教程：使用 Word 自动化

在本教程中，我们将创建一个自动化，其将基于模板 Word 文件以及从多个 Excel 和文本文件收集的数据为团队的每个成员生成单独的绩效评估 Word 文档。模板文件中包含的占位符文本和书签可以用使用 Word 活动的值来填充。所复制数据的来源 Excel 文件和文本文件的名称遵循包含员工姓名的特定模式。

我们将首先添加 “使用 Excel 文件”活动，以指定要添加到自动化中的包含员工信息的 Excel 文件。 在其中，我们将添加一个遍历Excel 中的行活动，以遍历包含员工数据的行。 在“遍历 Excel 中的行”中，我们将添加一个 “使用 Word 文件”活动，以将模板文档添加到自动化中，然后一系列 “替换文本”、“设置书签内容”和“在文档中插入数据表”活动将在每个 Word 文件中填充必要的信息从 Excel 文件和文本文件中为每位员工截取的工作表。 最后，我们将添加“将 Word 文件另存为” 活动，以将模板文档另存为每位员工的单独文件。

1. 第 1 步：设置项目并获取必要的文件。
   1. 使用默认设置创建一个新的空白项目。
   2. 使用此页面底部的按钮，下载并解压缩本教程中自动化项目的存档文件。将文件夹 Files 复制到您的项目文件夹。
   3. 在项目文件夹中创建一个名为 Output 的文件夹。
2. 第 2 步：将包含员工数据的 Excel 添加到项目中，并遍历文件中的行。
   1. 在 StudioX 中，单击“添加活动”然后在屏幕顶部的搜索框中找到“使用 Excel 文件” 活动并将其选中。 该活动随即添加到“设计器”面板中。
   2. 在活动中：
      • 单击“浏览”然后浏览到“ Files ”文件夹并选择文件Employees.xlsx 。
      • 在“引用为”字段中，输入 EmployeeData。

        您已表明将使用在自动化中称为 EmployeeData 的 Employees.xlsx 文件。

   3. 单击“添加活动”然后在屏幕顶部的搜索框中找到“遍历 Excel 中的行” 活动并将其选中。 该活动随即添加到“设计器”面板中的“使用 Excel 文件”活动中。
   4. 在“遍历 Excel 行”活动中：
      • 在“遍历”文本框中，将 CurrentRow 替换为 Employee。

      • 单击“范围内”字段右侧的加号 ，然后选择“EmployeeData”> “Sheet1 [工作表]”。

        您已表明要遍历“Employees”电子表格中 Sheet1 中的行。由于每一行都包含有关员工的信息，因此迭代中的当前行被重命名为 Employee，以便稍后在自动化中更容易识别该行中的信息。

        
        

        

        
        
3. 第 3 步：将模板 Word 文件添加到自动化中。
   1. 单击“添加活动”在“遍历 Excel 中的行”活动中，在屏幕顶部的搜索框中找到“使用 Word 文件” 活动并将其选中。 该活动随即添加到“设计器”面板中。
   2. 在"使用 Word 文件"活动中：
      • 单击“浏览” ，然后浏览到Files文件夹并选择文件 PerformanceReviewDoc_template.docx。

      • 清除“自动保存”复选框。这样可以确保模板文件不会与为每个员工添加的数据一起保存。

        您已表明将使用文件 PerformanceReviewDoc_template.docx。

        
        

        

        
        
4. 第 4 步：将包含员工数据的 Excel 文件中的信息添加到 Word 文件中。
   1. 单击“添加活动”在“使用 Word 文件”中，然后在屏幕顶部的搜索框中找到“替换文本” 活动并将其选中。 该活动随即添加到“设计器”面板中。
   2. 在“替换文本”活动中：
      • 单击字段右侧的“加号”，单击“搜索”字段右侧的，然后选择“文本” 。 在文本生成器中，输入 <<FullName>>。

      • 单击“替换为”字段右侧的加号 ，然后选择“员工”>“全名”。

        您已表明要将 Word 文件中的占位符文本 <<FullName>> 替换为从 Employees Excel 文件的“全名”列中的单元格为每个员工复制的全名。

   3. 单击“添加活动”然后在屏幕顶部的搜索框中找到设置书签内容活动并将其选中。 该活动随即添加到“设计器”面板中。
   4. 在“设置书签内容”活动中：
      • 单击字段右侧的“加号”， ，然后选择“文本” 。 在文本生成器中，输入DirectManager 。

      • 单击“书签文本”字段右侧的加号 ，然后选择“员工”>“直接经理”。

        您已经表明，针对每位员工，您希望复制 Employees Excel 文件“直接经理”列中单元格的内容并将其粘贴到 Word 文件中 DirectManager 书签的位置，以便将直接经理的姓名添加到 Word 文件。

   5. 重复步骤 3-4 三次，以添加其他“设置书签内容”活动，这些活动会将每个员工的全名、位置和职务添加到 Word 文件中。按如下方式配置每个活动：
      • 书签名称 FullName，书签文本 员工 > 全名
      • 书签名称 Location，书签文本 员工 > 位置
      • 书签名称 PositionTitle，书签文本 员工 > 职务
        
