Tutoriel : comparaison des fichiers Excel et envoi par e-mail des erreurs de rapprochement

Dans ce tutoriel, nous allons créer une automatisation pour comparer les montants de factures contenues dans une feuille de calcul avec les montants d’un fichier CSV contenant un résumé pour chaque fournisseur. Si des erreurs de rapprochement entre les fichiers sont constatées, nous créerons un fichier CSV contenant les détails et enverrons le fichier par e-mail.

Nous allons créer un projet avec les activités suivantes :

1. Deux activités Utiliser un fichier Excel pour indiquer le fichier Excel avec les factures et le fichier où nous voulons rapprocher les données.

2. Une série d’activités Écrire la cellule afin d’ajouter deux en-têtes de colonne au fichier de rapprochement Excel et de calculer la somme des factures pour un fournisseur et la différence entre cette somme et le montant dans le résumé initial. Nous ajouterons une activité Copy Range afin de copier les formules que nous avons ajoutées pour un fournisseur à toutes les lignes de la feuille afin d’être en mesure d’effectuer les mêmes calculs pour tous les fournisseurs. Ensuite, nous ajouterons une autre activité Écrire la cellule pour ajouter la différence totale à une cellule.

3. Une activité Si (If) où nous ajouterons une condition que s’il existe des erreurs de rapprochement (la somme des différences est supérieure à 0), un fichier CSV avec des détails doit être créé et envoyé par e-mail à une adresse spécifiée. Pour les tâches relatives aux e-mails au sein de l’activité Si, nous ajouterons une activité Utiliser l’application de bureau Outlook (Use Desktop Outlook App) pour indiquer le compte Outlook depuis lequel nous voulons envoyer l’e-mail et une activité Envoyer un e-mail (Send Email) à l’intérieur de l’activité Utiliser l’application de bureau Outlook.

4. Étape 1 : configurer le projet et obtenir les fichiers nécessaires.

   1. Create a new blank project using the default settings.
   2. Download and extract the archive with the automation project in this tutorial using the button at the bottom of this page. Copy the folder data to your project folder.

5. Étape 2 : ajouter des fichiers Excel au projet.

   1. Click Add activity in the Designer panel, and then find the Use Excel File activity in the search box at the top of the screen and select it. A Use Excel File activity is added to the Designer panel.

   2. Dans l’activité :

      • Click Browse next to the Excel file field, and then browse to and select the file invoices.xlsx

      • Dans le champ Référencer en tant que, entrez Invoices.

        Vous avez indiqué que vous travaillerez sur le fichier factures.xlsx qui est connu dans votre automatisation sous le nom de Factures.

   3. Click Add activity inside the Use Excel File activity, and then add a another Use Excel File activity.

   4. Dans la deuxième activité :

      • Click Browse next to the Excel file field, and then browse to and select the file reconcile.xlsx

      • Dans le champ Référencer en tant que, entrez Rec.

        Vous avez indiqué que vous travaillerez sur le fichier rapprochement.xlsx qui est connu dans votre automatisation sous le nom de Rap.

        

6. Étape 3 : copier les données vers le fichier de rapprochement.

   1. Click Add activity inside the second Use Excel File, and then find the Read CSV activity in the search box at the top of the screen and select it. The activity is added inside the Use Excel File activity.

   2. In the Read CSV activity:

      • Click Browse next to the Read from file field, and then browse to and select the file summary.csv.

      • Click Plus on the right side of the Output to field, and then select Rec > Summary [Sheet]. The field is updated with your selection [Rec] Invoices.

        Vous avez indiqué que vous souhaitez copier les données du fichier CSV summary.csv vers le fichier Rap dans la feuille Résumé.

   3. Click Add activity inside the second Use Excel File below the Read CSV activity, and then find the Copy Range activity in the search box at the top of the screen and select it. A Copy Range activity is added inside the Use Excel File activity.

   4. Dans l’activité Copier la plage :

      • Click Plus on the right side of the Source range field, and then select Invoices > Invoices [Sheet]. Your selection is displayed in the field as [Invoices] Invoices.

        Vous avez indiqué que vous souhaitez copier la feuille Factures du fichier Factures.

      • Click Plus on the right side of the Destination range field, and then select Rec > Invoices [Sheet]. Your selection is displayed in the field as [Rec] Invoices.

        Vous avez indiqué que vous souhaitez coller la plage copiée vers la feuille Factures du fichier Rap.

        

7. Étape 4 : Effectuer les calculs nécessaires à la comparaison des données.

