Juin 2023

28 juin 2023

We've updated the look and feel of the Automation Profile Page based on collected customer feedback and research. See below the main changes that are coming with this release:

• You can now change the Phase & Status of an idea from the Automation Profile View mode. The Phase & Status field is no longer available in Edit mode.

• Les actions de la barre inférieure liées au cycle de vie de l'idée ont été supprimées (par ex. Approuver (Approve), Rejeter (Reject), Mettre en attente (Put on hold), Marquer comme doublon (Mark as duplicate)). Les utilisateurs disposant des droits pour faire avancer une idée utiliseront maintenant les transitions de phase et de statut disponibles dans le mode affichage (View mode) du Profil d'automatisation (Automation Profile), en sélectionnant les mêmes actions : Approuver (Approve), Rejeter (Reject), Mettre en attente (Put on hold), etc.

• A new Decomissioned status is available for ideas in Live phase to be chosen from the Update the Phase & Status dialog window.

  

L'en-tête de Profil d'automatisation (Automation Profile) est à présent réorganisé :

• Par défaut, il affiche le nom de l'automatisation, le domaine d'activité, la phase et le statut ainsi que le nom de l'auteur.

• Les actions liées aux intégrations restent dans le mode affichage du Profil d'automatisation, mais sont déplacées dans l'en-tête, sous la liste déroulante Actions (par ex. connexion à Jira (Jira connection), Démarrer le développement dans Studio (Start development in Studio), Publier dans le magasin (Publish to Store), etc.).

• The Date Submitted, Development type, Idea type, and Priority fields are now grouped in a new section named Basic information, displayed by default in the sidebar of the automation profile.

  

Modifications apportées au formulaire Soumettre une idée (Submit idea) :

• Le bouton Soumettre une idée (Submit idea) reste le point de départ de tous les formulaires de soumission. Ce bouton vous mène désormais à un formulaire unique dans lequel vous devez d'abord sélectionner la catégorie (domaine d'activité) pour l'idée à soumettre. En fonction de la sélection, le système charge la liste des flux d'idées disponibles (par ex. Idée générée par un employé (Employee-driven idea), Idée générée par le CoE (CoE driven idea), Automatisation du Citizen Developer (Citizen Developer automation), Demande de modification (Change request)). Si aujourd'hui vous disposez d'une seule option pour soumettre une idée, cette option est toujours disponible dans la nouvelle liste de types d'idées. Après avoir sélectionné la catégorie, la section Type d'idée (Idea Type) est préremplie avec ce flux uniquement.
• Submit idea page now has an unique URL link. This means that old URLs for submission forms are now redirecting to only one URL, from where you can choose the Business Area and Idea type for your idea.

Impact des modifications ci-dessus dans Personnaliser les évaluations (Customize assessments) > Évaluation de l'aperçu (Overview assessment) :

• Header information section was replaced by the Basic information section that can be found in the right side of the screen. This section includes the following fields: Date submitted, Development type, Idea type, Phase & Status, Priority and Submitter.
• The Idea source field is now renamed to Idea type. It continues to reflect the type of idea flow the user has selected when filling in the submission form.

Page À propos (About) - Mode Édition (Edit) :

• The Phase & Status field is no longer displayed in edit mode.
• The Submit assessment action is decommissioned. Users with rights to submit the Detailed assessment must now fill in the assessment, save it, and then update the Phase & Status from View mode to Qualification—Awaiting Review.
• Start development action is decommissioned. Users with rights to proceed with the development will now have the option to change Phase & Status from View mode to Development – In Progress and are no longer assigned as Citizen Developer.
• When the Start development in Studio action is used, the user is no longer assigned as Citizen Developer.
• L'en-tête n'est plus visible en mode édition.
• Les utilisateurs ayant le droit de modifier la page À propos (About) ne peuvent plus voir les autres pages de profil (Analyse coûts-avantages (Cost Benefit Analysis), Documentation, Composants (Components), Collaborateurs (Collaborators), Demandes de modification (Change Requests), Historique (History)) lors de la modification de la page À propos (About). Vous ne pouviez pas accéder à ces pages de profil en mode Édition (Edit), et il n'y avait aucune raison de les afficher.

