Soumettre une Demande de modification

Introduction

Vous pouvez soumettre une demande de modification pour une automatisation déjà active ou même pour une automatisation toujours en cours d'implémentation. La demande de modification est particulièrement utile pour les petites modifications qui ne nécessitent pas une toute nouvelle automatisation. Par exemple, lorsque le processus a changé et que le flux doit être ajusté. Ou, lorsque vous souhaitez suggérer une amélioration pour une automatisation, ou signaler un bogue.

Autorisations

Pour soumettre une demande de modification pour les idées d'automatisation que vous pouvez afficher dans l'instance Automation Hub, vous devez disposer de l'autorisation Soumettre une demande de modification (Submit a change request). Lorsque cette autorisation vous est attribuée, l'option Soumettre une demande de modification (Submit a change request) est disponible après avoir cliqué sur le bouton Soumettre une idée (Submit idea).

Aucun rôle système par défaut distinct n'est disponible pour la fonction Soumettre une demande de modification (Submit a Change request). Par défaut, l'autorisation Soumettre une demande de modification (Submit a change request) est attribuée aux utilisateurs qui ont le rôle Propriétaire du compte (Account owner), Administrateur système (System Admin) ou Gestionnaire de programme (Program Manager).

Remarque : si vous souhaitez avoir un rôle système distinct pour l'autorisation Soumettre une demande de modification (Submit a change request), par exemple un rôle Auteur de la demande de modification (Change request submitter), vous devez créer un nouveau rôle personnalisé et attribuer l'autorisation Soumettre une demande de modification à ce rôle. Voir aussi Créer un nouveau rôle d'utilisateur.

Collaborateurs

Pour pouvoir soumettre une demande de modification d'une idée ou d'une automatisation pour laquelle vous êtes un collaborateur, vous devez disposer de l'autorisation Soumettre une demande de modification d'une idée ou d'une automatisation (Submit a change request for an idea or automation). Par défaut, le rôle de collaborateur Propriétaire du processus (Process Owner) dispose de cette autorisation. Un utilisateur ayant le rôle Administrateur système (System Admin) peut décider des rôles de collaborateurs auxquels doit être attribuée cette autorisation et effectuer les modifications nécessaires dans la page Gérer l'accès (Manage Access) > Rôles (Roles) > Rôles de collaborateur (Collaborator Roles).

En tant que collaborateur, vous pouvez soumettre une demande de modification depuis la barre d'actions située en bas de la page Profil de l'automatisation (Automation Profile) ou depuis l'onglet Demandes de modification (Change Requests).

Après avoir soumis une demande de modification, le rôle de collaborateur Auteur de la demande de modification (Change Request Submitter) vous est automatiquement attribué pour cette demande de modification spécifique.

Remarque : si l'autorisation Soumettre une demande de modification d'une idée ou d'une automatisation (Submit a change request for an idea or automation) est attribuée, vous pouvez soumettre une demande de modification pour les idées ou les automatisations pour lesquelles vous êtes un collaborateur. Si vous souhaitez soumettre des demandes de modification pour des automatisations, vous devez avoir un rôle (système) auquel est attribué l'autorisation Soumettre une demande de modification (Submit a change request).

Soumettre un formulaire de demande de modification

Pour soumettre une demande de modification, vous devez remplir le formulaire Soumettre une demande de modification (Submit a Change Request).

Par défaut, le formulaire Soumettre une demande de modification (Submit a Change Request) comprend les évaluations suivantes :

Vue d'ensemble (Overview)
- À propos
Évaluation de la demande de modification (Change Request assessment) qui comprend par défaut les sections ci-dessous :

Voir illustration ci-dessous.

Remarque : si vous soumettez une demande de modification à partir d'un profil de l'automatisation existant, la question de l'automatisation parente est automatiquement remplie.

L'évaluation Aperçu (Overview) qui fait partie du formulaire Soumettre une demande de modification (Submit a Change Request) est la même évaluation qui fait partie des autres formulaires de soumission. L'évaluation Demande de modification (Change Request) contient des champs qui vous permettent de spécifier les détails de la demande de modification. L'évaluation Demande de modification (Change Request) peut être personnalisée, ce qui signifie qu'elle peut être adaptée aux besoins de votre organisation. Voir Personnaliser les évaluations.

Vue d'ensemble (Overview)

Dans la première section du formulaire, l'Aperçu (Overview), vous pouvez nommer votre idée (Name your Idea), saisir un Identifiant d'automatisation (Automation ID) et ajouter une description du processus dans le champ Description. Les champs Domaine d'activité (Business Area), Catégorie (Category) et Sous-catégorie (Sub-Category) sont déjà sélectionnés et hérités de l'idée parente. Vous pouvez, si nécessaire, modifier les catégories à partir des listes déroulantes.

Dans le champ Difficultés (Pain Points), vous pouvez ajouter une description détaillée des problèmes que la modification d'automatisation vise à résoudre. Décrivez, par exemple, les désagréments ou la perte de temps qui affectent la ou les personnes qui doivent exécuter la tâche ou le processus. Dans le champ Impact négatif (Negative impact), vous pouvez ajouter une description de la façon dont la tâche ou le processus affecte l'entreprise.

Demande de modification

Dans l'évaluation Demande de modification (Change Request), vous pouvez saisir tous les détails pertinents pour la demande de modification.

Remarque : étant donné que l'évaluation est personnalisable, votre évaluation Demande de modification (Change Request) peut contenir différentes sections et/ou différents champs.