        

        

        
        
5. 第 5 步：将包含项目相关数据的 Excel 文件中的信息添加到 Word 文件中。
   1. 单击“添加活动”然后在屏幕顶部的搜索框中找到“使用 Excel 文件” 活动并将其选中。 该活动随即添加到“设计器”面板中。
   2. 在“使用 Excel 文件”活动中：

      • 单击“Excel 文件”字段右侧的加号 ，然后选择“文本”。

        在文本生成器中：

        1. 输入文本 Files\。
        2. 单击字段右侧的“加号”，然后选择“员工”> “全名” 。
        3. 输入文本 _Projects.xlsx。
           文本应如下所示：Files\[Employee]FullName_Projects.xlsx。
        4. 单击文本生成器中的“保存”。

      您已经表明，针对每位员工，您希望将项目 Excel 文件添加到自动化中。因为 Excel 文件的选择是一个动态的文件路径，并且您希望能够在使用项目文件的活动中选择数据，所以您将其中一个文件指定为模板文件。

   3. 单击“添加活动”然后在屏幕顶部的搜索框中找到 “在文档中插入数据表”活动并将其选中。 该活动随即添加到“设计器”面板中。
   4. 在“在文档中插入数据表”活动中：
      • 单击 字段右侧的“加号”， ，然后选择“ Projects ” > “Sheet1 [工作表]” > “ Table1 [表格]” 。
      • 从“相对插入”下拉菜单中，选择“书签”。
      • 单击字段右侧的“加号”，单击“要搜索的书签”字段右侧的，然后选择“文本” 。 在文本生成器中，输入Projects 。
      • 从“插入位置”下拉菜单中，选择“之后”。

      您已经表明，针对每个员工，您希望从 Projects Excel 文件中复制 Table1 并将其粘贴到 Word 文件中名为 Projects 的书签后。

      
      

      

      
      
6. 第 6 步：将文本文件中包含经理反馈的信息添加到 Word 文件中，并为每个员工单独保存一个文件。
   1. 单击“添加活动”然后在屏幕顶部的搜索框中找到 “读取文本文件” 活动并将其选中。 该活动随即添加到“设计器”面板中。
   2. 在“读取文本文件”活动中：

      • 单击“文件名称”字段右侧的加号 ，然后选择“文本”。

        在文本生成器中：

        1. 输入文本 Files\。
        2. 单击字段右侧的“加号”，然后选择“员工”> “全名” 。
        3. 输入文本 _ManagerFeedback.txt。
           文本应如下所示：Files\[Employee]FullName_ManagerFeedback.txt。
        4. 单击文本生成器中的“保存”。
      • 在“属性”面板中，单击“加号”单击“内容” 字段右侧的，然后选择“保存以备后用” 。 输入名称ManagerFeedback ，然后单击“确定”。

      您已经表明，针对每个员工，您希望从文件名中包含员工姓名的文本文件中复制经理反馈，并且您想要保存该反馈以供以后在自动化中使用。

   3. 单击“添加活动”然后在屏幕顶部的搜索框中找到“设置书签内容” 活动并将其选中。 该活动随即添加到“设计器”面板中。
   4. 在“设置书签内容”活动中：
      • 单击字段右侧的“加号”， ，然后选择“文本” 。 在文本生成器中，输入DirectManagerFeedback 。

      • 单击“书签文本”字段右侧的 加号 ，然后选择“使用保存的值”>“经理反馈”。

        您已表明，针对每位员工，您希望复制您在“读取文本文件”活动中保存以备后用的经理反馈，并将其粘贴到 Word 文件中 DirectManagerFeedback 书签的位置。

        
        

        

        
        
   5. 单击“添加活动”然后在屏幕顶部的搜索框中找到“将 Word 文件另存为” 活动并将其选中。 该活动随即添加到“设计器”面板中。
   6. 在“将 Word 文件另存为”活动中。

      • 单击“另存为文件”字段右侧的加号 ，然后选择“文本”。

        在文本生成器中：

        1. 输入文本 Output\。
        2. 单击字段右侧的“加号”，然后选择“员工”> “全名” 。
        3. 输入文本 _PerformanceReview.docx。
           文本应如下所示：Output\[Employee]FullName_PerformanceReview.docx。
        4. 单击文本生成器中的“保存”。
      • 保留其他选项的默认选择。

      您已表明要将用每个员工的数据修改后的模板文件保存到名为 Output 的新文件夹中。每个员工的全名将添加到使用 Employee Excel 文件“全名”列中值的文件名中。

   7. 在 StudioX 功能区中单击“保存”，以保存自动化，然后单击“运行”来执行此自动化。

   自动化为 Output 文件夹中的每个员工创建了单独的绩效评估 Word 文档，并使用包含员工数据和项目信息的 Excel 文件中的信息以及包含经理反馈的文本文件中的信息填充这些文件。

   下载示例