Mejores prácticas

Task Capture es una herramienta versátil y sencilla de utilizar que ofrece los mejores métodos para capturar y exportar diagramas de mapas de procesos. Para aprovechar al máximo esta herramienta, puedes confiar en las siguientes prácticas recomendadas.

Para empezar a capturar las acciones del proceso, primero elige la forma adecuada en la que deseas crear el mapa del proceso. Las siguientes opciones están disponibles:

• Crea el proceso manualmente con la opción Crear diagrama y luego captura las acciones correspondientes.
• Captura automáticamente el proceso mientras realizas las tareas y deja que Task Capture cree el mapa automáticamente eligiendo la opción Capturar proceso.

Elige el método adecuado de creación del proceso

Crear diagrama

La opción Crear diagrama es perfecta en caso de que estés familiarizado con el proceso de alto nivel y te sientas cómodo creando el diagrama de flujo de trabajo primero y luego rellenándolo con las acciones capturadas.

Comienza con el enfoque Crear diagrama en caso de que:

• El proceso que deseas documentar pueda describirse como complejo.
• Estés familiarizado con los pasos a nivel empresarial del proceso y puedas traducirlo en el plan del diagrama.
• Primero quieras desarrollar el proceso y sus variaciones y luego capturar las acciones necesarias para cada una de las secuencias.
• Tu objetivo sea crear un diagrama exhaustivo y un diagrama de mapa de proceso listo para usar (PDD).

Ventajas:

• Un método rápido y fácil de utilizar que te permite control el resultado justo desde el principio.
• Emplea menos tiempo refactorizando el mapa del proceso después de haber sido grabado.
• Al observar el proceso durante toda la grabación, puedes descubrir otras oportunidades de automatización que podrías haber pasado por alto.

Proceso de captura

Al acceder a capturar proceso, se inicia inmediatamente la grabadora. Esto te permite atravesar todo el proceso, mientras la herramienta captura las capturas de pantalla de cada clic, tecla de acceso rápido y entrada del teclado. Una vez completado el proceso, en función del tipo de acciones capturadas y el entorno, la herramienta crea automáticamente el diagrama de flujo de trabajo.

Comienza con el enfoque Capturar proceso en caso de que:

• El proceso que deseas documentar puede describirse como lineal.
• Tu objetivo es capturar un enfoque en las acciones del proceso que puedan utilizarse posteriormente con fines de documentación en lugar de para iniciativas de automatización.

Ventajas:

• Recupera de una forma fácil y rápida las acciones necesarias para completar tu proceso.
• Te permite hacer que el proceso se documente rápidamente.

Grabar las acciones y documentar las secuencias

Como la opción de grabar acciones se utiliza tanto para los métodos Crear diagrama como Capturar proceso, se aplican las siguientes recomendaciones independientemente del método elegido.

• Confía siempre en el Pausar para omitir acciones que no sean relevantes para tu proceso y captura solo las que son importantes. De esta manera, puedes crear un diagrama de proceso limpio y sencillo.

  El botón siempre está disponible cuando el widget de captura está activo.

• Para generar mapas de proceso informativos y fáciles de usar, te recomendamos que captures menos de 50 acciones por secuencia.
• El número de acciones que pueden capturarse es de 500. Ten en cuenta que esta limitación no impide crear procesos con más de 500 acciones; su propósito es ofrecer una guía de prácticas recomendadas para poder disfrutar de la mejor experiencia mientras utilizas Task Capture.

Gestionar eficientemente las acciones grabadas

Las acciones que grabaste para documentar tu proceso son el ingrediente clave de tu flujo de trabajo y es muy importante que sigas algunas reglas sencillas para trabajar con ellas de forma eficiente. Dependiendo del método que elijas para crear el mapa de proceso, se aplican diferentes reglas:

Método Crear diagrama

• Para cada paso, añade un título y una descripción claros. Incluye tantos detalles como sea posible y haz que no sean muy largos.
• Si es necesario, se puede añadir información adicional a cada captura de pantalla utilizando la opción Texto.

Método Capturar proceso

• Comprueba el título y la descripción grabadas para tus acciones y secuencias. Actualízalos si es necesario. El objetivo es que esta información sea lo más clara posible.
• Si has grabado varias secuencias continuas que representan la misma acción empresarial, combínalas utilizando la opción Combinar secuencias. Esto ayuda a que el diagrama sea corto y completo.

Gestionar datos confidenciales

Si piensas que pueden haberse capturado datos confidenciales durante el proceso, te recomendamos que intentes grabar la información necesaria utilizando datos ficticios.

Si esto no es posible, puedes pausar la grabadora mientras gestionas datos confidenciales, aunque ten en cuenta que los pasos que lleves a cabo no estarán disponibles en el diagrama.

También puedes seleccionar el modo de captura adecuado para evitar la captura de datos confidenciales.