Gestion des notifications

Vous pouvez gérer les notifications pour votre organisation dans la vue Gérer les notifications à partir de la page des paramètres des notifications .

Seuls les administrateurs de l'organisation peuvent gérer les notifications d'un groupe d'utilisateurs ou d'une organisation.

Abonnement d'un groupe AD externe aux événements

Voici comment abonner un groupe AD externe entier aux événements pour les notifications par e-mail. Seules les notifications sur les événements qui ont un impact sur les groupes d'utilisateurs sont envoyées aux groupes AD externes.

Condition préalable : pour que les utilisateurs du groupe AD externe reçoivent des notifications par e-mail, procédez comme suit :

1. Accédez au compte du groupe d'utilisateurs AD externe dans Outlook.
2. Accédez à Paramètres du groupe (Group Settings), puis Modifier le groupe (Edit Group).
3. Sélectionnez Permettre aux personnes externes à l'organisation d'envoyer un e-mail au groupe (Let people outside the organization email the group).
4. Dans les Préférences de l'organisation (Organization Preferences), accédez à la page Paramètres de notification (Notification settings).
5. Passez la vue de Ma notification (My Notification ) à Gérer la notification (Manage Notification).
6. Sélectionnez Ajouter un groupe d'utilisateurs (Add user group) pour ajouter un groupe AD externe en tant que profil de notification.
7. Recherchez le nom du groupe AD externe que vous avez ajouté à votre locataire et sélectionnez-le.
8. Sélectionnez Configurer (Configure).
9. Accédez à un onglet de service (Actions, par exemple) et choisissez les événements par défaut auxquels le groupe externe doit être abonné.
10. Cochez les cases sous E-mail (Email) pour choisir les événements par défaut auxquels les utilisateurs du groupe externe sont abonnés.
11. Une fois la configuration terminée, sélectionnez Enregistrer (Save).

Remarque :

Lors de la configuration des notifications pour un groupe d'utilisateurs Active Directory (AD) externe de type Sécurité, les utilisateurs de ce groupe ne recevront pas de notifications par e-mail.

Configuration des abonnements par défaut

La vue Gérer la notification contient un groupe d'utilisateurs par défaut . Les administrateurs de l'organisation peuvent modifier le groupe pour changer les abonnements aux notifications par défaut. Voici comment configurer les abonnements par défaut pour tous les utilisateurs au sein de votre organisation, y compris pour les groupes AD externes.

Remarque :

Le groupe par défaut n’est pas un groupe d’utilisateurs réel. Le groupe par défaut agit comme un modèle de paramètres par défaut qui s'applique lorsqu'un utilisateur n'a configuré aucune préférence de notification personnelle.

1. Dans les Préférences de l'organisation (Organization Preferences), accédez à la page Paramètres de notification (Notification settings).
2. Passez la vue de Ma notification (My Notification ) à Gérer la notification (Manage Notification).
3. Sélectionnez l'option Modifier alignée avec le groupe d'utilisateurs par défaut .
4. Accédez à un onglet de service (Actions, par exemple) et choisissez les événements par défaut auxquels tous les utilisateurs doivent être abonnés. Choisissez également de masquer ou d'afficher certains ou tous les événements pour les utilisateurs de l'organisation.
   1. Sélectionnez l'icône visible à côté d'un événement pour le masquer ou l'afficher aux utilisateurs du groupe externe.
   2. Cochez les cases sous Obligatoire (Mandatory). Cela abonne les utilisateurs à un événement, sans possibilité de modifier ce paramètre.
   3. Cochez les cases sous Automation Suite et E-mail pour choisir les événements par défaut auxquels les utilisateurs sont abonnés.

Astuces

• Les utilisateurs ne sont pas obligatoires pour appartenir à un groupe. Lorsqu'une notification s'adresse directement à un utilisateur, ses préférences personnelles s'appliquent, à moins qu'elle ne soit remplacée par un paramètre obligatoire, auquel cas la configuration de groupe par défaut est utilisée. Lorsqu'une notification cible un groupe :
  • Si le groupe s'est désabonné de l'événement, la notification n'est pas envoyée.
  • Si le groupe est abonné à l'événement, les préférences personnelles de l'utilisateur s'appliquent, sauf si elles sont remplacées, auquel cas la configuration du groupe par défaut s'applique.
• Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes, son abonnement final est une combinaison de tous les abonnements de groupe attribués.

