Tutorial: Comparar arquivos do Excel e enviar e-mails com erros de reconciliação

Neste tutorial, criaremos uma automação para comparar os valores em uma planilha que contém faturas com os valores de um arquivo CSV que contém um resumo por fornecedor. Se ocorrer algum erro de reconciliação entre os arquivos, criaremos um arquivo CSV com detalhes e enviaremos o arquivo por e-mail.

Vamos criar um projeto com as seguintes atividades:

1. Duas atividades Use Excel File para indicar o arquivo do Excel com as faturas e o arquivo no qual queremos reconciliar os dados.

2. Uma série de atividades Write Cell para adicionar cabeçalhos de duas colunas ao arquivo de reconciliação do Excel e para calcular a soma total de faturas de um fornecedor e a diferença entre essa soma e o valor no resumo inicial. Adicionaremos uma atividade Copy Range para copiar as fórmulas que adicionamos para um fornecedor em todas as linhas da planilha, para que possamos executar os mesmos cálculos para todos os fornecedores. Em seguida adicione mais uma atividade Write Cell para adicionar a diferença total a uma célula.

3. Uma atividade If na qual adicionaremos uma condição de que, se houver erros de reconciliação (a soma das diferenças é maior que 0), um arquivo CSV com detalhes deve ser criado e enviado por e-mail para um endereço especificado. Para as tarefas de e-mail, dentro da atividade If adicionaremos uma atividade Use Desktop Outlook App para indicar a conta do Outlook da qual queremos enviar o e-mail e uma atividade Send Email dentro de Use Desktop Outlook App.

4. Etapa 1: Configure o projeto e obtenha os arquivos necessários.

   1. Create a new blank project using the default settings.
   2. Download and extract the archive with the automation project in this tutorial using the button at the bottom of this page. Copy the folder data to your project folder.

5. Etapa 2: Adicionar os arquivos do Excel ao projeto.

   1. Click Add activity in the Designer panel, and then find the Use Excel File activity in the search box at the top of the screen and select it. A Use Excel File activity is added to the Designer panel.

   2. Na atividade:

      • Click Browse next to the Excel file field, and then browse to and select the file invoices.xlsx

      • No campo Referenciar como, insira Invoices.

        Você indicou que irá trabalhar no arquivo invoices.xlsx, que é conhecido em sua automação como Invoices.

   3. Click Add activity inside the Use Excel File activity, and then add a another Use Excel File activity.

   4. Na segunda atividade:

      • Click Browse next to the Excel file field, and then browse to and select the file reconcile.xlsx

      • No campo Referenciar como, insira Rec.

        Você indicou que irá trabalhar no arquivo reconcile.xlsx, que é conhecido em sua automação como Rec.

        

6. Etapa 3: Copiar os dados para o arquivo de reconciliação.

   1. Click Add activity inside the second Use Excel File, and then find the Read CSV activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added inside the Use Excel File activity.

   2. In the Read CSV activity:

      • Click Browse next to the Read from file field, and then browse to and select the file summary.csv.

      • Click Plus on the right side of the Output to field, and then select Rec > Summary [Sheet]. The field is updated with your selection [Rec] Invoices.

        Você indicou que deseja copiar os dados do arquivo CSV summary.csv para o arquivo Rec na Planilha Summary.

   3. Click Add activity inside the second Use Excel File below the Read CSV activity, and then find the Copy Range activity in the search box at the top of the screen and select it. A Copy Range activity is added inside the Use Excel File activity.

   4. Na atividade Copy/Paste Range:

      • Click Plus on the right side of the Source range field, and then select Invoices > Invoices [Sheet]. Your selection is displayed in the field as [Invoices] Invoices.

        Você indicou que deseja copiar a planilha Invoices do arquivo Invoices.

      • Click Plus on the right side of the Destination range field, and then select Rec > Invoices [Sheet]. Your selection is displayed in the field as [Rec] Invoices.

        Você indicou que deseja colar o intervalo copiado na planilha Invoices no arquivo Rec.

        

7. Etapa 4: Fazer os cálculos necessários para comparar os dados.

   1. No painel Atividades, selecione a guia Excel, arraste a atividade Write Cell e solte-a no segundo Use Excel File abaixo de Copy/Paste Range. Uma atividade Write Cell será adicionada ao painel Designer.

