TO-BE設計とPDD生成

Cartographer の Design to-be および Architect プロセス ステージでは、自動化モードの割り当て、将来の状態のプロセス マップ、およびプロセス デザイン ドキュメントの生成について説明します。

「未来の設計」 では、確認済みの現状マップ上にプロセスの将来のステートを設計します。アーキテクトプロセス は、両方の状態をダウンロード可能なプロセス設計ドキュメント(PDD)に結合します。

前提条件

現状 (AS-IS) のプロセス マップが確認され、ロックされます。現 状 (AS-IS) のドキュメントをご覧ください。

設計を始める

設計には通常約 1 時間かかります。任意の時点で一時停止し、後のセッションで再開できます。まず、「未来をデザインし続ける」または「未来の状態をデザインしましょう」と言います。

オートメーション モードの割り当て

「To Be」の 1 番目のタスクは、プロセスの各ステップに自動化モードを割り当てることです。Cartographer は各ステップを表示し、自動化後にそのステップをどのように処理するかを選択するように求められます。

モード	意味	使用すべきタイミング
完全自動化	人間の関与なしに実行されます。— ルールベース、システム間	明確なルールを持つステップ - API または RPA ボットがすべてを処理する
支援付き	トリガーまたはガイドする人と一緒に走る	ユーザーがリアルタイムで開始または確認する必要があるステップ
オペレーター	AI ドリブン — 実行時にバリエーションや判断を処理します	変数入力、自然言語、または動的な意思決定を使用するステップ
人間によるレビュー	必須の人間による承認ステップによる自動化	コンプライアンス、財務、または例外の承認要件があるステップ
手動	完全な人間のままでいる	物理的なアクション、ポリシーの判断、または今のところ範囲外のステップ

ラボ料金ルーティングプロセスの割り当ての例:

• LISからの注文ファイルの受信 — 完全自動化
• 支払者のルールに照らして請求コードを検証する — Agent
• 請求キューへのルーティング — 完全に自動化
• しきい値を超える例外料金の承認 — 人間によるレビュー
• 日終時の不一致の調整 — 支援

ヒント:

モードがわからない場合は、保守的な既定値として [手動] を選択し、暫定的としてマークします。PDD の生成前または生成後に任意のモードを変更できます。

デザインに関する質問への回答

デリバリー モデルが設定されると、 Cartographer はプロセスの設計に固有の少数の的を絞った質問をします。これらは固定されたチェックリストではなく、本当に必要な質問のみです。

• トリガー — プロセスはスケジュールに従って開始されますか、それともイベントの発生時に開始されますか?
• 人間によるレビュー ポイント — 例外を承認するユーザーと、通知の受信方法
• エラー処理 — システムが利用できない場合やデータが欠落している場合はどうなりますか?

知っていることに答えてください。何かがまだ決定されていない場合は、そう言ってください — それはPDDに未処理アイテムとして記録されます。

変革に関する意思決定

Cartographer は、提案された改善と変換のリストを会話ペインに直接表示します。各推奨事項を慎重に検討し、将来の設計に含めたいものだけを承認します。

各変換の判断は [ 変換の判断 ] の表で追跡されます。この表は、左側のペインでいつでも確認できます。次の情報が表示されます。

• その背後にある理論的根拠と証拠
• 提案された変更
• 承認済みステート — 承認済みか却下済み

このテーブルをPDDに追加するようにエージェントにプロンプトを送信します。

将来の状態のプロセス マップを確認する

デリバリー モデルが設定されると、 Cartographer は、自動化モードごとに色分けされた将来の状態のプロセス マップを生成します。

色	モード
青	完全自動化
ティール	支援付き
ブラウン	オペレーター
濃い赤	人間によるレビュー
緑	手動

重要:

将来の状態マップの確認は必須のチェックポイントです。Cartographer は、マップを確認するまで、詳細な TO-BE ステップのドキュメントの下書きを作成しません。この時点以降にマップの形状を変更する場合は、影響を受けるセクションを再描画する必要があるため、時間をかけて正しく作成してください。

設計が正確に反映されるまで、マップ上で反復処理します。満足したら、「未来の状態マップを確認します」と言います。

ドラフトされた将来の状態の詳細を確認する

地図を確認したら、 Cartographer は下書きします。

• 将来の状態のステップ — トリガー、入力、出力、割り当てられたモードを含むステップごとに 1 つのエントリ
• 例外処理 — TO-BE の処理が現状と異なる場合にのみ文書化されます。
• メリット — サイクル時間、エラーの削減、解放された容量、および監査可能性を網羅する定性的なナラティブ

