Best Practices für Anmerkungen

Bevor Sie mit dem Anmerkungsprozess beginnen, ist es wichtig, eine umfassende Liste aller erforderlichen Felder für den jeweiligen Dokumenttyp zu erstellen. Definieren Sie jedes Feld klar, um Missverständnisse zu vermeiden. Je nach Vorliebe können Sie ein Beispieldokument verwenden und es als Beispiel mit Anmerkungen versehen, oder Sie können eine detaillierte Tabelle erstellen, in der jedes Feld erläutert wird.

Allgemeine Richtlinien

Der Anmerkungsprozess setzt ein klares Verständnis von zwei wichtigen Feldtypen voraus:

• Spaltenfelder
• Reguläre Felder

Spaltenfelder sind so konzipiert, dass Informationen erfasst werden, die speziell im Tabellenbereich vorhanden sind, während reguläre Felder Informationen aus dem Rest des Dokuments aufnehmen.

Wenn Sie feststellen, dass ein Feld mehrmals im selben Dokument und mit demselben Wert angezeigt wird, sollten Sie sicherstellen, dass Sie jede Instanz dieses Feldes mit einer Anmerkung versehen. Wenn beispielsweise die Rechnungsnummer sowohl oben als auch unten im Dokument erscheint, sollten Sie beide Instanzen mit einer Anmerkung versehen.

In Fällen, in denen sich die Werte unterscheiden, sollten Sie nur den richtigen Wert mit einer Anmerkung versehen. Dies kann auch für Fälle gelten, in denen der Wert in verschiedenen Dokumenten desselben Lieferanten oder derselben Variante variiert. In solchen Situationen ist es wichtig, immer die Konsistenz der Anbieter zu priorisieren, auch wenn dies bedeutet, dass Werte ignoriert werden, die sich gelegentlich unterscheiden.

Ein wichtiges Prinzip ist die Beibehaltung der Konsistenz beim Hinzufügen von Anmerkungen über ähnliche Layouts hinweg. Das gewährleistet saubere und einheitliche Daten.

Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Daten mit Anmerkungen vollständig sind. Führen Sie eine Doppelprüfung durch, um fehlende Wörter in Adressen oder anderen kritischen Informationen zu vermeiden.

Zuletzt sollten Sie nur die erforderlichen Anmerkungsfelder in Feldern beibehalten. Wenn Sie z. B. Date: 28-11-2022 als Datum mit einer Anmerkung versehen haben, müssen Sie Date: entfernen. Dadurch bleiben Ihre Informationen prägnant und präzise.

Richtlinien für Tabellen

Wenn Sie mit mehreren Tabellen arbeiten, vergessen Sie nicht, dass jede Spalte in jeder Tabelle ein eigenes Spaltenfeld benötigt. Dieser Prozess ist wichtig für die genaue und effektive Erfassung von Daten.

Abbildung 1. Spaltenfelder, die jeder Tabellenspalte zugeordnet sind

Wenn Sie Tabellen mit Anmerkungen versehen, müssen Sie darauf achten, dass die Tabellenzeilen zusammen gruppiert werden. Dazu können Sie die gesamte Zeile auswählen und den Hotkey / verwenden. Dadurch werden die Felder miteinander verknüpft und eine effizientere Verarbeitung der Tabelle ermöglicht.

Wenn Sie Tabellenzeilen haben, die auf mehrere Seiten verteilt sind, können Sie dennoch alle Zellen in einer einzigen Zeile gruppieren. Wählen Sie einfach alle Felder einer Zeile mit CTRL+Left Click und dann /, um diese Gruppe zu erhalten. Dies ermöglicht es dem System, Zeilen nahtlos zu lesen, auch wenn sie sich über mehrere Seiten erstrecken.

Abbildung 2. Tabellenzeile, aufgeteilt auf mehrere Seiten