Tutoriel : Filtrage des données dans Excel

Dans cet exemple, nous allons créer une automatisation pour le processus suivant :

1. Copiez les données dans une nouvelle feuille d'une feuille de calcul contenant les informations du fournisseur.
2. Filtrez les données pour afficher uniquement les lignes recensant les fournisseurs du secteur des services et du secteur informatique qui ont été ajoutés au cours des 10 dernières années.
3. Copiez les données filtrées dans un fichier.
4. Envoyez le fichier CSV par e-mail.

Nous allons créer un projet avec les activités suivantes :

• Une activité Utiliser le fichier Excel pour indiquer le fichier Excel avec les informations sur le fournisseur.
• A Copy Range activity to copy the data to another sheet.
• Deux activités Filter pour filtrer les données selon les critères souhaités : un filtre pour la colonne Industrie, un autre pour la colonne Fournisseur depuis.
• Une activité Write CSV pour copier les données filtrées dans un fichier CSV.
• Une activité Utiliser l’application de bureau Outlook pour indiquer le compte Outlook à partir duquel envoyer l’e-mail.
• Une activité Envoyer un e-mail pour envoyer l’e-mail.

1. Étape 1 : configurer le projet et obtenir les fichiers nécessaires.

   1. Create a new blank project using the default settings.
   2. Dans ce tutoriel, téléchargez et extrayez les archives avec le projet d’automatisation en appuyant sur le bouton en bas de la page. Copiez le fichier Fournisseurs.xlsx dans le dossier de votre projet.

2. Étape 2 : ajouter le fichier Excel au projet.

   1. Click Add activity in the Designer panel, and then find the Use Excel File activity in the search box at the top of the screen and select it. A Use Excel File activity is added to the Designer panel.

   2. Dans l’activité :

      • Click Browse next to the Excel file field, and then browse to and select the file Suppliers.xlsx

      • Dans le champ Référencer en tant que, entrez Suppliers.

        Vous avez indiqué que vous travaillerez sur le fichier Suppliers.xlsx qui est connu dans votre automatisation sous le nom de Suppliers.

3. Étape 3 : filtrer les données et les copier dans un fichier CSV.

   1. Click Add activity inside the Use Excel File and then, in the search box at the top of the screen, locate and select Copy Range. A Copy Range activity is added to the Designer panel.

   2. Dans l’activité Copier la plage :

      • Click Plus on the right side of the Source range field, and then select Suppliers > Data [Sheet].

      • Click Plus on the right side of the Destination range field, and then select Suppliers > Processed [Sheet].

        Vous avez indiqué que vous souhaitez copier les données de la feuille Données vers le fichier Fournisseurs et les coller à la feuille Traitement effectué du même fichier.

   3. Cliquez sur Enregistrer dans le ruban StudioX pour enregistrer l’automatisation, puis cliquez sur Exécuter pour exécuter l’automatisation.

      Les données de la feuille Données sont copiées à la feuille Traitement effectué dans le classeur Fournisseurs.

   4. Click Add activity inside the Use Excel File just below the Copy Range activity, and then, in the search box at the top of the screen, locate and select Filter. A Filter activity is added to the Designer panel.

   5. Dans l’activité Filtre :

      • Click Plus on the right side of the Source range field, and then select Suppliers > Processed [Sheet].
      • Click Plus on the right side of the Column name field, and then select Range > Industry.
      • Cliquez sur le bouton Configurer le filtre. Dans la fenêtre Filtrer, assurez-vous que le Filtre de base est sélectionné, puis :

        • Click Plus on the right side of the Value field, and then select Text. In the Text Builder, enter Services, and then click Save.

        • Cliquez sur Ajouter pour ajouter une deuxième valeur.

        • Cliquez sur Plus à droite du champ Valeur , puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez IT, cliquez sur Enregistrer, puis cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Filtrer.

          Vous avez indiqué que vous souhaitez filtrer les données de la feuille Traitement effectué pour afficher uniquement les lignes avec les valeurs Services ou Informatique dans la colonne Industrie.

   6. Click Add activity inside the Use Excel File just below the Filter activity, and then, in the search box at the top of the screen, locate and select Filter. A second Filter activity is added to the Designer panel.

   7. Dans la deuxième activité Filtre :

      • Click Plus on the right side of the Source range field, and then select Suppliers > Processed [Sheet].
      • Click Plus on the right side of the Column name field, and then select Range > Supplier Since.
      • Cliquez sur le bouton Filtre. Dans la fenêtre Filtre :

        • Select Advanced filter.