   1. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Excel, puis faites glisser l’activité Écrire la cellule et déposez-la dans la deuxième activité Utiliser un fichier Excel, en dessous de Copier la plage. Une activité Écrire la cellule est ajoutée au panneau Concepteur.

   2. Dans l’activité Écrire la cellule (Write Cell) :

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text Calculated Amount.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Où écrire, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la cellule C1, puis cliquez sur Confirmer (Confirm). Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Résumé!C1 ([Rec] Summary!C1).

        Vous avez indiqué que vous souhaitez que la première cellule de la colonne C de la feuille Résumé du fichier Rap contienne le texte Calculated Amount.

   3. Ajoutez une deuxième activité Écrire la cellule (Write cell) en dessous de la précédente et, dans l'activité :

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text =IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), "").

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Où écrire, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la cellule C2, puis cliquez sur Confirmer (Confirm). Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Résumé!C2 ([Rec] Summary!C2).

        Vous avez indiqué que vous voulez que la cellule C2 de la feuille Résumé du fichier Rap contienne la formule =IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), ""). Cette formule permet de vérifier si la cellule fournisseur (A2) n’est pas vide et de récapituler les valeurs dans la colonne C de la feuille Factures pour le fournisseur dans la cellule A2 de la feuille Résumé.

   4. Ajoutez une troisième activité Écrire la cellule (Write cell) en dessous de la précédente et, dans l'activité :

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text Difference.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Où écrire, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la cellule D1, puis cliquez sur Confirmer (Confirm). Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Résumé!D1 ([Rec] Summary!D1).

        Vous avez indiqué que vous souhaitez que la première cellule de la colonne D de la feuille Résumé du fichier Rap contienne le texte Difference.

   5. Ajoutez une quatrième activité Écrire la cellule (Write cell) en dessous de la précédente et, dans l'activité :

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text =IF(A2 <> "", C2-B2, "").

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Où écrire, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la cellule D2, puis cliquez sur Confirmer (Confirm). Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Résumé!D2 ([Rec] Summary!D2).

        Vous avez indiqué que vous souhaitez que la cellule D2 de la feuille Résumé du fichier Rap contienne la formule =IF(A2 <> "", C2-B2, ""). Cette formule permet de vérifier que la cellule fournisseur (A2) n’est pas vide et de calculer la différence entre les valeurs dans les cellules C2 et B2 de la feuille Résumé.

   6. Click Add activity below the last Write Cell activity, and then find the Copy Range activity in the search box at the top of the screen and select it. A Copy Range activity is added to the Designer panel.

   7. Dans l’activité Copier la plage :

      • Click Plus on the right side of the Source range field, and then select Rec > Indicate in Excel. The spreadsheet is opened in Excel. Select the range C2:D2, and then click Confirm. The field is updated with your selection [Rec] Summary!C2:D2.

      • Click Plus on the right side of the Destination range field, and then select Rec > Indicate in Excel. The spreadsheet is opened in Excel. Select the range C3-D20, and then click Confirm. The field is updated with your selection [Rec] Summary!C3-D20.

      • Depuis le menu déroulant Que copier, sélectionnez Formules.

        Vous avez indiqué que vous souhaitez coller la formule dans la plage copiée C2:D2 aux mêmes colonnes de la feuille.

   8. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet Excel, puis faites glisser l’activité Écrire la cellule et déplacez-la en dessous de la dernière activité Copier la plage. Une activité Écrire la cellule est ajoutée au panneau Concepteur.

   9. Dans l’activité Écrire la cellule (Write Cell) :

      • Click Plus on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the formula =SUM(Summary!D:D).

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Où écrire, puis sélectionnez Rap > Indiquer dans Excel. La feuille de calcul est ouverte dans Excel. Sélectionnez la feuille Factures (Invoices) et la cellule F1, puis cliquez sur Confirmer (Confirm). Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Factures!F1 ([Rec] Invoices!F1).

        Vous avez indiqué que vous souhaitez que la première cellule de la colonne F de la feuille Factures du fichier Rap contienne la formule =SUM(Summary!D:D). Cette formule permet d’ajouter la somme des différences dans la colonne D de la feuille Résumé à la cellule F1 dans la feuille Factures.

        

8. Étape 5 : Envoyer un e-mail contenant des détails sur le rapprochement si la somme des différences est supérieure à 0.

