Mejores prácticas

Task Mining está diseñado para ayudarte a capturar detalles e información adicionales sobre una tarea conocida para obtener una imagen completa de las diferentes formas en que se completa la tarea.

Comprender el porqué

Al empezar a utilizar Task Mining, una buena práctica es explicar siempre a tus usuarios finales tu razón para crear un proyecto de Task Mining y lo que esperas lograr al registrar la tarea identificada. Task Mining registra todo en el escritorio del usuario de grabación, por lo que configurar el entorno de la tarea antes de la grabación es vital para limitar los datos ruidosos.

Los avisos clave incluyen:

• La grabación solo se iniciará con el consentimiento de los usuarios finales.

• Solo se grabarán las aplicaciones que se hayan permitido.

• Puedes habilitar/deshabilitar el enmascaramiento de información de identificación personal (PII) a nivel de proyecto.

• El anonimato del usuario siempre es una opción. El objetivo de registrar estos datos es comprender mejor las ineficiencias de la tarea para optimizar aún más el equipo o la tarea e impulsar la accionabilidad.

Configuración de proyecto

Ve a tu servicio de Task Mining y crea un proyecto de Task Mining. Es mejor crear un proyecto por equipo/departamento. Durante la creación del proyecto, debes proporcionar un título y una descripción únicos y relevantes. Para obtener los mejores resultados, es mejor que los usuarios tengan experiencia y estén familiarizados con el trabajo diario.

Cada usuario recibirá un correo electrónico en el que se le notificará que ha sido añadido al proyecto y que puede acceder al proyecto en UiPath® Automation Cloud^TM Public Sector para registrar o revisar los seguimientos.

Sea específico con los usuarios de grabación que invite e indique la tarea conocida exacta con las aplicaciones relevantes que le gustaría que graben. Esto ayuda a limitar los datos con ruido al revisar o combinar sus seguimientos.

Tareas de grabación

Cada proyecto puede tener hasta 100 seguimientos en total. Los seguimientos pueden tener hasta 500 acciones.

• La grabación solo se iniciará una vez que el usuario se haya autenticado en la grabadora y haya seleccionado Iniciar.

• Todas las aplicaciones del escritorio que son visibles podrían grabarse para que los usuarios estén al corriente y solo tengan disponibles las aplicaciones que desean capturar.

• El enmascaramiento de PII está activado de forma predeterminada y enmascarará todas las capturas de pantalla.

Consejos para grabar:

• Finalice la tarea que inició. Esto minimiza la interpretación / interrupciones durante la grabación.

• Limite el cambio de tarea, si es posible, durante la grabación, y minimice el uso de aplicaciones no compatibles.

• Pausar la grabación si surgen otras cosas durante la finalización de una tarea.

Analizando sus seguimientos

Una vez que los seguimientos se hayan registrado y cargado al proyecto, tú o cualquier persona con un rol de analista empresarial o administrador dentro del proyecto podrán revisarlos. Al revisar el seguimiento, es importante asegurarte de que el seguimiento que has registrado incluya todas las partes necesarias de la tarea identificada. Tenga en cuenta que el enmascaramiento de PII se aplicará de forma predeterminada, por lo que se enmascararán las imágenes que revise en su seguimiento.

Fusionar sus seguimientos

Una vez que se hayan recopilado y cargado todos los seguimientos del proyecto, podrás combinar los seguimientos para obtener una vista completa. Hay dos tipos de fusiones: fusión automática y fusión guiada.

• Fusión automática: aprovecha la IA para encontrar las similitudes entre los pasos y sus acciones en cada seguimiento. Luego creará una vista completa de los seguimientos juntos y creará automáticamente puntos de decisión donde las acciones sean diferentes. Se pueden fusionar automáticamente hasta 25 seguimientos, cada uno de los cuales contiene hasta 500 acciones recopiladas.

• Fusión guiada: permite a los usuarios fusionar varios seguimientos por sí mismos añadiendo y fusionando pasos individuales para crear una imagen completa del seguimiento. Se recomienda contratar a un experto en la materia que comprenda el contexto empresarial de la tarea en cuestión para que el equipo lo complete.

Al revisar su seguimiento, tenga en cuenta que cualquier adición o eliminación al paso hará que su seguimiento no sea apto para la fusión automática. Aún podrá completar más tarde una fusión guiada, pero solo puede cambiar el nombre de seguimiento para la fusión automática.

Impulsar la procesabilidad y la optimización de procesos

Una vez que el equipo tenga una vista completa de la tarea, se recomienda que un analista de negocios revise el seguimiento combinado y complete cualquier detalle potencial que sea beneficioso para el grupo más grande. Por ejemplo, el analista empresarial puede cambiar los títulos de los pasos para que sean más relevantes para los usuarios empresariales, así como proporcionar descripciones que incluyen el contexto de la acción que se está completando.

Una vez revisado y editado, el seguimiento combinado se puede exportar a un documento de descripción del proceso (.docx), una imagen o un archivo de estudio (.xaml) para acelerar tu viaje de descubrimiento.