Personnaliser les notifications par e-mail pour votre organisation

En tant qu'administrateur, prenez les mesures suivantes pour personnaliser l'apparence des notifications par e-mail de votre organisation.

1. Dans les Préférences (Preferences) de l'organisation, accédez à la page Paramètres de notification (Notification settings).

2. Basculez l'affichage de Ma notification (My Notification) sur Gérer la notification (Manage Notification).

3. Accédez à l'onglet Configuration des e-mails (Email Configuration) où vous pourrez personnaliser un modèle d'e-mail en fonction des besoins de votre organisation.

4. Sélectionnez Appliquer au niveau du compte pour appliquer également les modifications aux notifications envoyées pour le portail.

5. Sous Logo de l'expéditeur, vous pouvez personnaliser le logo de l'e-mail à l'aide des options suivantes :

   1. Sélectionnez Remplacer l'image (Replace Image) pour télécharger un logo spécifique à votre organisation.

      Vous pouvez télécharger des images PNG d'une taille maximale de 40 ko.

   2. Sélectionnez l'icône de téléchargement pour télécharger l'image du logo actuel.

   3. Sélectionnez l'icône Supprimer (Delete) pour supprimer le logo actuel et le retirer des notifications par e-mail.

6. Sous Nom de l'expéditeur, saisissez le nom que vous souhaitez voir apparaître en tant qu'expéditeur des notifications par e-mail.

7. Sous ID de l'expéditeur, saisissez l'adresse e-mail que vous souhaitez afficher comme expéditeur de la notification par e-mail.

8. Sous Fréquence des résumés par e-mail, choisissez la fréquence à laquelle votre organisation reçoit les e-mails récapitulatifs affichant plusieurs notifications.

   Remarque :

   Le résumé par e-mail est disponible uniquement pour Orchestrator.

Le résumé par e-mail se déclenche lorsque les utilisateurs de votre organisation s'abonnent à des événements.

Sélectionnez l'une des options suivantes :

1. 10 minutes
2. 30 minutes
3. Une fois par jour : envoyé toutes les 24 heures en fonction du fuseau horaire dans lequel notre service est exécuté.
4. Deux fois par jour : envoyé toutes les 12 heures en fonction du fuseau horaire dans lequel notre service est exécuté.
5. Sélectionnez Enregistrer (Save) pour appliquer les personnalisations.

Afficher toutes les notifications de l'organisation

Vous pouvez afficher toutes les notifications que votre organisation a reçues sur la page Notifications . La page Notifications vous permet de filtrer les notifications en fonction du service sur lequel elles vous informent, de leur gravité et de l'heure à laquelle vous les avez reçues.

Pour parcourir les notifications de votre organisation :

1. Ouvrez le panneau Notifications.
2. En haut à droite, sélectionnez la page Notifications icône.

Filtrage des notifications de votre organisation

1. Accédez à la page Notifications .
2. Recherchez un mot-clé dans la barre de recherche .
3. Sélectionnez Service et filtrez les notifications en fonction du service sur lequel elles notifient.
4. Sélectionnez Gravité et filtrez les notifications en fonction de leur gravité.
5. Sélectionnez Horodatage et filtrez les notifications en fonction de l'heure à laquelle elles ont été envoyées.

Affichage uniquement des notifications non lues

1. Accédez à la page Notifications .
2. Sélectionnez Non lu uniquement en haut à droite.

Se désabonner du locataire ou de l'événement

À partir de la page Notifications , vous pouvez vous désabonner de l'événement ou du locataire pour lequel une notification a été reçue.

1. Pointez sur une notification.

2. Sélectionnez Afficher plus d’actions.

3. Choisissez de vous désabonner de :

   1. L'événement dont vous êtes informé.
   2. Le locataire où l'événement s'est produit.

Suppression de notifications

Pour supprimer des notifications, sélectionnez Afficher plus d’actions puis Supprimer.

Réception de notifications par dossier

Remarque :

Cette option n'est disponible que pour les notifications Orchestrator.

Vous pouvez utiliser la liste déroulante Recevoir des notifications pour les dossiers pour sélectionner les dossiers ou les sous-dossiers pour lesquels vous souhaitez être alerté.

En outre, vous pouvez sélectionner l'option Inclure les dossiers qui sont ajoutés à la suite pour vous assurer que, si vous êtes ajouté à un dossier, vous ne manquez aucune notification s'y rapportant.