   2. Na atividade Write Cell:

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text Calculated Amount.

      • Clique em Mais no lado direito do campo Onde escrever e selecione Rec > Indicar no Excel. A planilha é aberta no Excel. Selecione a célula C1 e clique em Confirmar. O campo é atualizado com sua seleção [Rec] Summary!C1.

        Você indicou que deseja que a primeira célula na coluna C da planilha Summary do arquivo Rec contenha o texto Calculated Amount.

   3. Adicione uma segunda atividade Write Cell abaixo da anterior e, na atividade:

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text =IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), "").

      • Clique em Mais no lado direito do campo Onde escrever e selecione Rec > Indicar no Excel. A planilha é aberta no Excel. Selecione a célula C2 e clique em Confirmar. O campo é atualizado com sua seleção [Rec] Summary!C2.

        Você indicou que deseja que a célula C2 da planilha Summary no arquivo Rec contenha a fórmula =IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), ""). Essa fórmula verifica se a célula do fornecedor (A2) não está vazia e soma os valores na coluna C da planilha Invoices com os do fornecedor na célula A2 da planilha Summary.

   4. Adicione uma terceira atividade Write Cell abaixo da anterior e, na atividade:

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text Difference.

      • Clique em Mais no lado direito do campo Onde escrever e selecione Rec > Indicar no Excel. A planilha é aberta no Excel. Selecione a célula D1 e, em seguida, clique em Confirmar. O campo é atualizado com sua seleção [Rec] Summary!D1.

        Você indicou que deseja que a primeira célula na coluna D da planilha Summary no arquivo Rec contenha o texto Difference.

   5. Adicione uma quarta atividade Write Cell abaixo da anterior e, na atividade:

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text =IF(A2 <> "", C2-B2, "").

      • Clique em Mais no lado direito do campo Onde escrever e selecione Rec > Indicar no Excel. A planilha é aberta no Excel. Selecione a célula D2 e clique em Confirmar. O campo é atualizado com sua seleção [Rec] Summary!D2.

        Você indicou que deseja que a célula D2 da planilha Summary no arquivo Rec contenha a fórmula =IF(A2 <> "", C2-B2, ""). Essa fórmula verifica se a célula do fornecedor (A2) não está vazia e calcula a diferença entre os valores nas células C2 e B2 da planilha Summary.

   6. Click Add activity below the last Write Cell activity, and then find the Copy Range activity in the search box at the top of the screen and select it. A Copy Range activity is added to the Designer panel.

   7. Na atividade Copy/Paste Range:

      • Click Plus on the right side of the Source range field, and then select Rec > Indicate in Excel. The spreadsheet is opened in Excel. Select the range C2:D2, and then click Confirm. The field is updated with your selection [Rec] Summary!C2:D2.

      • Click Plus on the right side of the Destination range field, and then select Rec > Indicate in Excel. The spreadsheet is opened in Excel. Select the range C3-D20, and then click Confirm. The field is updated with your selection [Rec] Summary!C3-D20.

      • No menu suspenso O que copiar, selecione Formulas

        Você indicou que deseja colar a fórmula no intervalo copiado C2:D2 abaixo nas mesmas colunas da planilha.

   8. No painel Atividades, selecione a guia Excel, arraste a atividade Write Cell e solte-a abaixo da última atividade Copy/Paste Range. Uma atividade Write Cell será adicionada ao painel Designer.

   9. Na atividade Write Cell:

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the formula =SUM(Summary!D:D).

      • Clique em Mais no lado direito do campo Onde escrever e selecione Rec > Indicar no Excel. A planilha é aberta no Excel. Selecione a planilha Faturas, depois a célula F1, e clique em Confirmar. O campo é atualizado com sua seleção [Rec] Invoices!F1.

        Você indicou que deseja que a primeira célula na coluna F da planilha Invoices no arquivo Rec contenha a fórmula =SUM(Summary!D:D). A fórmula adiciona a soma das diferenças na coluna D da planilha Summary à célula F1 na planilha Invoices.

