Datenzuordnung

Wie es funktioniert

Standardmäßig wird die Datenzuordnung automatisch für neue Einfügeszenarien geöffnet, die Clipboard AI noch nicht gesehen hat. Wenn Clipboard AI ein Einfügeszenario erkennt, wird die Datenzuordnung nicht angezeigt, da sie Ihre Auswahl vom letzten Mal beibehält, als Sie einen ähnlichen Einfügevorgang durchgeführt haben. Sie haben die Möglichkeit, die Datenzuordnung immer anzuzeigen, indem Sie die Einstellung Datenzuordnung immer anzeigen auswählen.

Sie können jederzeit auf die Datenzuordnung zugreifen, indem Sie die Option Mit Zuordnung einfügen auswählen.

Die Datenzuordnung ermöglicht Ihnen, wie der Name schon sagt, die Daten zuzuordnen, um die Werte aus dem Quelldokument genauer auf die Werte aus dem Zieldokument abzustimmen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Daten genau verschoben werden und keine Daten zwischendurch verloren gehen. Die Datenzuordnung ist eine Vorschau darauf, was passiert, wenn die extrahierten Werte in das Zieldokument eingefügt werden.

Mit der Datenzuordnung können Sie auch alle erforderlichen Änderungen vornehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Extraktor auswählen, wenn der standardmäßig ausgewählte nicht die erwarteten Ergebnisse liefert. Dies kann große Auswirkungen auf die Extraktionsergebnisse haben.

Die Änderungen, die Sie in der Datenzuordnung vornehmen, werden gespeichert und dann automatisch in den nächsten Durchgängen derselben Kopieren-Einfüge-Aktion angewendet. Zum Beispiel, wenn Sie den Datenextraktortyp ändern oder wenn Sie bestimmte Änderungen an einem Datenfeld vornehmen. In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu erwähnen, dass sich das Format der Datenfelder je nach Typ des Quelldokuments unterscheiden kann.

Wenn Sie die Überprüfung der Daten abgeschlossen oder die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie die Schaltfläche Daten einfügen aus.

Durchführen einer Kopieren-Einfügen-Aktion

Um eine Kopieren-Einfügen-Aktion in Clipboard AI auszuführen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Wählen Sie das Quelldokument aus, aus dem Sie die Daten kopieren möchten.
2. Gehen Sie zur Symbolleiste Clipboard AI und wählen Sie Kopieren aus .
3. Wählen Sie das Zieldokument aus, in das die Daten eingefügt werden.
4. Gehen Sie zur Symbolleiste Clipboard AI und wählen Sie Einfügen aus.

Zugreifen auf die Datenzuordnung

Wurde bereits ein ähnliches Kopieren-Einfügen-Szenario durchgeführt, werden die Daten direkt in das Zieldokument eingefügt, ohne dass die Datenzuordnung als Zwischenschritt geöffnet wird.

Wenn Sie vor dem Einfügen der Daten auf die Datenzuordnung zugreifen möchten, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Wählen Sie Zuordnung öffnen im Benachrichtigungsbereich unterhalb der Symbolleiste, während die Daten analysiert werden.
• Wählen Sie auf der Symbolleiste die Option Mit Zuordnung einfügen im Dropdownmenü Einfügen aus.

Hinweis:

Wenn die Datenzuordnung geöffnet ist, können Sie nicht auf die Symbolleiste zugreifen. Wenn Sie also Daten aus einer anderen Quelle kopieren möchten, müssen Sie die Datenzuordnung beenden.

Nachdem die Daten eingefügt wurden, können Sie die Datenzuordnung erneut öffnen:

• Wählen Sie In Zuordnung korrigieren aus, wenn die Feedbackfrage Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden? unter der Symbolleiste angezeigt wird.
• Wählen Sie auf der Symbolleiste die Option In Zuordnung korrigieren aus dem Dropdownmenü Einfügen aus.

Wenn Sie die Überprüfung der Daten abgeschlossen oder die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie die Schaltfläche Daten einfügen aus.

Ändern des Extraktors

Sollten die extrahierten Werte nicht den Erwartungen entsprechen, können Sie oben in der Datenzuordnung die Schaltfläche Ändern auswählen. Dadurch wird der Bereich für die Datenextraktoren geöffnet, in dem Sie verschiedene Extraktoren auswählen und ausprobieren können.

Beachten Sie, dass die Extraktionsergebnisse je nach ausgewähltem Extraktor stark variieren können. Weitere Informationen zu den einzelnen Extraktoren finden Sie auf der Seite Datenextraktoren.

Hinweis:

Beim Kopieren von Daten aus Excel ist die Option zum Ändern des Extraktortyps nicht verfügbar, da die Daten bereits strukturiert sind und daher einfach aus den Zellen kopiert werden, ohne einen Extraktor zu durchlaufen.

Datenfelder

Ein Datenfeld besteht aus einem Titel aus dem Zieldokument und einem Wert, der aus dem Quelldokument extrahiert wurde.

Für Daten, die aus unstrukturierten Dokumenten extrahiert werden, gibt es ein Lupensymbol, das Sie auswählen können, um eine Abfrage bzw. einen Suchbegriff einzugeben – so können Sie den Wert, den Sie extrahieren möchten, besser im Quelldokument identifizieren; zum Beispiel können Sie für das Feld „Rechnungs-ID“ invoice number als Abfrage hinzufügen.

Jedes Datenfeld ist standardmäßig aktiviert. Um ein bestimmtes Datenfeld zu deaktivieren, so dass es beim Ausfüllen des Zieldokuments mit Daten nicht verwendet wird, können Sie mit dem Mauszeiger über das blaue Feld fahren und den Schieberegler in der rechten oberen Ecke ausschalten.

Transformationen

Die extrahierten Werte können entsprechend der gewünschten Ausgabe geändert werden. Diese werden als Transformationen bezeichnet und können angewendet werden, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das gewünschte Datenfeld zeigen und dann das Doppelpfeilsymbol auswählen. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Transformationen.

Kopierte Daten anzeigen

Um die ursprünglichen extrahierten Werte anzuzeigen, insbesondere wenn Sie die Transformation auf sie angewendet haben, wählen Sie die Schaltfläche Kopierte Daten anzeigen aus. Dies öffnet einen Bereich mit zwei Optionen:

• ein Listensymbol , das alle extrahierten Werte anzeigt; dies ist standardmäßig ausgewählt;

  

• ein Kamerasymbol , das ggf. einen Screenshot des Quelldokuments anzeigt.

  

Andere Funktionalitäten

Weitere Funktionen der Datenzuordnung sind:

• ein Feld Einfügen in, das angibt, wo die Daten eingefügt werden sollen;
• eine Hilfe-Schaltfläche , die Videotutorial öffnet;
• eine Feedback-Schaltfläche , die es Ihnen ermöglicht, ein Emoticon entsprechend Ihrer Zufriedenheit auszuwählen und uns Ihr Feedback zu übermitteln; Sie können auch eine Textnachricht hinzufügen, in der Ihre Auswahl näher erläutert wird;
• eine Beenden-Schaltfläche mit dem Sie die Zuordnung beenden können, ohne die Daten einzufügen