このチュートリアルでは、請求書が保存されたスプレッドシートにある金額と、サプライヤーごとのサマリーが保存された CSV ファイルにある金額を比較するうかプロジェクトを作成します。これらのファイル間に何らかの照合エラーが発生した場合、その詳細情報を記述した CSV ファイルを作成して、メールで送信します。

以下のアクティビティから成るプロジェクトを作成します。

1. [Outlook アカウント カード] アクティビティと [Excel ファイル カード] アクティビティ: 前者はメールの発信元とする Outlook アカウントを指定し、後者は請求書を収めた Excel ファイルを指定します。
2. 2 番目の [Excel ファイル カード] アクティビティ: データの照合場所とするファイルを指定します。このカードには、2 つのソース ファイルからこの Excel ファイルにデータをコピーするアクティビティを追加します。
3. 一連の [セルに書き込み] アクティビティで Excel ファイルに 2 つの列見出しを追加し、1 つのサプライヤーの合計請求額、およびその額と初期サマリー額との差額を計算します。1 つのサプライヤーを対象に追加した数式を、シートにあるすべての行にコピーする [範囲をコピー/貼り付け] アクティビティを追加します。これにより、すべてのサプライヤーに対して同じ計算が実行されるようにします。つづいて、[セルに書き込み] アクティビティをもう 1 つ追加し、セルに差額の合計を書き込みます。
4. [条件分岐 (if)] アクティビティ: このアクティビティには、照合エラーが発生した場合 (差額の合計が 0 より大きい場合) に、その詳細を記述した CSV ファイルを作成し、指定したアドレスにメールで送信するという条件を追加します。

ステップ 1: プロジェクトを設定し、必要なファイルを取得します。

1. 既定の設定を使用して新しいプロジェクトを作成します。
2. このチュートリアルでは、このページ下部にあるボタンを使用して、オートメーション プロジェクトを収めたアーカイブをダウンロードして展開します。プロジェクト フォルダーに data フォルダーをコピーします。

ステップ 2: 請求書を収めた Excel ファイルと Outlook のアカウントをプロジェクトに追加します。

1. デザイナー パネルの をクリックします。つづいて、画面上部にある検索ボックスの [共通シナリオ] セクションで [Outlook アカウントを使用] をクリックします。[Outlook アカウント カード] アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
2. アクティビティの [メール アカウントを選択] フィールドでは、既定のメール アカウントが既に選択されています。別のアカウントを使用する場合は、ドロップダウン メニューから選択します。
   In the And reference it later as field, leave the default value Outlook as the name under which to refer to the account in the automation.
3. デザイナー パネルで [Outlook アカウント カード] の下の をクリックします。つづいて、画面上部にある検索ボックスの [共通シナリオ] セクションで、[Excel ファイルを使用] を選択し、data フォルダーに移動してファイル invoices.xlsx を選択します。[Excel ファイル カード] アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
4. In the activity, in the field And reference it later as enter Invoices です。
   これで、このオートメーションでは名前を Invoices としたファイル invoices.xlsx を操作対象として指定したことになります。

ステップ 3: 照合を実行してデータのコピー先とする Excel ファイルを追加します。

1. デザイナー パネルで [Excel ファイル カード] の下の をクリックします。つづいて、画面上部にある検索ボックスの [共通シナリオ] セクションで、[Excel ファイルを使用] を選択し、data フォルダーに移動してファイル reconcile.xlsx を選択します。[Excel ファイル カード] アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
2. In the activity, in the field And reference it later as enter Rec です。
   これで、このオートメーションでは名前を Rec としたファイル reconcile.xlsx をオートメーション プロジェクトに追加するように指定したことになります。
3. 2 番目の [Excel ファイル カード] で をクリックします。つづいて、画面上部にある検索ボックスで [CSV を読み込み] アクティビティを探して選択します。Excel ファイル カードに、そのアクティビティが追加されます。
4. [CSV を読み込み] アクティビティで、以下の手順を実行します。
   • [読み込み元ファイル] フィールドの横にある をクリックし、ファイル summary.csv を参照して選択します。
   • Click on the right side of the Output to field, and then select Rec > Summary [Sheet]. The field is updated with your selection [Rec] Invoices.
     これで、CSV ファイル summary.csv のデータを、Rec ファイルの Summary シートにコピーするように指定したことになります。
5. [CSV を読み込み] アクティビティの下で、2 番目の Excel ファイル カードの をクリックします。つづいて、画面上部にある検索ボックスで [範囲をコピー/貼り付け] アクティビティを探して選択します。Excel ファイル カードに [範囲をコピー/貼り付け] アクティビティが追加されます。
6. [範囲をコピー/貼り付け] アクティビティで、以下の手順を実行します。
   • Click on the right side of the Source range field, and then select Invoices > Invoices [Sheet]. Your selection is displayed in the field as [Invoices] Invoices.
     これで、Invoices ファイルから Invoices シートをコピーするように指定したことになります。
     Click on the right side of the Destination range field, and then select Rec > Invoices [Sheet]. Your selection is displayed in the field as [Rec] Invoices.
     これで、コピーした範囲を Rec ファイルの Invoices シートに貼り付けるように指定したことになります。