Modifications apportées aux évaluations par catégorie :

• Les évaluations ne sont plus associées à une catégorie, les flux d'idées sont liés à une catégorie à la place, et la page Personnaliser les évaluations (Customize assessments) a été réorganisée :
  • L'emplacement de la page reste le même : sous Configuration de la plate-forme (Platform setup).
  • La barre de navigation de gauche Catégories (Categories) a été supprimée.
  • Les évaluations peuvent toujours être créées ou modifiées sur cette page, étant enregistrées au niveau du locataire (pas dans une catégorie spécifique).
  • L'option permettant de définir une version d'évaluation en ligne a été supprimée. Vous pouvez désormais définir la version d'évaluation à utiliser dans chaque flux sur la nouvelle page Personnaliser les flux d'idées (Customize Idea Flows).
  • À côté de chaque version d'évaluation, le système affiche désormais le nombre de flux d'idées qui utilisent cette version.
  • Assessments built on categories which have been migrated are now using the following naming convention: + ; (e.g. Default Assessment Legal).New page - Customize Idea Flows:
• A new page is available under Platform setup > Customize Idea Flows.
• Les flux d'idées existants sont répertoriés dans cette nouvelle page : Idée générée par un employé (Employee-driven idea), Idée générée par le CoE (CoE driven idea), Automatisation du Citizen Developer (Citizen Developer automation), Idée Task Mining (Task Mining idea), Idée Process Mining (Process Mining idea), Demande de modification (Change request).
• Après avoir analysé et repensé la façon dont les informations de personnalisation des flux d'idées sont structurées en catégories, les flux d'idées peuvent désormais être créés dans une catégorie spécifique. Un utilisateur administrateur peut décider quelles évaluations doivent être utilisées pour chaque flux d'idées.
• Les flux sont structurés selon les catégories suivantes :
  • Les six flux d'idées existants sont créés dans Toutes les catégories (All categories).
  • Pour les clients qui avaient créé des évaluations par catégorie, chaque évaluation est désormais migrée sous son flux spécifique, basé sur un domaine d'activité spécifique. Pour chaque flux reposant sur un domaine d'activité spécifique, le système désactive automatiquement le même type de flux des segments de catégorie supérieure.
  • Aucune réponse aux idées d'automatisation existantes n'est affectée.

Astuce :

Example: Customer has created a Change request assessment on Legal > Compliance. During migration a Change request idea flow is created under Compliance category, that contains the custom change request assessment. The Change request idea flow under Legal (if any) and the Change request idea flow under All Categories are auto-disabled. Therefore, when user submits an idea under Compliance, they will only see in the dropdown one change request flow, the one specific to the segment selected.

• Les administrateurs peuvent choisir quels types d'évaluation sont nécessaires dans chaque flux, et quelle version de chaque évaluation et à quelle phase ils doivent être visibles pour les utilisateurs qui accèdent aux pages de profil d'automatisation.

See Customize idea flows for more information.

Autres changements :

• Workspace > Automation Pipeline: Transition buttons for quicker change of Phase & Status of an automation, are now available in the Quick View menu of each idea under the Phase & Status field. This follows the same new design from the Automation Profile with the new header menu. The transition is also available in the three-dot menu, under Transition idea.

• Workspace > Automation Pipeline: The Quick View option from the three-dot menu is now removed. Instead, you can just click the idea name.

  

• Workspace > Automation Pipeline: In quick view, the Process Owner field is no longer displayed. The Process Owner cannot be assigned anymore from this menu. Below you can find out how to do this quicker from the Automation Profile instead while approving.

• Workspace > Automation Pipeline: You can now bulk delete ideas that are part of the same idea flow using Delete action from the bottom action bar.

• Workspace > Automation Pipeline: Idea flow variable (shows the variable of each idea flow as per the Customize idea flows page*)* column is available and Idea source column is now renamed as Idea type.

• Automation Profile: The Priority field no longer has the Not set option available in the dropdown. If ideas had this value in the past, it will be persisted. For new ideas, the value won't be available for selection.

  • La priorité zéro(0) a été ajoutée en tant que nouvelle option. Même si elle est disponible, nous vous déconseillons d'utiliser la valeur zéro(0) dans le champ Priorité (Priority) (ou pour toute question de plage), car elle ne modifie pas la priorité existante et elle renvoie également null si vous récupérez les informations du champ via l'API.
  • In the Open API, if the Not set value was applied to the Priority field, when using GET calls, the value would be represented as 0 or 127. This has now changed and the value returned by the API for Priority = Not Set is null.

