir Gestion des modèles Word pour plus d'informations sur la façon d'ajouter le modèle et de l'utiliser dans Task Capture.