   Les factures et les données récapitulatives sont copiées dans le fichier rapprochement.xlsx et les calculs sont effectués. Comme pour l’un des fournisseurs, le montant total des factures ne correspond pas à celui du résumé, la feuille Synthèse du fichier rapprochement.xsls est copiée vers un fichier CSV dont le nom inclut la date d’aujourd’hui. Le fichier est ensuite attaché à un e-mail et envoyé à l’adresse spécifiée. Dans le fichier, vous pouvez identifier le fournisseur présentant des erreurs de rapprochement en regardant si la valeur de la cellule D3 est supérieure à 0.

   Téléchargez l'exemple

   1. Click Add activity below the last Write Cell activity, and then, in the search box at the top of the screen, locate and select If. An If activity is added to the Designer panel.

   2. In the If activity, click Plus on the right side of the Condition field, and then select Condition Builder.

   3. Dans le générateur de conditions, ajoutez la condition « si la somme des différences est supérieure à 0 »:

      • Click Plus on the right side of the field on the left, and then select Rec > Indicate in Excel. The spreadsheet is opened in Excel. Select the sheet Invoices, then the cell F1, and then click Confirm. The field is updated with your selection [Rec] Invoices!F1.

      • From the drop-down menu in the middle, select greater than.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ sur la droite, sélectionnez Numéro, saisissez 0 et cliquez deux fois sur Enregistrer.

        Les activités que vous ajoutez dans la branche Puis de l’activité Si seront exécutées si cette condition est remplie.

   4. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet CSV, puis faites glisser l’activité Écrire un fichier CSV et déposez-la dans la branche Puis de l’activité Si. Une activité Écrire un fichier CSV est ajoutée au panneau Concepteur.

   5. Dans l'activité Écrire un fichier CSV (Write CSV) :

      • Click Plus on the right side of the Write to what file field, and then select Text. In the Text Builder, enter reconcile, and then from the Plus menu on the right side of the Text Builder select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text in the Text Builder is updated to reconcile Excel Date!YYYYMMDD. Enter the text .csv at the end and click Save. The final text should be reconcile Excel Date!YYYYMMDD.csv.

      • Cliquez sur Plus sur le côté droit du champ Écrire depuis, puis sélectionnez Rap > Résumé [Feuille]. Le champ est mis à jour avec votre sélection [Rap] Résumé ([Rec] Summary).

        Vous avez indiqué que vous souhaitez créer un fichier CSV dans le dossier du projet dont le nom contient le mot rapprocher et la date d’aujourd’hui et y copier la feuille Résumé du fichier Rap.

   6. Dans le panneau Activités, sélectionnez l’onglet E-mail, puis faites glisser l’activité Utiliser l’application de bureau Outlook et déposez-la dans la branche Puis de l’activité Si en dessous de l’activité Écrire un fichier CSV.

   7. Dans l’activité, le compte de messagerie par défaut est déjà sélectionné dans le champ Compte. Si vous souhaitez utiliser un compte différent, sélectionnez-le dans le menu déroulant.

      Dans le champ Référencer en tant que, laissez la valeur par défaut Outlook comme nom de référence pour le compte dans l’automatisation.

   8. Dans le panneau Activités, faites glisser l’activité Envoyer un e-mail et déposez-la à l’intérieur de l’activité Utiliser l’application de bureau Outlook.

   9. Dans l’activité Envoyer un e-mail :

      • Click Plus on the right side of the From account field, and then select Outlook.

      • Click Plus on the right side of the To field, and then select Text. In the Text Builder window, enter an email address where to send the email. For example, you can enter your own email address to send the email to yourself. If you leave the Is draft option selected, the automation does not send the email, it instead saves the email to the Outlook Drafts folder.

      • Click Plus on the right side of the Subject field, and then select Text. In the Text Builder window, enter Reconciliation errors for, and then from the Plus menu on the right side of the Text Builder select Project Notebook (Notes) > Date [Sheet] > Today [Cell]. The text in the Text Builder is updated to Reconciliation errors for Date!Today.

      • Click Plus on the right side of the Body field, and then select Text. In the Text Builder window, enter text for the body of the email, for example One or more suppliers have reconciliation errors. See attached CSV file for details..

      • Pour les pièces jointes, sélectionnez Fichiers, puis entrez le même nom de fichier que celui utilisé à l’étape 5 de l’activité Écrire un fichier CSV : reconcile Excel Date!YYYYMMDD.csv. Par exemple, vous pouvez ouvrir le générateur de texte pour le champ Écrire dans quel fichier de l’activité Écrire un fichier CSV, copier tout le texte, puis le coller dans le générateur de texte pour le champ de la pièce jointe du fichier.

        

   10. Cliquez sur Enregistrer dans le ruban StudioX pour enregistrer l’automatisation, puis cliquez sur Exécuter pour exécuter l’automatisation.