        • Dans le menu déroulant Opérateur, sélectionnez > (est supérieur à).

        • Cliquez sur Plus à droite du champ Valeur , puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez une date remontant à 10 ans (par exemple, 5/5/2009, puis cliquez sur Enregistrer et sur OK pour fermer la fenêtre Filtrer.

          Vous avez indiqué vouloir filtrer les données de la feuille Traitement effectué pour afficher uniquement les lignes avec des dates postérieures au 05/05/2009 dans la colonne Fournisseur depuis.

   8. Pour rendre les filtres plus facilement identifiables, modifiez le nom dans la barre supérieure de chacun d’entre eux. Par exemple, utilisez Filter Industry pour le premier et Filter Supplier Since pour le second.

   9. Click Add activity just below the Use Excel File activity, and then, in the search box at the top of the screen, locate and select Write CSV. A Write CSV activity is added to the Designer panel. Alternatively, you can also add this activity inside the Use Excel File activity, just below the last Filter activity.

   10. Dans l'activité Écrire un fichier CSV (Write CSV) :

       • Click Plus on the right side of the Write to what file field, and then select Text. In the Text Builder, enter result-, and then from the Plus menu on the right side of the Text Builder select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text in the Text Builder is updated to result-Excel Date!YYYYMMDD. Enter the text .csv at the end and click Save. The final text should be result-Excel Date!YYYYMMDD.csv.

       • Click Plus on the right side of the Write from field, and then select Suppliers > Processed [Sheet].

         Vous avez indiqué que vous souhaitez créer un fichier CSV dans le dossier du projet dont le nom contient le résultat du texte ainsi que la date d’aujourd’hui et y copier les données de la feuille Traitement effectué.

         

4. Étape 4 : envoyer le fichier CSV par courrier électronique.

   Les données de la feuille Traitement effectué sont filtrées, puis copiées dans un fichier CSV dont la date d’aujourd’hui est indiquée dans le nom. Le fichier CSV est ensuite envoyé par e-mail.

   Téléchargez l'exemple

   1. Click Add activity below the Use Excel File activity, and then find the Use Desktop Outlook App activity in the search box at the top of the screen and select it. A Use Desktop Outlook App activity is added to the Designer panel.

   2. Dans l’activité, le compte de messagerie par défaut est déjà sélectionné dans le champ Compte. Si vous souhaitez utiliser un compte différent, sélectionnez-le dans le menu déroulant.

      Dans le champ Référencer en tant que, laissez la valeur par défaut Outlook comme nom de référence pour le compte dans l’automatisation.

   3. Click Add activity inside theUse Desktop Outlook App activity, and then, in the search box at the top of the screen, locate and select Send Email. A Send Email activity is added to the Designer panel.

   4. Dans l’activité Envoyer un e-mail :

      • Click Plus on the right side of the From account field, and then select Outlook.

      • Click Plus on the right side of the To field, and then select Text. In the Text Builder window, enter an email address where to send the email. For example, you can enter your own email address to send the email to yourself. If you leave the Is draft option selected, the automation does not send the email, it instead saves the email to the Outlook Drafts folder.

      • Click Plus on the right side of the Subject field, and then select Text. In the Text Builder window, enter List of filtered suppliers for, and then, from the Plus menu on the right side of the Text Builder, select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > Today [Cell]. The final text should look like this: List of filtered suppliers for [Excel]Date!Today. Click Save to close the Text Builder.

      • Click Plus on the right side of the Body field, and then select Text. In the Text Builder window, enter text for the body of the email, for example Please see attachment.

      • Pour les pièces jointes, sélectionnez Fichiers, puis cliquez sur Plus à droite du champ, puis sélectionnez Texte. Dans le générateur de texte, entrez le nom du fichier comme dans l’activité Écrire un fichier CSV: result-Excel Date!YYYYMMDD.csv Pour y parvenir, vous pouvez notamment sélectionner tout le texte dans le générateur de texte du champ Écrire dans quel fichier dans l’activité Écrire un fichier CSV, copier le texte, puis le coller dans le générateur de texte du champ Pièces jointes.

        

   5. Cliquez sur Enregistrer dans le ruban StudioX pour enregistrer l’automatisation, puis cliquez sur Exécuter pour exécuter l’automatisation.