• Automation Profile: A Process Owner can now be assigned by the Idea approver when the transition Approve in Idea phase is selected. A new dialog asks for the confirmation of the currently assigned process owner, or you can select one if there's none.

• Automation Profile: The status of an idea is now updated to Rejected, regardless of the rejection reason selected. Before, when 'Other' reason was selected, the idea's status was updated directly to Archived.

• Automation Profile: Five new columns in the Automation Pipeline containing the comments that a user leaves when the following actions are performed in the Automation Profile:

  • Rejeter une idée
  • Rejeter l'automatisation
  • Archiver une idée
  • Archiver l’automatisation
  • DeleteThis change also helps you filter more precisely using columns in Automation Pipeline.

• Admin console > Platform setup > Customize assessments: New question type is available as Ranged number. This type of question displays the answer options in a dropdown list in the assessment form. It can contain all the integer positive numbers from 0 to the Max number range selected (options available: 3, 5, 10, 20, 25, 50, 100, 250).

• Admin console > Platform setup > Customize assessments: Question is ‘Advanced setting’ is available in Question settings. With this setting selected, the field is editable only by collaborator roles that are assigned with “Edit the advanced settings of an idea or automation” permission.

Modifications de l'attribution des autorisations aux rôles par défaut :

Citizen Developer automation previous flow	Citizen Developer automation current flow
Auteur du Citizen Developer (Citizen Developer Submitter) : avait l'autorisation de modifier la page À propos (About), Gérer les composants (Manage Components) et Gérer la documentation (Manage Documentation) en phase Revue métier (Business Review) - statut « En attente de révision (Awaiting Review) ».	Auteur du Citizen Developer (Citizen Developer Submitter) : ne dispose plus des droits de modification une fois l'automatisation soumise. Le Réviseur métier (Business Reviewer) doit effectuer les étapes suivantes.
Business Reviewer - had permission to Edit all details of any Idea assigned in Business Review phase - only in “Awaiting Review” and “On hold” statuses.	Business Reviewer - has permission “Edit all details of any Idea “ assigned in Business Review phase - ALL statuses.
Business Reviewer - had permission to “Access to All and Review tables to perform Business Review of Automations” assigned in Business Review phase - only in “Awaiting Review” and “On hold” statuses. (this permission is for allowing to change the phase and status of the automation)	Business Reviewer - has permission to “Update the Phase and Status of any idea” in Business Review phase - ALL statuses.
Technical Reviewer - had permission to “Edit all details of any Idea” assigned in Technical Review phase - only in “Awaiting Review” and “On hold” statuses.	Technical Reviewer - has permission “Edit all details of any Idea “ assigned in Technical Review phase - ALL statuses.
Technical Reviewer - had permission to “Access to All and Review tables to perform Technical Review of Automations” assigned in Technical Review phase - only in “Awaiting Review” and “On hold” statuses. (this permission is for allowing to change the phase and status of the automation)	Technical Reviewer - has permission to “Update the Phase and Status of any idea” in Technical Review phase - ALL statuses.

Employee-driven idea and CoE-driven idea previous flows	Employee-driven idea and CoE-driven idea current flows
Project Manager - had permission to “Update the Phase and Status of the idea or automation during implementation” assigned in Qualification - Approved phase/status and in the four implementation phases.	Project Manager - has permission to “Update the Phase and Status of any idea” where they are assigned as collaborators in Qualification phase - ALL statuses.

Fixed bugs

• Automation Profile > Edit mode: Changes were not saved after adding a fourth package and making modifications to the initial three packages, from the Execution Assessment.
• Workspace > Automation Pipeline: Values displayed in Japanese in Automation Pipeline were displayed in English in the exported CSV file.
• Workspace > Automation Pipeline: Using submitter business unit filter, if one of the selection had a special character in it, the results were not displayed properly.
• Workspace > Automation Pipeline: An error was shown after submitting data too quickly after filling in a modal that required confirmation text.(e.g. Rejecting an idea in Automation Pipeline and submitting immediately after leaving a comment in the Leave a Comment section)