        

8. Etapa 5: Enviar um e-mail com detalhes sobre a reconciliação se a soma das diferenças for maior que 0.

   Os dados das faturas e de resumo são copiados para o arquivo reconcile.xsls, cálculos são executados e, como o valor total nas faturas não corresponde ao do resumo para um dos fornecedores, a planilha Summary do arquivo reconcile.xsls é copiada para o arquivo CSV cujo nome inclui a data de hoje, o arquivo é anexado a um e-mail e enviado ao endereço especificado. No arquivo, você pode identificar o fornecedor com os erros de reconciliação pelo valor na célula D3 que é maior que 0.

   Baixe o exemplo

   1. Click Add activity below the last Write Cell activity, and then, in the search box at the top of the screen, locate and select If. An If activity is added to the Designer panel.

   2. In the If activity, click Plus on the right side of the Condition field, and then select Condition Builder.

   3. No Construtor de Condição, adicione a condição "se a soma das diferenças for maior que 0":

      • Click Plus on the right side of the field on the left, and then select Rec > Indicate in Excel. The spreadsheet is opened in Excel. Select the sheet Invoices, then the cell F1, and then click Confirm. The field is updated with your selection [Rec] Invoices!F1.

      • From the drop-down menu in the middle, select greater than.

      • Clique no Mais do lado direito do campo à direita, selecione Número, insira 0 e clique em Salvar duas vezes.

        As atividades que você adiciona na ramificação Then da atividade If serão executadas se essa condição for atendida.

   4. No painel de atividades, selecione a aba CSV , arraste a atividade Write CSV e solte-a na ramificação Then da atividade If. Uma atividade Write CSV é adicionada ao painel Designer.

   5. Na atividade Write CSV:

      • Click Plus on the right side of the Write to what file field, and then select Text. In the Text Builder, enter reconcile, and then from the Plus menu on the right side of the Text Builder select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text in the Text Builder is updated to reconcile Excel Date!YYYYMMDD. Enter the text .csv at the end and click Save. The final text should be reconcile Excel Date!YYYYMMDD.csv.

      • Clique em Mais no lado direito do campo Write from e selecione Rec > Resumo [Planilha]. O campo é atualizado com sua seleção [Rec] Summary.

        Você indicou que deseja criar um arquivo CSV na pasta do projeto contendo a palavra Reconciliar no nome junto da data de hoje e que quer copiar nele a planilha Summary do arquivo Rec.

   6. No painel Atividades, selecione a guia E-mail e, em seguida, arraste a atividade Use Desktop Outlook App e solte-a na ramificação Then da atividade If abaixo da atividade Write CSV.

   7. Na atividade, a conta de e-mail padrão já está selecionada no campo Conta. Se você quiser usar uma conta diferente, selecione-a no menu suspenso.

      Na campo Referenciar como, deixe o valor padrão Outlook como o nome pelo qual se referir à conta na automação.

   8. No painel Atividades, arraste a atividade Send Email e solte-a dentro da atividade Use Desktop Outlook App.

   9. Na atividade Send Email:

      • Click Plus on the right side of the From account field, and then select Outlook.

      • Click Plus on the right side of the To field, and then select Text. In the Text Builder window, enter an email address where to send the email. For example, you can enter your own email address to send the email to yourself. If you leave the Is draft option selected, the automation does not send the email, it instead saves the email to the Outlook Drafts folder.

      • Click Plus on the right side of the Subject field, and then select Text. In the Text Builder window, enter Reconciliation errors for, and then from the Plus menu on the right side of the Text Builder select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > Today [Cell]. The text in the Text Builder is updated to Reconciliation errors for Date!Today.

      • Click Plus on the right side of the Body field, and then select Text. In the Text Builder window, enter text for the body of the email, for example One or more suppliers have reconciliation errors. See attached CSV file for details..

      • Para Anexos, selecione Arquivos e insira o mesmo nome do arquivo usado na atividade Write CSV na etapa 5, reconcile Excel Date!YYYYMMDD.csv. Por exemplo, você pode abrir o Construtor de Texto para o campo Escrever em qual arquivo da atividade Write CSV, copiar todo o texto e depois colar no Construtor de Texto para o campo de anexo de arquivos.

        

   10. Clique em Salvar na faixa de opções do StudioX para salvar a automação e, então, clique em Executar para executar a automação.