Crear una automatización a partir de una idea

Una automatización consta de una secuencia de actividades relacionadas e interconectadas. Una actividad es el componente básico de una automatización y representa un paso o una tarea en un flujo de trabajo que se puede automatizar.

Para crear una automatización:

1. Divide la idea que deseas automatizar en cada uno de sus pasos individuales, decide qué debería desencadenar la automatización e identifica todas las aplicaciones y servicios que usas en ella.
2. Crear un proyecto en Studio Web.
3. Identifica las actividades que te permiten automatizar cada uno de los pasos, añádelas a tu proyecto y configúralas en el diseñador de proyectos.
4. Prueba tu proyecto. Es posible que no se ejecute correctamente en el primer intento y que debas hacer ajustes y ejecutarlo varias veces antes de que funcione como deseas.
5. Publica tu proyecto para que esté disponible como automatización. Si usas un desencadenador de evento o un desencadenador de tiempo, la automatización se ejecutará automáticamente.

Ejemplo de creación de una automatización

Una idea puede ser tan simple como "Quiero que todos los eventos cancelados se eliminen automáticamente de mi calendario de Outlook".

Al desglosar el proceso y el modo en que podemos automatizarlo, queremos:

• Automatiza el calendario de Outlook, por lo que usaremos actividades de Microsoft Office 365.
• Ejecuta la automatización cada vez que se actualiza un evento del calendario, de modo que la automatización se desencadene con el Evento de calendario actualizado.
• Elimina un evento solo si se canceló, por lo que añadiremos una condición para procesar solo el evento si se ha cancelado mediante una actividad Si. y luego, añade una actividad Eliminar evento para eliminarlo de nuestro calendario si se cumple la condición.

Crear automatización

1. Ve a la página Automatizaciones en Studio Web y crea un nuevo proyecto. Para el desencadenador, selecciona el evento de Microsoft 365 Evento de calendario actualizado. La actividad del desencadenador se añade al proyecto.
2. En la actividad Evento de calendario actualizado, añade o selecciona una conexión.
3. Click Add activity after the trigger and add an If activity. This activity enables you to define a condition, then add activities to execute when the condition is met inside the Then branch, and optionally activities to execute when the condition is not met in the Else branch. For our scenario, we need the condition the event is canceled and we will only use the Then branch to add an activity to delete the event when the condition is met.
4. En la actividad Si, haz clic en el campo Condición para abrir el Creador de condición:
   1. In the first field, we want to find the IsCancelled event property for the event that triggered the automation. We can search for the text cancel, or select See more > Use variable > Calendar Event Updated > Event > IsCancelled.
   2. En el segundo campo, selecciona Es verdadero.

5. Click Add activity in the Then box and add a Microsoft 365 Delete Event activity. We will configure it to delete the event that triggered the automation.
   1. Añade o selecciona una conexión.
   2. Evento a eliminar : haz clic en y selecciona Evento de calendario actualizado > Evento para indicar que quieres eliminar el evento. Como esta actividad se añade dentro de la rama Entonces, el evento solo se eliminará si se canceló.
   3. Eliminar: selecciona Solo evento para eliminar solo la ocurrencia, si el evento es recurrente.

Probar la automatización

Para probar la automatización, asegúrate de que existe un evento cancelado recientemente en tu calendario de Outlook. Puedes seleccionar Probar desencadenador en la actividad del desencadenador para comprobar si tienes al menos un evento actualizado.

Haz clic en Probar en la parte superior del diseñador para probar la automatización y consulta tu calendario para ver si el evento cancelado se ha eliminado.

Publicar la automatización

Si la automatización funciona según lo esperado, todo lo que necesitas hacer para que se ejecute es publicarla en tu espacio de trabajo personal. Haz clic en Publicar en la parte superior del diseñador, introduce un nombre y una descripción sugerentes, y haz clic en Publicar.