Retrouvez ci-dessous les sections faisant partie de l'évaluation de demande de modification (Change request) par défaut d'UiPath :

Détails (Details)

Vous trouverez ci-dessous une description des champs de la section Détails (Details).

Champ	Vous permet de	Obligatoire O/N
Automatisation parent	ouvrir un nouvel onglet qui affiche la page de profil de l'automatisation parente. Remarque : l'automatisation parente est automatiquement renseignée. Les demandes de modification concernent les petites modifications qui surviennent pendant la durée de vie d'une automatisation. Par conséquent, une demande de modification doit être liée à l'idée ou à l'automatisation initiale, plutôt que de devenir une automatisation autonome distincte.	Y
Raison de la modification	sélectionner l'une des options suivantes comme raison de cette modification : • Modification de système (System change) • Modification de processus (Process change) • Amélioration (Improvement) • Bogue (Bug)	Y
Urgence	sélectionner l'une des options suivantes pour indiquer l'urgence de cette modification : • Dès que possible (ASAP) – Le bot subira bientôt un temps d'arrêt • Haut (High) – Échéance stricte à venir • Moyen (Medium) – Prochains mois • Bas (Low) – Le bot ne subira aucun temps d'arrêt dès que possible Remarque : entrez un commentaire pour expliquer l'option sélectionnée.	Y
Date de lancement cible	sélectionner une date de lancement cible pour la modification suggérée. Remarque : la date de lancement cible doit refléter l'urgence sélectionnée.	N

Applications

La section Applications est préremplie avec la liste des applications qui font partie de l'idée parente. Vous pouvez supprimer une ou plusieurs applications, si celles-ci ne sont pas pertinentes par rapport à la petite modification. Vous pouvez également ajouter d'autres applications à la liste, si nécessaire.

Documentation

Dans la section Documentation, vous devez ajouter tous les documents déjà créés qui décrivent la modification. Par exemple, le PDD mis à jour.

Collaborateurs

La section Collaborateurs (Collaborators) contient la liste des collaborateurs impliqués dans l'idée parente. Vous pouvez supprimer un ou plusieurs collaborateurs, s'ils ne sont pas impliqués dans cette modification. Vous pouvez également ajouter d'autres collaborateurs, si nécessaire.

Bénéfices

Vous pouvez, de manière facultative, spécifier certains détails sur les économies attendues dans la section Avantages (Benefits). Vous trouverez ci-dessous une description des champs de la section Avantages (Benefits).

Champ	Vous permet de spécifier
Bénéfices supplémentaires pour l'entreprise (heures économisées/an)	le nombre d'heures économisées par an lorsque cette modification est mise en œuvre, en plus du nombre d'heures économisées par l'idée parente.
Bénéfices supplémentaires pour l'entreprise (devise/an)	la somme d'argent économisée par an lorsque cette modification est mise en œuvre, en plus de l'argent économisé par l'idée parente.
Bénéfices supplémentaires pour l'entreprise (ETP)	le nombre d'ETP qui peut être économisé par an lorsque cette modification est mise en œuvre, en plus du nombre d'ETP économisé par l'idée parente.

Envoi de la demande de modification pour révision

Une fois que vous avez rempli le formulaire Soumettre une demande de modification (Submit a Change Request), vous pouvez cliquer sur le bouton Soumettre pour révision (Submit for Review) pour enregistrer les modifications et envoyer la demande de modification pour révision. Les gestionnaires de programme (ou les utilisateurs ayant un rôle personnalisé avec l'autorisation « Passer en revue une idée évaluée » [Review an Assessed Idea]) seront informés de la demande de modification par e-mail et par une tâche dans l'application. La demande de modification suivra le cycle de vie d'une idée, mais passera immédiatement à la phase Qualification, avec le statut En attente de révision (Awaiting review). Consultez également la section Soumettre une idée. Consultez l'illustration ci-dessous pour voir un exemple.

Le gestionnaire de programme peut désormais continuer à travailler sur la demande de modification, affecter une équipe d'implémentation et décider des prochaines étapes.

Page Profil de demande de modification (Change Request Profile)

Vous pouvez cliquer sur une carte pour ouvrir la page Profil de demande de modification (Change Request Profile) contenant des informations détaillées sur la demande de modification. Consultez la page Profil de l'automatisation pour accéder à une description détaillée des pages faisant partie des profils de l'automatisation.

Lors de la modification de l'évaluation Demande de modification (Change Request), vous pouvez saisir ou modifier tous les détails de la demande de modification. En plus des sections décrites ci-dessus comme faisant partie de l'évaluation Demande de modification (Change Request) par défaut, en mode édition, vous pouvez trouver une section supplémentaire : Visibilité de l'évaluation (Assessment visibility).

Visibilité des évaluations

Si vous disposez de droits d'édition pour le profil de demande de modification, vous pouvez décider d'ouvrir des évaluations supplémentaires pour la demande de modification. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des options disponibles.

Option	Description
Masqué	L'évaluation de l'idée parente n'est pas utilisée et ne sera pas visible.
Partir de zéro	La version d'évaluation actuellement en production s'affiche et toutes les réponses sont vides. Il est nécessaire de répondre aux questions pour la demande de modification.
Hériter du parent	L'évaluation de l'idée parente est affichée avec les questions et les réponses originales. Les réponses peuvent être modifiées, si nécessaire.