ステップ 4: データ比較に必要な計算を実行します。

1. [アクティビティ] パネルで [Excel] タブを選択し、[セルに書き込み] アクティビティを 2 番目の Excel ファイル カードの下にドラッグ アンド ドロップします。[セルに書き込み] アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
2. [セルに書き込み] アクティビティで、以下の手順を実行します。
   • Click on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text Calculated Amount です。
   • Click on the right side of the Where to write field, and then select Rec > Indicate in Excel. The spreadsheet is opened in Excel. Select the cell C1, and then click Confirm. The field is updated with your selection [Rec] Summary!C1.
     You have indicated that you want the first cell in column C from the Summary sheet of the Rec file to contain the text Calculated Amount です。
3. 前の [セルに書き込み] アクティビティの下に、もう 1 つ同じアクティビティを追加します。
   • Click on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text =IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), "") です。
   • Click on the right side of the Where to write field, and then select Rec > Indicate in Excel. The spreadsheet is opened in Excel. Select the cell C2, and then click Confirm. The field is updated with your selection [Rec] Summary!C2.
     You have indicated that you want C2 from the Summary sheet of the Rec file to contain the formula =IF(A2 <> "", SUMIF(Invoices!B:B, A2, Invoices!C:C), ""). This formula checks if the supplier cell (A2) is not empty and sums the values in the C column of the Invoices sheet for the supplier in the cell A2 of the Summary sheet.
4. 前の [セルに書き込み] アクティビティの下に、3 番目の同じアクティビティを追加して、そこで以下の手順を実行します。
   • Click on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text Difference です。
   • Click on the right side of the Where to write field, and then select Rec > Indicate in Excel. The spreadsheet is opened in Excel. Select the cell D1, and then click Confirm. The field is updated with your selection [Rec] Summary!D1.
     You have indicated that you want the first cell in column D from the Summary sheet of the Rec file to contain the text Difference です。
5. 前の [セルに書き込み] アクティビティの下に、4 番目の同じアクティビティを追加して、そこで以下の手順を実行します。
   • Click on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the text =IF(A2 <> "", C2-B2, "") です。
   • Click on the right side of the Where to write field, and then select Rec > Indicate in Excel. The spreadsheet is opened in Excel. Select the cell D2, and then click Confirm. The field is updated with your selection [Rec] Summary!D2.
     You have indicated that you want D2 from the Summary sheet of the Rec file to contain the formula =IF(A2 <> "", C2-B2, ""). This formula checks if the supplier cell (A2) is not empty and calculates the difference between the values in cells C2 and B2 of the Summary sheet.
6. 最後の [セルに書き込み] アクティビティの下の をクリックし、画面上部にある検索ボックスで [範囲をコピー/貼り付け] アクティビティを探して選択します。[範囲をコピー/貼り付け] アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
7. [範囲をコピー/貼り付け] アクティビティで、以下の手順を実行します。
   • [元の範囲] フィールドの右側にある をクリックし、[Invoices] > [Excel 内で示す] を選択します。スプレッドシートが Excel で開きます。範囲 C2:D2 を選択して [Confirm (確定)] をクリックします。フィールドの内容が、選択した [Rec] Summary!C2:D2 で更新されます。
   • [対象範囲] フィールドの右側にある をクリックし、[Rec] > [Excel 内で示す] を選択します。スプレッドシートが Excel で開きます。範囲 C3-D20 を選択して [確定] をクリックします。フィールドの内容が、選択した [Rec] Summary!C3-D20 で更新されます。
   • [コピーする内容] ドロップダウン メニューの [数式] を選択します。
     これにより、コピーしたセル範囲 C2:D2 の数式を、シートにある同じ列の下の行にコピーするように指定したことになります。
8. [アクティビティ] パネルの [Excel] タブを選択し、[セルに書き込み] アクティビティを [範囲をコピー/貼り付け] アクティビティの下にドラッグ アンド ドロップします。[セルに書き込み] アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
9. [セルに書き込み] アクティビティで、以下の手順を実行します。
   • Click on the right side of the What to write field, and then select Text. In the Text Builder, enter the formula =SUM(Summary!D:D) です。
   • Click on the right side of the Where to write field, and then select Rec > Indicate in Excel. The spreadsheet is opened in Excel. Select the sheet Invoices, then the cell F1, and then click Confirm. The field is updated with your selection [Rec] Invoices!F1.
     You have indicated that you want the first cell in column F from the Invoices sheet of the Rec file to contain the formula =SUM(Summary!D:D). The formula adds the sum of the differences in the D column of the Summary sheet to the F1 cell in the Invoices sheet.