注:

「メリット」セクションでは、定性的な結果についてのみ説明します。ROI の計算、ドル単位のコスト削減、投資回収期間の予測は含まれません。ダウンロード後、数値化されたビジネス ケースを手動で追加します。

下書きされた詳細を確認し、修正を依頼してから Design to-be が完了したことを確認します。確認したら、「設計が完了しました」または「PDDを生成する準備ができました」と言って、アーキテクトプロセスに進みます。

PDD を生成する

ドキュメントのメタデータ

PDD を生成する前に、 Cartographer は、固定された一連の質問をするのではなく、すでにわかっている 4 つの値 (プロセス名、組織名、作成者、ドキュメント バージョン) から解決します。

フィールド	解決方法	備考
プロセス名	文書化したプロセスから	ドキュメントの表紙に表示される正式名称を使用します
組織名	Wiki、会話、またはソース ドキュメントから取得します	Cartographer は、本当にこれを判断できない場合のみ、たとえば「ドキュメントの表紙にどのクライアントまたは組織の名前を付けるべきですか?」と尋ねます。
作成者	[コンテキストから取得]、または空白のままにします	表紙とヘッダーに表示する名前
Document Version (ドキュメント バージョン)	既定値は 1.0 であるか、既存の下書きをインクリメントします	レビュー サイクル中は 0.x に増やし、最終的な承認時に 1.0 に昇格します。

ヒント:

ステークホルダーのレビュー時には 0.x のバージョン番号を使用します。ドキュメントが最終的な承認を受けた後にのみ、1.0 に昇格します。これらの値は、後でドキュメント パネルの [詳細を編集] から変更できます。

ドキュメント形式を選択する

アーキテクトプロセスの開始時に、ドキュメント形式を選択できます。この手順をスキップすると、 Cartographer は標準 PDD を生成します。

形式	最適な用途	標準の長さ
PDD	開発者、アーキテクト、センター オブ エクセレンス向けの完全なオートメーション設計ドキュメント	30 から 50 ページ
標準業務手順(SOP)	運用チームとトレーニング向けの将来の状態の使用ガイド	15 から 25 ページ
トランスフォーメーションの概要	現在から将来への変化のエグゼクティブサマリー	3 から 5 ページ

ヒント:

自分の組織のテンプレートを使用するには、デフォルトの形式でPDDを生成し、ターゲットテンプレートを添付または貼り付けて、たとえば、「ここに別のPDD形式のテンプレートがあります。PDDの内容をこの形式に書き込んで出力してください」と尋ねます。

すべてのPDDに含まれるもの

[現行のまま定義] の AS-IS (現在のプロセス) コンテンツ

• 現在のステートのプロセスの概要と説明
• 現在の状態のプロセス マップ — 実際の埋め込みフローチャート
• ステップバイステップの現在のワークフロー
• 現在使用されているエンティティ、ロール、およびシステム
• ビジネス ルールと判断ポイント
• 問題 点と現在のステートのギャップ

TO-BE(Future Design)コンテンツ、Design to-beから:

• 将来の状態のプロセスの概要
• 将来の状態を示すプロセス マップ。自動化モードごとに色分けして表示
• ステップごとのモードを使用したステップバイステップの将来のワークフロー
• デリバリー モデルの表 — ステップ、現在のモード、フューチャー モード
• 例外処理の変更
• 定性的なメリットの物語

自動生成されるサポート セクション

• 出典の帰属 — 各事実の出所
• 現行のギャップを定義 (Define as-is-gap) レジスターからのギャップと繰延アイテムのオープン
• 役割と責任
• 参照ドキュメント

レビューとダウンロード

生成後 (通常は 2 分から 5 分)、PDD は Cartographer ドキュメント パネルに表示され、以下が表示されます。

• すべてのセクションのライブ プレビュー
• 対象を絞った更新のために、各セクションの下部にある「セクションを絞り込む」リンク
• システムのスクリーンショットが表示されるスクリーンショットのプレースホルダーです。[現行として定義] 中に添付した画面録画から入力されます

結果: 内容に問題がなければ、[ ダウンロード ] を選択して .docx ファイルを保存します。ダウンロードされたファイルには、パネルで行った改良も含め、最新の下書きが常に反映されます。

次のステップ

PDDと品質チェックリストの改善に進みます。