ステップ 5: 差額の合計が 0 より大きい場合に、照合に関する詳細をメールで送信します。

1. 最後の [セルに書き込み] アクティビティの下の をクリックし、画面上部にある検索ボックスで [条件分岐 (if)] を探して選択します。[条件分岐 (if)] アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
2. [条件分岐 (if)] アクティビティで、[条件] フィールドの右側の をクリックし、[条件ビルダー] を選択します。
3. 次の手順に従い、[条件ビルダー] で「差額の合計が 0 より大きい場合」という条件を追加します。
   • 左側のフィールドの右側にある をクリックし、[Rec] > [Excel 内で示す] を選択します。スプレッドシートが Excel で開きます。Invoices シートを選択してから、セル F1 を選択して [Confirm (確定)] をクリックします。フィールドの内容が、選択した [Rec] Invoices!F1 で更新されます。
   • 中央のドロップダウン メニューから [次の値より大きい] を選択します。
   • Click on the right side of the field on the right, select Number, enter 0 and click Save twice.
     この条件が満たされた場合、[条件分岐 (if)] アクティビティの [Then] 分岐に追加したアクティビティが実行されます。
4. [アクティビティ] パネルの [CSV] タブを選択し、[CSV に書き込み] アクティビティを [条件分岐 (if)] アクティビティの [Then] 分岐にドラッグ アンド ドロップします。[CSV に書き込み] アクティビティがデザイナー パネルに追加されます。
5. [CSV に書き込み] アクティビティで、以下の手順を実行します。
   • Click on the right side of the Write to what file field, and then select Text. In the Text Builder, enter reconcile , and then from the menu on the right side of the Text Builder select Workspace Excel> Date [Sheet] > YYYYMMDD [Cell]. The text in the Text Builder is updated to reconcile Excel Date!YYYYMMDD. Enter the text .csv at the end and click Save. The final text should be reconcile Excel Date!YYYYMMDD.csv です。
   • Click on the right side of the Write from field, and then select Rec > Summary [Sheet]. The field is updated with your selection [Rec] Summary.
     これで、reconcile という語と今日の日付を名前に持つ CSV ファイルをプロジェクト フォルダーに作成し、そのファイルにRec ファイルの Summary シートをコピーするように指定したことになります。
6. [アクティビティ] パネルで [Outlook] タブを選択し、[Outlook メールを送信] アクティビティを、[CSV に書き込み] アクティビティの下の [条件分岐 (if)] アクティビティにある [Then] 分岐にドラッグ アンド ドロップします。
7. [Outlook メールを送信] アクティビティで、以下の手順を実行します。
   • [送信元アカウント] フィールドの右側にある をクリックし、[Outlook] を選択します。
   • [宛先] フィールドの右側にある をクリックし、[テキスト] を選択します。[テキスト ビルダー] ウィンドウに、メールの宛先とするメール アドレスを入力します。たとえば、自分宛てにメールが送信されるように、自分のアドレスを入力することもできます。
   • Click on the right side of the Subject field, and then select Text. In the Text Builder window, enter Reconciliation errors for, and then from the menu on the right side of the Text Builder select Workspace Excel> Date [Sheet] > Today [Cell]. The text in the Text Builder is updated to Reconciliation errors for Date!Today です。
   • Click on the right side of the Body field, and then select Text. In the Text Builder window, enter text for the body of the email, for example One or more suppliers have reconciliation errors. See attached CSV file for details. です。
   • [添付ファイル] を指定するには、[ファイル] を選択して、フィールドの横の をクリックします。つづいて、ファイル reconcile Excel Date!YYYYMMDD.csv の保存場所に移動し、そのファイルを選択します。

5. リボン メニューで [保存] をクリックしてオートメーションを保存し、[実行] をクリックしてそのオートメーションを実行します。

請求書 (invoices) とサマリー (summary) のデータがファイル reconcile.xlsx にコピーされ、計算が実行されます。サプライヤーの 1 社で、請求書の合計額がサマリーの額と一致しないため、ファイル reconcile.xlsx の Summary シートが、今日の日付を使用した名前の CSV ファイルにコピーされます。このファイルがメールに添付され、指定したアドレスに送信されます。添付ファイルのセル D3 の値が 0 より大きいことから、照合エラーのあるサプライヤーを特定できます。

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